Статья посвящена анализу новой версии международного стандарта ISO 9001:2015 “Системы менеджмента качества. Требования” и преподаванию этой дисциплины в вузе по специальности “Документоведение и архивоведение”. Особое внимание уделяется документированию процессов организации и результатам деятельности с учетом новых требований.
Ключевые слова: система менеджмента качества, документирование информации, процессный подход, менеджмент рисков.
По специальности “Документоведение и архивоведение” в учебном плане есть дисциплина по выбору “Управление документацией и записями в системе менеджмента качества”. С сентября 2015 года (когда будет утвержден и опубликован международный стандарт ISO 9001:2015), данная дисциплина теряет актуальность, т. к. этим стандартом термины “документы” и “записи” заменяются термином “документированная информация”. В связи с чем, возникнет необходимость введения в учебный план специальности «Документоведение и архивоведение» новой дисциплины — “Управление документированной информацией в системе менеджмента качества” [1].
В 2015 году исполнилось 28 лет с момента принятия в 1987 году первых пяти стандартов ISO серии 9000. За это время стандарты ISO серии 9000 претерпели несколько изменений: версия 1994 г, версия 2000 г, версия 2008 г (рис. 1). Цель изменений ISO 9001:2015:
поддержание актуальности;
интеграция с другими системами менеджмента;
обеспечение постоянной базы на ближайшие 10 лет;
отражение непрерывно изменяющейся обстановки в работе организации;
обеспечение того, чтобы новый стандарт отражал потребности всех групп потенциальных потребителей;
увеличение способности организации удовлетворять потребителей.
Новый стандарт разработан в соответствии с директивой 2012 года ISO/IEC (Приложение SL — www.iso.org/directives), в которой описана «Структура Высокого Уровня» High Level Structure (HLS) для всех разрабатываемых стандартов систем
Рис. 1. История стандартов ISO семейства 9000.
менеджмента. В HLS перечислена последовательность основных пунктов стандартов, даны некоторые общие описания каждого из пунктов, а также распространенные термины и определения заглавий пунктов. Организации, внедряющие более одной системы менеджмента, например, систему менеджмента качества, систему экологического менеджмента, систему менеджмента информационной безопасности могут достигнуть лучшей интеграции и более легкого внедрения систем.
Организации больше не смогут считать ISO 9001 просто средством для контроля документов, записей, несоответствий продукции, внутренних аудитов, предупреждающих и корректирующих действий. Организации, которые хотят влиться в современный мировой рынок должны рассматривать стандарт как систему менеджмента бизнеса. Стандарт ISO 9001:2015 можно рассматривать не только, как объект сертификации, но и как инструмент непрерывности бизнеса, как инструмент достижения бизнес-результатов. В новом стандарте:
- введены понятия «организационная среда», «соответствующие заинтересованные стороны», «знания организации», «мышление, основанное на рисках»;
- конкретизированы требования к планированию достижения целей в области качества;
- заменены понятия «оборудование для мониторинга и измерений» на понятие «ресурсы для мониторинга и измерений»;
- заменены термины «документ» и «запись» на термин «документированная информация»; термин «продукция» на термин «продукты и услуги»; термин «закупки» и «процессы, переданные сторонней организации» на термин «внешнее обеспечение»;
- замена возможности делать исключения из определенных требований стандарта на определение применимости требований;
- удалены требования к разработке руководства по качеству, удалены ранее неправильно интерпретированные требования к разработке шести «обязательных» документированных процедур; удалены требования к управлению предупреждающими действиями [2].
В ISO 9001:2015 сделан акцент на риск-менеджмент — это ориентированный подход, который делает предупреждающее действие частью обычной практики. Уменьшен акцент на документацию. Обязательных документированных процедур не требуется. Не требуется и руководство по качеству. Новый стандарт требует документированной информации, но не конкретных процедур. Если организация установила другие соответствующие документированные сведения, необходимые для поддержания результативности СМК, так что руководство по качеству может не потребоваться.
Документирование информации реализуется в соответствии со стандартом ISO 15489–1:2001 (ГОСТ Р ИСО 15489–1-2007) «СИБИД. Управление документами. Требования» [3]. ISO 9001:2015 года представил новое понятие «документированная информация» для описания требований к физическим доказательствам (электронным или печатным копиям). Документированная информация определяется как «информация, а также носитель, на которой она содержится, должны контролироваться и управляться организацией» [4].
Большое внимание уделяется процессному подходу, определению эффективности работы организации, оценку деятельности (показателей). Реализовать в полной мере требования стандарта ISO 9001:2015 практически невозможно без реального моделирования бизнес-процессов, например, по методологии IDEF или UML. Для этого необходимо использовать инструмента для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов, например, такое программное обеспечение как AllFusion Process Modeler (BpWin), Business Studio и другие. Бизнес-модель должна обрисовывать миссию организации, ее стратегию, инфраструктуру, структуру организации, операционные процессы и процедуры, используемые для выполнения модели.
Графически представленная схема выполнения работ, обмена информацией, документооборота визуализирует модель бизнес-процессов, формирует целостную картину деятельности организации: от потоков работ в небольших подразделениях до сложных организационных функций. Графическое изложение этой информации позволяет перевести задачи управления организацией из области сложной управленческой работы в сферу инженерных информационных технологий, баз данных, систем электронного документооборота, сетевых информационных ресурсов и электронного взаимодействия. Из процессной модели, интегрированной с информационной системой организации, при необходимости, можно автоматически сгенерировать не только документированную информацию в виде регламентов, но и положения о подразделении и должностные инструкции каждого сотрудника организации.
Литература:
- Дудкина, И.М., Богуславская, В. В. Процесс адаптации и методы актуализации документов в связи с переходом на новую нормативную базу, Сборник материалов международной научно-практической конференции «Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее, посвященная памяти профессора Т. В. Кузнецовой», М, РГГУ,-2015,- с. 52–56.
- ISO CD 9001:2015 Системы менеджмента качества. Требования. — М: Изд-во Стандартинформ, 2015.
- ГОСТ Р ИСО 15489–1 — 2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования. — Введен 2007–07–01. — М: Изд-во Стандартинформ, 2007. — 19 с.
- Чайка, И. И. Стандарт ИСО 9001:2015. Что нас ожидает? // Стандарты и качество. — 2014. –№ 6. — С. 60–63.
