В статье представлен алгоритм выбора системы электронного документооборота, выделены признаки и критерии проверки соответствия системы требованиям.
Ключевые слова: документооборот, система электронного документооборота, критерии, делопроизводство.
Сегодня эффективное управление предприятием невозможно без создания системы, выполняющей функцию информационного обеспечения. Такая система позволяет обеспечивать хранение и обработку информации не только в бумажном, но и в электронном виде. Эффективность управления прямым образом зависит от того, на сколько качественно и быстро происходит обработка документов. Также в значительной степени влияет качество организации работы системы обработки документов. Как правило, неэффективный и неорганизованный документооборот является главной проблемой в работе любой системы управления компанией, поэтому является одним из главных звеньев любой системы делопроизводства.
Любая современная компания для обеспечения своего успешного функционирования должна качественно управлять своим документооборотом. Но возникает вопрос, любая ли система электронного документооборота является подходящей и позволит обеспечить успешное функционирование компании?
Предлагаемая в данной статье методика позволит определить наиболее оптимальную систему электронного документооборота для компании.
Первый этап — необходимо изучить основных игроков на рынке систем электронного документооборота, работающих на территории страны компании. После изучения состояния рынка СЭД, необходимо определить 4–5 наиболее подходящих под компанию систем. Также необходимо убедиться, что системы соответствуют следующим признакам, которыми должна облагать система управления документами:
– масштабируемость;
– надежность;
– безопасность;
– доступность;
– гибкость.
После того как были определены системы, соответствующие признакам выше, необходимо перейти на второй этап и определить набор критериев сравнения систем между собой.
Сформулированные критерии, должны позволять объективным образом определить наиболее оптимальную СЭД. При выборе системы электронного документооборота необходимо учитывать большое количество критериев, но всегда среди них будет соответствие требуемой функциональности. Функциональные требования должны включать в себя функции, которые должна выполнять система после внедрения. Например, СЭД может включать следующие функциональные требования: внутренний и внешний документооборот, наличие архива документов, поиск документов с использованием технологий искусственного интеллекта, потоковое сканирование, бюджетирование и многое другое. Список должен формироваться индивидуально под запросы компании, в особенности тех людей, кто в будущем будет использовать систему для работы.
Полученный список требований размещается в таблице 1, после чего каждая из систем должна быть проверена на соответствие приведенным требованиям. Если система соответствует требованию, то в ячейку заполняется «+», если система не соответствует требованию, то «-».
Таблица 1
Проверка соответствия СЭД функциональным требованиям
|
Критерий\оценка |
Система 1 |
Система 2 |
Система 3 |
Система 4 |
Система 5 |
|
Бюджетный контроль |
+ |
- |
+ |
- |
- |
|
Внутренний документооборот |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
ЭЦП |
- |
+ |
- |
- |
- |
|
ЮЗДО |
- |
- |
+ |
- |
- |
В соответствии с количеством полученных «+» и «-», системе выставляется оценка от 1 до 10, которая будет учитываться как критерий — функциональность.
На следующем этапе полученные оценки используются в таблице 3 как критерий функциональности. Помимо функциональности может быть выделен также критерий — гибкость. Для сравнения систем между собой по критерию гибкости, возможно использование критериев, приведенных в таблице 2.
Таблица 2
Проверка соответствия СЭД по критерию гибкости
|
Критерий\Система |
Система 1 |
Система 2 |
Система 3 |
Система 4 |
Система 5 |
|
Смежность платформ |
- |
+ |
- |
+ |
+ |
|
База данных |
- |
+ |
+ |
+ |
- |
|
Язык программирования |
+ |
+ |
+ |
- |
- |
|
Ресурс сотрудников |
- |
- |
+ |
+ |
+ |
Также, как и в таблице 1, в данной таблице проводится проверка соответствия системы и критерия, после чего происходит подсчет количества полученных «+» и «-». Системе выставляется оценка от 1 до 10, которая будет учитываться как критерий — гибкость.
На текущем этапе могут быть определены и подробно расписаны большое количество критериев, которые будут объединены в единую бальную таблицу 3. Критериями сравнения систем электронного документооборота могут также являться: масштабируемость, стоимость, опыт работы в отрасли, количество проектов, безопасность и многое другое.
Но не все критерии равнозначны между собой, некоторые имеют больший вес, чем другие. Поэтому необходимо распределить между получившимися критериями веса так, чтобы в сумме образовалась «1».
Таблица 3
Сравнительная таблица
|
Критерий\Система |
Вес критерия |
Система 1 |
Система 2 |
Система 3 |
Система 4 |
Система 5 |
|
Функциональность |
0,3 |
9 |
10 |
9 |
9 |
9 |
|
Гибкость |
0,25 |
7 |
6 |
5 |
6 |
10 |
|
Масштабируемость |
0,15 |
8 |
7 |
7 |
6 |
9 |
|
Стоимость |
0,20 |
8 |
10 |
7 |
9 |
8 |
|
Опыт в отрасли |
0,1 |
9 |
8 |
7 |
8 |
8 |
|
Сумма |
1 |
8,15 |
8,35 |
7,1 |
7,7 |
8,95 |
В конце необходимо перемножить между собой вес критерия и его значение для каждой из систем, после чего сложить по каждой системе сумму всех критериев.
Литература:
1. Валявина, К. М. Совершенствование документооборота организации в современном мире / К. М. Валявина. — Текст: непосредственный // Вестник Уральского института экономики, управления и права. — 2020. — № 4. — С. 82–85.
2. Калугина, Е. А. Система электронного документооборота, ее преимущества и переход на электронный документооборот / Е. А. Калугина. — Текст: непосредственный // Вестник Национального института бизнеса. — 2019. — № 40. — С. 110–113.
