На сегодняшний день мир уже не может существовать без документального подтверждения практически любых действий, т. к. любые сделки на словах уже не просто не в моде, а зачастую запрещены законодательно. Возможно кто-то скажет, что это слишком серьёзные меры, принятые государством, но на самом деле такие меры были приняты чтобы защитить законопослушных граждан от различного вида мошенников. Государство тоже получает некоторые привилегии от документирования любых процессов и сделок. Одним из примеров подобных привилегия является возможность контроля за своевременной уплатой налогов и сборов. К сожалению, вся эта документация зачастую доставляет не просто неудобства для бизнеса, но и требует значительных затрат материальных и человеческих ресурсов. Компании вынуждены создавать целые отделы для ведения делопроизводства, а также вести огромные архивы бумаг, для которых ещё не истекли сроки давности. С развитием технологий мир получил средство, которое, возможно, способно решить множество из этих проблем и существенно сократить расходы компаний на ведение делопроизводства — это электронные документы.
Хотя ведение электронной документации по сей день встречает различные препятствия из-за неготовности законодательной системы к их полноценному существованию, оно способно покрыть больше половины сегодняшнего корпоративного документооборота. Очевидно, что правительство пытается приспособить нормативную базу к бурному развитию информационных технологий и зачастую довольно успешно. Одним из таких успехов стал закон об электронно-цифровой подписи (далее ЭЦП), который фактически признаёт юридическую силу многих видов цифровых документов наравне с бумажными. Это означает, что компаниям больше не нужно тратить огромные средства на регулярную закупку расходных материалов для подготовки печатных версий документов. Также не нужно выделять отдельные помещения для хранения архивной документации, которая всё ещё имеет юридическую силу. Как следствие сокращается необходимость в найме дополнительных делопроизводителей и архивариусов. Но это ещё не все издержки, которые компании испытывают из-за ведения документов на бумажных носителях.
Конечно, вопрос временных затрат стоит зачастую не так остро, как финансовых, но на самом деле это лишь заблуждение неопытных руководителей. В свою очередь, опытные руководители отчётливо понимают, что время — это и есть деньги. На данный момент многие сотрудники компаний тратят до 50 % своего рабочего времени на составление документации, которая непосредственно связанна с их деятельностью. Согласование некоторых документов занимает дни и в течении этих дней бизнес зачастую фактически простаивает. Хотя некоторые опытные руководители могут организовать работу так, чтобы во время ожидания сотрудники всегда были заняты другой работой — это получается далеко не у всех и эффективность деятельности резко снижается. Все эти простои по-прежнему продолжают оплачиваться, а свободное время сотрудники используют практически всегда не в целях бизнеса, а в личных, например, для общения в социальных сетях.
В целом, опросы руководителей компаний различного размера показали, что чем больше компания, тем больше она несёт финансовых и временных расходов на обработку документации. Точные цифры руководители предоставить затрудняются, так как для этого нужен полноценный аудит компании, который, на сегодняшний день, проводится только в крайних случаях, таких как финансовая проверка или убыточность самой компании. На первый взгляд кажется, что зависимость затрат на ведение документации от размера (количества сотрудников) компании должна быть линейной, но это не так.
Для компании в которой работают от 1 до 5 сотрудников ведение документации довольно упрощено, как по причине существования более упрощённых требований от государства, так и по причине того, что взаимодействие между сотрудниками упрощено и поручения могут легко выдаваться устно или вообще отсутствовать ввиду того, что многие сотрудники сами формируют необходимую документацию не привлекая для этого специалистов. Помимо этого, отсутствует необходимость пересылать документы между отделами используя медленные средства связи.
Если рассмотреть компанию среднего размера, например, от 50 до 200 сотрудников, то в таких компаниях возникают новые затраты на ведение документации. Во-первых, временные затраты на перемещение документов между отделами для согласования и сбора виз. Во-вторых, финансовые затраты на оплату труда сотрудников, занимающихся непосредственно ведением документации по более усложнённой форме отчётности перед государственными органами. Тем не менее из-за небольшого размера компании всё ещё доступны простые средства для согласования и формирования документов, такие как телефонные переговоры и электронная почта, которые уменьшают временные затраты.
В крупных же компаниях приходится фиксировать каждый «шаг» документа в процессе его «жизненного цикла». Все документы должны быть визированы ответственными сотрудниками. И если эти сотрудники территориально удалены, то временные затраты резко начинают расти, что приводе к упущенной прибыли или даже убытками и штрафам от государственных органов за несвоевременное предоставление различных отчётов.
Таким образом можно сделать вывод, что чем больше в компании работает сотрудников, тем быстрее растут затраты на ведение документации. Эту зависимость можно приблизительно представить, как график степенной функции (рисунок 1).
Рис. 1. График зависимости временных и финансовых затрат от количества сотрудников. S — стоимость ведения документооборота, N — количество сотрудников
Как показывает практика, введение электронного документооборота (ЭДО) позволяет сократить время сбора даже десятков виз представителей различных, даже территориально удалённых, подразделений компании до 1 часа вместо одной недели, которую некоторые компании тратят пересылая корреспонденцию почтой. Более того, теперь не требуется оплачивать огромные счета от различных курьерских служб, которые перевозят эти документы из одного отдела в другой. А время сотрудников, которые раньше только и занимались беготнёй по кабинетам можно направить на реализацию других немаловажных для бизнеса задач.
