Статья посвящена истории зарождения электронного документооборота в России, рассмотрению нормативно-правовой базы для закрепления юридически значимого электронного документооборота, а также преимуществам и недостаткам внедрения электронного документооборота в организации.
Ключевые слова: электронный документооборот, документ, автоматизация процессов.
Одним из признаков развитой цивилизации, а также государственной задачей является сохранение документального наследия. Сохранить культурно-историческое множество видов документов — это сложная задача, которая стоит перед архивами, дабы знания, накопленные человечеством не за одно тысячелетие, можно было влить в информационное сознание современного общества.
К сожалению, многие документы недолговечны и легко разрушаемы, особенно в неблагоприятных для них условиях. Поэтому современное общество идет в ногу со временем и пытается сохранить то, что однажды был создано человком много лет назад, так и то, что создается по сей день. Теперь документационное обеспечение управления в организациях невозможно представить без введния системы электронного документооборота. Для рационального управления документами внедрение СЭД стало радикальным и мудрым решением, так как это минимизировало количество ошибок, утрату документов, вывело оперативность работы на новый уровень.
Если говорить о истории электронного документооборота, она начинается еще в 1980-ых годах, тогда автоматизация документооборота была внедрена исключительно в государственные структуры, потому что присутствовало много факторов, затормаживающих эти процессы. Например, стоимость производственных систем на то время была очень высока.
Создание нормативно-правовой базы послужило для широкого распространения процесса обмена ЭД (далее электронного документа) для закрепления юридически значимого электронного документооборота (таб.1)
Таблица 1
|
Задача |
Нормативно-правовая документация |
|
Поддержание юридической значимости ЭД |
ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологий и о защите информации» ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» |
|
Законность ЭД |
ГК РФ от 30.11.1994 Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» |
|
Порядок использования ЭД |
Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» Приказ ФНС России от 17.02.2011 «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» |
|
Признание судебными органами ЭД наравне с бумажными |
Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24.07.2002 Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14.11.2002 |
Также, к основным причинам перехода орагнизаций на электронный документооборот можно отнести:
— Уменьшение времени на передачу информации
— Электронная подпись
— Сокращение затрат на почтовые рассылки
— Экономия на закупках для ведения бумажного документооборота
По статистике в 2021 году объем ЭД в России достиг 1,1 млрд. Прирост количества внедрений систем юридически значимого электронного докуменооборота по сравнению с 2020 годом оценили в 40 %. Тенденция сохраняется и по сегодняшний день.
По данным одной из систем ЭДО, активнее всего пользуются электронным документооборотом такие сферы, как: торговля, спорт, образование, общепит компании ведующие бизнесс бытовых услуг, бюджетные организации и туризм.
Для того чтобы быстро и успешно внедрить процесс ЭД необходимо решить несколько задач:
- Провести настройку системы обмена электронной информации;
- Обучить персонал и предоставить инструкции по использованию ЭДО;
- Разработать необходимые документы в части законодательства;
- Провести работу по разъяснению преимуществ работы с ЭД для партнеров.
Говоря о преимуществах перевода на ЭДО, нельзя не отметить следующее: экономия времени на обработку, составление и обмен документами, рациональное использование трудовых ресурсов, экономия расходов на бумагу, оптимизация бизнес-процессов в организации, исключение потребности вдвойной работе при внешних запросах заинтересованных пользователей.
Однако, несмотря на все преимущества, есть и значительные недостатки, присущие переводу на ЭДО, к ним можно отнести: затраты на приобретение и внедрение ПО для осуществления ЭДО, возрастание объемов, неподготовленность сотрудников.
Таким образом, отказаться от бумажного документооборота на современном этапе становится экономически выгоднее для организаций, поэтому стремление к цифровизации будет только расти.
Литература:
- Бушуева Е. Электронный документооборот в России: история и современное состояние дел. Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2012. № 5.
- Отчетность через Интернет «Контур.Диадок» [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://kontur.ru/diadoc/spravka/38024-analiz_rynka_elektronnogo_dokumentooborota
