Использование электронного документооборота на предприятии
Вечернина Диана Михайловна, студент магистратуры;
Вечернин Максим Владимирович, студент магистратуры
Уральский государственный экономический университет (г. Екатеринбург)
Авторами рассматривается целесообразность ведения электронного документооборота и его преимущество перед бумажным. Анализ рынка электронного документооборота.
Ключевые слова: документооборот, автоматизация документооборота.
Развитие информационных технологий в мире происходит стремительно быстро, захватывая различные области и сферы деятельности [1]. Одна из таких сфер — бизнес. В условиях современного рынка среди предприятий увеличивать эффективность и сохранять конкурентоспособность могут те компании, которые решаются внедрять информационные технологии и решения в бизнес-процессы, тем самым автоматизируя их.
Документооборот является важным процессом в любой компании, так как обработка и хранение документов имеют ключевой фактор для бесперебойной работы, а также для юридических аспектов. Поэтому именно этот процесс подвергся изменению с ростом развития информационных технологий [2].
С увеличением объемов документации появилась потребность в автоматизированной обработке информации. Таким образом, первые программы для электронного документооборота появились в 80-х годах 20 века, но из-за различных блокирующих факторов автоматизированы были только государственные структуры и крупные предприятия. Системы электронного документооборота не были гибкими, функционал ограничен [3]. Основными особенностями первых систем электронного документооборота являлись:
- Дублирование информации.
- Высокая стоимость.
- Отсутствие масштабируемости системы.
- Разрозненность решений.
- Ограниченность функционала.
Несмотря на перечисленные особенности, автоматизация документооборота была справедливой заменой бумажному ведению документов. Если более глубоко изучить вопрос ведения бумажного документооборота, можно сделать ряд выводов, которые помогут выявить минусы такого метода.
Основные недостатки бумажного документооборота [4]:
- Временные затраты вследствие ручной обработки документов.
- Непригодный вид при передаче документов. Когда происходит транспортировка документов до нужного места и передача их между сотрудниками, то при различных факторах (погодные условия, невнимательность сотрудника и т. д.) вид документа может стать непригодным для использования.
- Утеря документов. Данная проблема критична, так как при утере нужно будет не только восстанавливать информацию, но и беспокоиться за распространение информации в утерянных документах.
- Ошибки и неточности в документах. «Человеческий фактор» при обработке или создании документов влечет за собой риск недостоверности излагаемой информации (опечатки, неточности и т. д.).
- Финансовые расходы. Если документооборот ведется лишь на бумажных носителях — затраты на отправку документов, канцелярские принадлежности, закупка бумаги и хранение непременно растут.
Таким образом, можно оценить минусы ведения бумажного документооборота на предприятии. Автоматизация процесса документооборота позволит расходовать временные, денежные, человеческие ресурсы намного эффективнее.
Стоит рассмотреть ключевые принципы электронного документооборота [3]:
- Документ регистрируется одноразово, что позволяет идентифицировать его однозначно.
- Операции с документами можно выполнять параллельно, что позволяет сократить время на движения документов и повысить оперативность работы с ними.
- Возможность нахождения документа, сведения о котором крайне малы, благодаря структурированной и организованной системе поиска.
- Единая база документов, исключающая их дублирование.
- Развитая система отчетности, с помощью которой можно производить быстрый и полный анализ.
Все перечисленные выше аспекты позволяют компаниям увеличивать свою эффективность, сокращая при этом издержки и улучшая взаимодействие как с клиентами, так и с партнерами.
После проведения анализа рынка электронного документооборота последовал вывод о достаточной полноте выпущенных продуктов, рассмотрим в сравнительной таблице 1 ряд таких систем [5].
Таблица 1
Системы электронного документооборота
|
Наименование |
Преимущества |
Недостатки |
|
1С.ЭДО |
Автоматическое создание учетных документов на основе входящих документов; Хранение и управление документов в одном окне системы; |
Сложность в освоении системы; |
|
Парус |
Гибкость, широкий функционал, высокая производительность; |
Требуется переустановка для ведения учета в любой системе налогообложения; Формирование данных происходит так, как было заложено программистами; |
|
Контур.Диадок |
Интеграция со многими бухгалтерскими системами; Облачное хранение; Дружественный интерфейс; |
Отдельно приобретаются некоторые модули и функции; |
|
СБИС |
Многофункциональная система; Интеграция новых клиентов в учетную систему; |
Необходимость в приобретении части модулей; |
В таблице выше представлена только часть систем, электронного документооборота. При выборе системы лицо принимающее решение по внедрению сможет проанализировать и подобрать для своей компании более выгодный вариант, закрывающий все запросы и нужды потребителей.
Таким образом, внедрение системы для автоматизации документооборота позволит компании передавать информацию, не написанную от руки на бумаге, что позволит ускорить процессы принятия решений, повысить эффективность управления компанией, упростить информирование сотрудников о текущем состоянии документа или процесса, обеспечит защиту информации, которой ранее не было из-за неупорядоченного хранения большого объема бумажных документов, исключаются риски, а также искажения информации.
Литература:
- Холопова Любовь Алексеевна, Поткина Екатерина Сергеевна Развитие информационных технологий // Концепт. 2014. № S9. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/razvitie-informatsionnyh-tehnologiy (дата обращения: 05.09.2024).
- Жильников А. Ю., Михайлова О. С. Электронный документооборот // Территория науки. 2017. № 2. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy-dokumentooborot (дата обращения: 05.09.2024).
- Леушина Е. В., Макарова Л. М. Развитие электронного документооборота на предприятии: история и перспективы // Новый университет. Серия «Экономика и право». 2013. № 12 (34). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/razvitie-elektronnogo-dokumentooborota-na-predpriyatii-istoriya-i-perspektivy (дата обращения: 05.09.2024).
- Дьяченко Игорь Львович, Орехов Михаил Сергеевич Совершенствование документооборота современного предприятия // Вестник ПНИПУ. Химическая технология и биотехнология. 2009. №. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovershenstvovanie-dokumentooborota-sovremennogo-predpriyatiya (дата обращения: 05.09.2024).
- Ефремова Л. И., Колекина А. О. Выбор системы электронного документооборота для предприятия // Вестник ВУиТ. 2019. № 1. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/vybor-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-predpriyatiya (дата обращения: 05.09.2024).
