В статье рассматриваются преимущества и возможности электронного документооборота, причины роста электронных документов.
Ключевые слова: электронный документооборот, компьютеризация, бизнес.
С каждым годом информационно-коммуникационные технологии развиваются динамично. Наряду с этим, множество предприятий внедряют электронный документооборот, чтобы, с одной стороны, облегчить работу с документами, с другой стороны, не отставать от современных продуктов пользования. Количество электронных документов растет быстрыми темпами. На сегодняшний день бумажные документы сильно уступают в объемах, из чего следует, что велика вероятность отказа от «бумаги». Раньше всех электронный документооборот внедрили крупные компании, за ними и последовали владельцы малого и среднего бизнеса, ведь компьютеризация позволяет увеличить скорость расчетов, в любой момент получить доступ к документам.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [1]. Если предприятие внедрило в свою деятельность электронную форму документов, это значит, что они все реже передают, хранят, обрабатывают информацию в бумажных носителях.
Среди основных преимуществ электронного документооборота можно выделить следующие:
— Повышение оперативности документооборота.
Это означает: стремление к сокращению сроков работы, улучшение качества обслуживания.
— Возможность передачи документа по цифровым каналам связи.
Это значит, что работникам не нужно тратить свое время и доставлять документы в необходимые органы, все можно передать через каналы связи.
— Простота и удобство редактирования документа.
В любой момент можно исправить ошибки в документах, не нужно их перепечатывать и тратить при этом ресурсы.
— Удобство хранения и поиска документа.
— Повышение сохранности документов и невозможность их фальсификации.
Система позволяет легко найти нужный документ по ключевому слову, кроме того, вероятность потери электронных документов меньше, чем бумажных.
На развитие электронного документооборота значительно повлияла цифровая трансформация компаний, импортозамещение, новые законодательные инициативы и, в конечном счете, работа многих предприятий на удаленной основе. В последние годы из-за пандемии многие фирмы вынуждены были перейти на дистанционную работу, что явилось предпосылкой для увеличения доли электронных документов. В условиях карантина переход к компьютеризации позволил предприятиям электронно передавать всю информацию, а налоговым службам это упростило задачу.
В России поставлена цель полного перехода к электронным документам с 2023 по 2025 год. Предпосылкой к этому стала ежедневная работа с тоннами бумажными документами, потребление бумаги в огромных количествах в целом. В настоящее время проходит первый этап развития электронного документооборота — тестирование цифровых технологий, создание наилучших условий для перехода. Второй этап будет проходить с 2023 по 2025, в течение которых все предприятия должны перейти к электронным документам. В перспективе государства — электронная передача документов [2].
Для функционирования электронного документооборота создано множество программ. Наиболее востребованными на российском рынке являются продукты отечественных разработчиков. Самые популярные из них: 1С-ЭДО, Directum, ELMA, «Дело», «Первая форма». Они привлекают доступностью и удобством [3].
Самыми главными причинами перехода к электронным документам являются: уменьшение затрат на обработку всех бумажных документов, экономия времени работ и продолжительное хранение.
Например, подмосковный фонд Внешнеэкономической деятельности первым среди российских экспортных центров перешел на электронный документооборот. Фонд работает в сфере производства ветеринарной продукции. Переход позволит улучшить коммуникацию с экспортерами. Так же, появилась возможность снизить издержки бизнеса и повысить эффективность деятельности [4].
Предприятия все больше внедряют в свою деятельность электронные ресурсы, в связи с чем необходимо улучшить безопасность хранения и пользования документами, модернизировать каналы связи, предотвращать утечки любой информации о документах.
Но и недостатки в применении электронного документооборота присутствует. Среди них можно выделить: вероятность повреждения документа, потеря доступа к документам (повреждения в самом носителе), сложность адаптации работников старшего возраста, высокая стоимость.
В заключении отметим, что, чтобы идти в ногу со временем, предприятиям следует начать переход к автоматизации документооборота. Это позволит уменьшить время работы с документами, затраты на их обработку и получить доступ к многолетнему хранению документов. Переход к электронным документам позволит оперативно взаимодействовать с государством и партнерами. При этом важно выбрать безопасную и удобную платформу.
Литература:
- Шрэйтэр, К. О. Электронный документооборот: возможности и преимущества / К. О. Шрэйтэр. — Текст: непосредственный // Молодой ученый. — 2015. — № 2 (82). — С. 52–55. — URL: https://moluch.ru/archive/82/14889/.
- A2B. — [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://a2b.su/blog/prognoz-razvitiya-elektronnogo-dokumentooborota/#3 (дата обращения: 19.10.2022).
- VC. — [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://vc.ru/marketing/293338-luchshie-sistemy-i-programmy-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 22.10.2022).
- Mii.mosreg. — [Электронный ресурс].Режим доступа: https://mii.mosreg.ru/sobytiya/novosti-ministerstva/22–09–2021–14–23–30-podmoskovnyy-fond-ved-pervym-sredi-rossiyskikh-eks/amp (дата обращения: 24.10.22)
