В данной научной статье проводится анализ эффективности управления документированной информацией в контексте интегрированной системы менеджмента, соответствующей требованиям стандартов ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015.
Ключевые слова: соответствие, функционирование, управление документированной информацией.
Целью исследования является выявление сильных и слабых сторон управления документами в организации, а также предложение рекомендаций по улучшению системы. Методология включает анализ документации, интервью с сотрудниками различных уровней, а также наблюдение за процессами управления документами.
Система управления организации, которая отвечает требованиям двух или более систем управления, является интегрированной системой менеджмента [1].
Интегрированные системы менеджмента, основанные на стандартах ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015, становятся все более популярными среди организаций, стремящихся к эффективному управлению качеством и экологической устойчивости.
Правильно документирование ИСМ позволит решить задачи установления требований к выполнению процессов, верное понимание данных требований, прослеживаемость процессов и оценка достигнутых результатов [2].
При документировании определяется состав и структура документов. Также устанавливаются правила доработки документов и их идентификации. При постоянном структурировании документации будет получено подробное представление о построении документации ИСМ.
Управление документированной информацией играет ключевую роль в таких системах, поэтому важно провести ее оценку и выявить возможные области улучшения.
Согласно требованиям ISO 9001:2015:
Пункт 7.5.3 Документированная информация:
– Организация должна создать, поддерживать и управлять документированной информацией, необходимой для обеспечения эффективности системы управления качеством [3].
Требования ISO 14001:2015:
Пункт 4.4 Документация системы экологического менеджмента:
– Организация должна установить, внедрить, поддерживать и постоянно совершенствовать необходимую документацию для обеспечения эффективности своей системы экологического менеджмента.
Пункт 9.1.1 Общие требования к документированной информации:
– Организация должна создать, обеспечить доступность, обновлять и контролировать документированную информацию, необходимую для эффективности системы управления окружающей средой, включая информацию о ее целях, планах и процессах [4].
Для оценки эффективности управления документированной информацией в интегрированной системе менеджмента была использована комплексная методология, включающая следующие этапы:
- Анализ документации: Оценка соответствия документации требованиям стандартов ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015, а также выявление степени ее актуальности и полноты.
- Интервью с сотрудниками: Проведение интервью с представителями различных подразделений организации для выявления понимания и практической реализации процессов управления документами.
- Наблюдение за процессами: Анализ непосредственных действий сотрудников по управлению документами, выявление возможных узких мест и препятствий.
В ходе исследования были выявлены как сильные, так и слабые стороны управления документированной информацией в интегрированной системе менеджмента на основе стандартов ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015.
Сильные стороны:
- Соответствие документации стандартам: Большинство процедур и инструкций соответствуют требованиям стандартов, что обеспечивает базовый уровень управления документами.
- Активное участие руководства: Руководство организации проявляет интерес и поддержку в реализации системы менеджмента, что способствует ее эффективности и развитию.
Слабые стороны:
- Несоответствие реальных практик документированным процедурам: возникают случаи, когда процедуры, описанные в документации, не полностью отражают реальные практики сотрудников, что может привести к несоответствиям и ошибкам.
- Недостаточная обратная связь и обучение: Отсутствие эффективных механизмов обратной связи и обучения сотрудников может привести к неполной реализации системы менеджмента и недостаточной осведомленности персонала о ее требованиях.
Результаты анализа показали, что документация системы менеджмента соответствует большинству требований стандартов, однако обнаружены отдельные проблемы, такие как несоответствие некоторых процедур реальным практикам и отсутствие механизмов обратной связи для улучшения системы. Интервью с сотрудниками выявили разнообразные точки зрения на процессы управления документами, что указывает на необходимость усиления обучения и стандартизации практик. Наблюдение за процессами подтвердило некоторые из этих выводов и выявило дополнительные аспекты, такие как задержки в обработке документов и неоднозначное использование информационных систем.
На основе полученных результатов можно сделать вывод о том, что управление документированной информацией в интегрированной системе менеджмента организации имеет свои сильные и слабые стороны. Для улучшения системы рекомендуется разработать и внедрить дополнительные механизмы обратной связи, усилить обучение сотрудников и провести ревизию некоторых процедур. А также рекомендуется уделить больше внимания обратной связи между различными уровнями организации, провести дополнительные обучающие программы для сотрудников и регулярно проводить аудиты для выявления и устранения несоответствий.
Литература:
1. Голубенко О. А. Что такое интегрированная система менеджмента? — Международный научный журнал «Символ науки» № 04–2/2017 ISSN 2410–700Х, 2017.
2. Управление качеством [Электронный ресурс]: StudFiles. — 2016. URL: https://studfile.net/preview/6264598/.
3. ISO 9001:2015. Система менеджмента качества. Требования. — Введ. 2015–09–15. — М.: Стандартинформ, 2015. — 36 с.
4. ISO 14001:2015. Система экологического менеджмента. Требования и руководство по применению. — Введ. 2015–09–15. — М.: Стандартинформ, 2015. — 27 с
