В современном информационном обществе для повышения эффективности управления важно уделять большое внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. На современном этапе повсеместно внедряются системы электронного документооборота, которые обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространением электронных документов в компьютерных сетях, а также, обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Под системой электронного документооборота понимается взаимосвязанная структура, организующая процесс создания, контроля доступа, а также передачу документов в электронном варианте, позволяя управлять документационным потоком на предприятии [3].
Электронный документооборот дает существенные преимущества, так как он позволяет экономить время доставки документов, гарантирует их получение, уменьшает количество бумажных документов, сокращает время подписи документов.
Документационное обеспечение управления любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением — службой документационного обеспечения управления. Но даже традиционный документооборот немыслим без автоматизации и использования электронных документов. При переходе на электронный документооборот должны учитываться особенности делопроизводства и основная деятельность учреждения, а технологии работы с документами совершенствоваться и упрощаться. В связи с этим актуально изучать практический опыт конкретных организаций.
Эффективная организация делопроизводства в органах государственной и муниципальной власти позволяет справиться с огромным потоком документов, без больших затрат времени, найти нужный документ и сопутствующие ему рекомендации, проконтролировать исполнение и обеспечить сохранность.
Основные функции электронного документооборота — цифровизация делопроизводства, а также ускорение и упрощение обмена документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами. Системы электронного документооборота на предприятии помогают:
— хранить, сортировать и редактировать документы в одном месте;
— защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании, что делает документооборот наиболее безопасным;
— следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей;
— согласовывать и доставлять документацию — передавать документы через ЭДО гораздо быстрее, чем через курьера;
— быстро искать документы в электронном архиве по ключевым словам;
— экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках;
— разгрузить рабочее время бухгалтерского, юридического и кадрового отделов;
— сократить затраты на печать и доставку бумаг, что составляет большую часть расходов.
В целях ЭДО используется система электронного документооборота (СЭД) — программа для создания документов в электронном виде и обмена ими внутри организации или с контрагентами и госорганами. В СЭД выполняются функции учёта, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью [3].
Органы государственного управления используют примерно одинаковый набор документов: входящая и исходящая документация, приказы, распоряжения, согласования, пропуски, командировочные заявки, авансовые отчёты. Несмотря на то, что системы ЭД не делятся по отраслевой специфике, приспособить систему под потребности конкретной организации можно путём расширения набора функций.
Именно с помощью таких, адаптированных систем ЭДО и осуществляется государственный электронный документооборот. Как правило, государственная система электронного документооборота подбирается каждой организацией самостоятельно по необходимому функционалу работы [3]. Так, например, Управление Федеральной службы государственно регистрации кадастра и картографии по Тюменской области применяет в своей работе такую систему электронного документооборота, как Lotus Notes.
Какие же задачи должна решать СЭД государственного управления?
В системе электронного документооборота ведётся основная часть деятельности госучреждений. Наиболее важная функция государственной системы электронного документооборота — возможность проследить движение документа внутри организации и проконтролировать его обработку. Система электронного документооборота государственных органов делает этот процесс «прозрачным». То есть, с помощью СЭД всегда можно узнать статус документа на каждом этапе.
Существенную часть времени госучреждения уделяют работе с обращениями граждан. Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ установлены сроки, в течение которых необходимо дать ответ заявителю, поэтому большинство задач по обработке обращений и исполнению поручений решается в системе электронного документооборота. Функции СЭД позволяют контролировать выполнение установленных сроков [1].
Существует также перечень требований, которым должны удовлетворять системы электронного оборота государственных органов. Одно из таких требований регулирует постановление Минцифры РФ № 325, согласно ему системы ЭДО, относимые государством к офисному ПО, должны поддерживать работу с Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА) [2]. Кроме того, государственные учреждения ограничены в выборе системы ЭДО. Программное обеспечение, которого нет в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, закупать не разрешается, кроме случаев, когда нет российского аналога [2].
По мере развития систем электронного документооборота расширяется набор их функций, СЭД становятся более удобными. Современные системы ЭДО оснащены отдельными функциями для работы с договорами, счетами, обращениями и тому подобным. [4].
Не секрет, что современные условия системы электронного документооборота все больше приобретают статус обязательного элемента IT инфраструктуры. За счет таких систем организации повышают эффективность своей деятельности. Конкретно в государственных учреждениях внедрение современных технологий СЭД позволяет решать задачи, связанные с внутренним управлением, взаимодействием с населением, а также межведомственным взаимодействием [5].
Очевидно, что автоматизация делопроизводства и эффективность работы связаны между собой, именно поэтому автоматизация в данной области играет важную роль. Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда [5].
Литература:
1. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ: ред.от 27.12.2018 // Собрание законодательства РФ. 2006. № 19 (ч.1). Ст. 3448. Справочно-правовая система «Консультант Плюс». URL.: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_59999/ (дата обращения: 10.10.2023).
2. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в Правила формирования и ведения единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 23.03.2017 № 325 // Справочно-правовая система «Гарант». URL: https://base.garant.ru/71638522/ (дата обращения: 10.10.2023).
3. Мокрый В. Ю. Системы электронного документооборота: учеб. пособие / В. Ю. Мокрый. — Санкт-Петербург: Инфо-да, 2018. — 48 с.
4. Попова А. А. Актуальность внедрения системы электронного документооборота в управлении компанией / А. А. Попова // Ставрополь: Северо-Кавказский федеральный университет. 2018. № 3. С. 32–36.
5. Теньковская Т. С. Документооборот при помощи программ / Т. С. Теньковская // Инновационная наука. 2016. № 6. С. 151–153.