К сожалению, ведение электронной документации тоже несёт в себе затраты, которые, на сегодняшний день, посильны только крупным организациям. Например, для запуска современной системы документооборота потребуется ферма из 3–5 серверов содержание которой обойдётся не дешевле чем 200 000 ежемесячно если брать серверы в аренду [1] или порядка 6 000 000 если закупать оборудование и ПО самостоятельно [2] (3 современных сервера + система резервного копирования), а также огромные траты на выделенную линию Интернета со скоростью не ниже 100 Мбит/с — 300 000 тенге [3]. Помимо этого, ведение ЭДО требует закупки или производства собственных информационных систем для обмена и хранения электронной документации, стоимость которого может существенно изменяться в зависимости от выбранного поставщика. К примеру, компания Microsoft предлагает решения для размещения данных в их облаке и использования системы обмена документами SharePoint примерно за 5 000–7 000 тенге в месяц с одного сотрудника в зависимости от выбранного тарифного плана [4]. Для компании, имеющей в штате 50 офисных работников это составит минимум 250 000 тенге в месяц. А покупка лицензий, предоставляющих доступ неограниченному числу пользователей обойдётся порядка 10 000 000 тенге за каждый сервер, плюс ещё стоимость дополнительного ПО СУБД — 2 000 000 тенге [5]. Также повышается нагрузка на отделы информационных технологий, которые вынуждены нанимать высококвалифицированных, а значит и высокооплачиваемых сотрудников. На сегодняшний день заработная плата низкоквалифицированного сотрудника со знанием платформы MSSharePoint составляет не менее 150 000 тенге, а высококвалифицированного от 400 000 тенге ежемесячно [6]. В итоге, используя весьма простую математику можно получить две цифры: первая — это стоимость системы ЭДО в год при использовании арендных лицензий и серверов, а вторая — стоимость при развёртывании собственной серверной инфраструктуры с учётом годовой заработной платы двух специалистов:
(200 000+150 000+250 000+150 000+400 000)х12=13 800 000 тенге
6 000 000+10 000 000+2 000 000+(150 000+400 000+300 000)*12 =
= 28 200 000 тенге
Суммы приведены достаточно приблизительные ввиду того, что большая часть из необходимого обеспечения импортируется в республику и стоимость изменяется в зависимости от курса иностранной валюты. Кроме того, в этих суммах не учтены другие различные расходы, такие как покупка ПО для резервного копирования, покупка антивирусного ПО, стоимость обслуживания серверов, электричества и много другого. И эти расходы обычно составляют ещё не менее 25 % от вышеприведённых сумм.
Рост затрат на содержание системы электронного документооборота как правило линейно зависит от количества сотрудников (рисунок 2), особенно если программное обеспечение лицензируется по пользователям. Но начальная точка такой зависимости всегда высока из-за размера первичных затрат.
Рис. 2. Изменение стоимости обслуживания электронного документооборота в зависимости от количества сотрудников в компании. S — стоимость ведения электронного документооборота, N — количество сотрудников
Рис. 3. Пересечение стоимости затрат на ведение бумажного и электронного документооборота. K — точка, после которой компании целесообразен переход к ЭДО
Из всего этого видно, что должен существовать некоторый момент равновесия (рисунок 3) расходов на ведения бумажной и электронной документации, и как видно из предыдущих расчётов, цифра этого равновесия достаточно высока. Иными словами, только после того, как затраты на ведение бумажной документации вырастут до определённого предела, компании становится выгодно введение электронного документооборота. Как показывает практика, эта цифра настолько высока, что многие компании, которые относят себя даже к среднему бизнесу, её не достигают и как следствие продолжают вести документацию в бумажном виде. Данная точка выведена достаточно приблизительно, и цифра будет индивидуальна для каждой компании и рассчитать её в рамках одной статьи не представляется возможным.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что переход от бумажной к электронной документации, в настоящий момент, может сократить расходы бизнеса. Но это является правдой только для бизнеса корпоративного сектора, а не для большей части малого и среднего бизнеса, работающего в нашей стране. Таким образом рождается самый важный и актуальный вопрос, ответ на который ещё только предстоит найти исследователям, работающим в сфере информационных технологий: Как удешевить ведение электронного документооборота настолько, чтобы он начал экономить ресурсы бизнеса любого размера и при этом не требовал колоссальных средств на его содержание?
Литература:
- ТОО «Компания Hoster.KZ». Тарифы на аренду выделенных серверов. URL: https://hoster.kz/hosting/servers/servers-prices.php (дата обращения: 12.05.2016)
- Inform Consulting. Ценовое предложение по закупке серверного оборудования https://shop.ico.kz/catalog/servers_and_server_equipment/ (дата обращения: 12.05.2016)
- АО «Казахтелеком”. Ценовое предложение на размешение собственного сервера с подключением к сети интернет 100 Мбит/с. URL: http://www.idhost.kz/services/index/id/hosting-id-server (дата обращения: 12.05.2016)
- Корпорация Microsoft. Ценовое предложение на подписку к решениям Microsoft Office 365. URL: https://products.office.com/kk-kz/business/office-365-enterprise-e3-business-software (дата обращения: 12.05.2016)
- Компания AppleTech. Ценовое предложение на закупку лицензий на Microsoft Windows Server 2012 и Microsoft SQL Server 2014. URL: http://soft.appletech.kz/ (дата обращения: 12.05.2016)
- Группа компаний HeadHunter. Вакансии на должность разработчика компонентов для MS SharePoint URL: https://hh.kz/search/vacancy?text=sharepoint&area=40 (дата обращения: 12.05.2016)
