Рост производительности, а также снижение эксплуатационных расходов в компании могут быть достигнуты путем принятия решений по внедрению системы электронного документооборота. Такая система позволит осуществлять управление и структурированную и эффективную передачу информации внутри организации.
Ключевые слова: система электронного документооборота, электронные ресурсы, бумажный носитель, топ менеджмент, глобальная система информации.
Информационная система
Топ менеджмент может воздействовать на любой тип организации, компании или корпорации до тех пор, пока не будут установлены элементы, обеспечивающие хорошее общение. Это происходит с помощью системы принятия решений, так что люди, работающие в таких учреждениях, становятся частью организационной культуры и системы. Информационный поток и определение информационного содержания образуют информационную систему, которую можно рассматривать как один из важнейших компонентов управления корпорацией. Определение информационной системы тесно связано с системным представлением об организации, которое считается интегрированным и сложным процессом, в котором данные вводятся для сбора информации. Входные данные — это данные, которыми манипулируют и преобразуют для получения информации. Результатами являются отчеты, документы, статистики или любые другие виды результатов информационной системы, необходимые для процесса принятия решений.
Информационная система состоит из: информационных ресурсов, схем и рабочих процессов, процедур и методов обработки информации. Глобальная система информации, генерируемой, получаемой, доступной и повторно используемой в одной организации, представляет собой информационные ресурсы. Их качество обуславливает его содержание и эффективность. Рабочий процесс означает всю передаваемую и обрабатываемую информацию в течение определенного периода времени от исходного отправителя к получателю через канал. Его траектория представляет собой информационную схему. Корректировка информации для управления принятием решений осуществляется с помощью практики обработки информации ресурса, которая образует глобальную сборку сбора, записи, передачи и обработки данных. Информационная система состоит из множества рабочих процессов и множества связей между ее компонентами.
Электронные ресурсы
Типичный фон, в котором организация или государственное учреждение осуществляет свою деятельность, в таких как:
– бизнес-рынок (его динамика, размеры и структура);
– конкуренция (котировка, заполненные сегменты рынка, цены, заявки, услуги);
– поставка (местоположение, условия доставки, цены);
– потребление (целевые сегменты, специфическое поведение, покупательная способность).
Это означает создание и использование информационной системы, в которой вся электронно обработанная, накопленная и передаваемая информация используется в процессе принятия решений. Таким образом, электронные ресурсы, во-первых, позволяют узнать о прошлой и настоящей ситуации и, с другой стороны, предвидеть будущую эволюцию. Они способствуют разработке и достижению целей организации, предоставляя также возможность принимать активные стратегии, которые могут повлиять на фон организации. В литературе говорится, что для коммерческой организации информационные ресурсы становятся стратегическими, позволяя рационализировать все процессы, учитывая, что легче перемещать информацию, чем товары. Надо сказать, что в коммерческой организации только накопленная информация может стать информационным ресурсом.
Бумажный документ
Это важный инструмент для связи между отделами государственного учреждения или компании или между рабочими станциями. Это также важно в отношениях с третьими лицами. Бумажные документы являются доказательством, достоверностью и мерой фактов и представляют из себя:
– знание экономических, финансовых, юридических и административных явлений и процессов;
– адекватное измерение размера обязательств, оцениваемых в деньгах;
– унитарное обоснование особенностей структуры, которые имеют смысл и значение для сравнения времени и пространства, когда это необходимо;
– фон возможностей для контроля деятельности, измерения риска, последствий и решений относительно планирования ресурсов в эффективных и действенных условиях.
Наличие, перемещение, конверсия и результаты адекватного планирования ресурсов предполагают наличие фактов и доказательств с использованием документов, пояснительных записок или реестров. Таким образом, документ приобретает особое значение благодаря своим функциям: письменному учету, объяснению, проверке и контролю, целостности, целостности и системной обработке, оценке, контролю затрат, оказанию помощи в принятии решений, реализации политики, сертификации и публикации информации, доказательству, передаче информации, классификации. и историческое архивирование.
Правильное выполнение функций документа обусловлено надлежащим качеством используемых документов, быстротой исполнения и скоростью передачи информации между производителем и конечным пользователем. Внутренние или внешние документы попадают в информационный рабочий процесс государственного или хозяйственного субъекта, и для этого требуется внимательный надзор и строгий контроль. Таким образом, документы позволяют быстро принимать решения от уровня персонала до более низких уровней. Решения важны, независимо от того, как организованы электронные или классические документы, желателен внутренний мониторинг информационного процесса.
Электронный документ
Электронные документы показывают буквы, цифры или любые другие понятные символы, которые должны быть прочитаны программным обеспечением или подобным процессом. Несомненно, электронный документ — это социальная реальность, но для того, чтобы стать юридической, он должен содержать те же функции, что и бумажные документы. Таким образом, электронный документ должен подтверждать по своему содержанию соответствующие действия и факты в юридическом смысле, и требуется четкое представление формы.
Наиболее важной особенностью электронного документа является его юридический аспект в качестве доказательства в правосудии, когда известно, что стороны не заинтересованы в обсуждении содержания, но условия его проверки: аутентификация, подпись, дата, компетенция лица, которое создал документ. Электронный документ, который содержит, приложил или ассоциировал расширенную электронную подпись на основе неподтвержденного квалифицированного сертификата, сопоставляется с зарегистрированным документом частной подписи.
Система электронного документооборота
Управление документами подразумевает наличие программного обеспечения, которое позволяет распространять (для информирования, утверждения или модификации), хранить и извлекать документы в любом электронном формате (включая классические документы, преобразованные в электронный формат) с возможностью подключения к другим компьютерным системам или электронным устройствам по факсу или по сканеру).
Архивирование документов, классических или электронных, является обязательным требованием для всех компаний и определяется конкретной деятельностью, потоком и объемом документов. Это становится проблемой при расширении бизнеса фирмы, увеличении коммерческих сделок или после периода эксплуатации. Поскольку при подаче документов используется обычно бумажные носители, для последующей идентификации медленных и временных затрат на извлечение документов требуется больший упор на электронные приложения, с помощью которых документы могут храниться на выделенном сервере, или путем резервного копирования на различные электронные носители. (Flash drive, HDD) время от времени.
Таким образом, чтобы противостоять вызовам растущей конкуренции со стороны любого участника экономической жизни, необходимо искать новые решения для получения любого вида информации. Текущая информация в настоящее время вседоступна из-за эволюции информационных технологий. Внедрение системы электронного документооборота от компаний требует значительных усилий при приобретении серверов и программ, но эти усилия оправдают себя за счет повышения эффективности компании.
Литература:
- Маслова, А. В. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании. Эффективность автоматизации документооборота / А. В. Маслова. — Текст: непосредственный, электронный // Молодой ученый. — 2017. — № 7 (141). — С. 265–267. — URL: https://moluch.ru/archive/141/39829/ (дата обращения: 25.04.2020)
- Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/kratko-o-roli-informatsionnyh-sistem-upravleniya-biznes-protsessami
- Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/pochemu-kompanii-nuzhdayutsya-v-avtomatizaczii-elektronnogo-dokumentooborota
- Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/kak-povyisit-effektivnost-upravleniya-dokumentooborotom-organizaczii
- Interface.ru. Internet and Software company. URL: http://www.interface.ru/home.asp?artId=637
- Studfiles.net. URL: https://studfile.net/preview/4342711/page:9/
- Предмет исследования. Цели и причины развития электронного документооборота на предприятии. URL: https://studbooks.net/2039208/informatika/predmet_issledovaniya_tseli_prichiny_razvitiya_elektronnogo_dokumentooborota_predpriyatii
