Настоящая статья посвящена рассмотрению основных аспектов деятельности организации, связанных с переходом на электронный документооборот. Рассмотрены основные этапы перехода на электронный документооборот и основные действия сотрудников компании на данных этапах. Описаны основные преимущества перехода компании на электронный документооборот.
Ключевые слова: документооборот, электронный документооборот, документация, электронная подпись.
Переход на электронный документооборот позволяет компаниям обеспечивать ряд преимуществ. Прежде всего, это касается деятельности крупных компаний, имеющих большое число сотрудников и подразделений, так как внедрение системы электронного документооборота позволяет компаниям существенным образом снизить трудоемкость многих операций.
Переход на электронный документооборот связан как с определенными недостатками, там и с рядом преимуществ для компаний.
В частности, основными недостатками перехода компаний на электронный документооборот выступают следующие:
— высокая стоимость перехода на электронный документооборот;
— необходимость осуществления дополнительных затрат, связанных с приобретением специализированного ПО;
— сложности перевода некоторых документов в электронный формат;
— риски, имеющие технический характер.
Однако, несмотря на указанные выше недостатки, переход на электронный документооборот позволяет организации получить следующие основные преимущества:
— снижение величины затрат на тиражирование, пересылку и хранение документации;
— увеличение скорости обмена документами между структурными подразделениями компании и ее контрагентами (рисунок 1);
— увеличение скорости заключения сделок с партнерами и клиентами;
— повышение скорости исполнения договоров;
— возможность организации в рамках компании полностью контролируемого пространства для коммуникации между ее подразделениями;
— возможность своевременного получения обратной связи.
Рис. 1. Маршрут внутренних документов организации
В целом, можно отметить, что переход на электронный документооборот позволит компании повысить качество обслуживания своих потребителей за счет оптимизации документооборота.
В связи с тем, что переход на систему электронного документооборота связан с осуществлением затрат, на предварительном этапе компании необходимо проанализировать свои потребности в зависимости от объемов документооборота. В частности, для организаций с объемом исходящих документов менее 100 единиц в месяц наиболее оптимальным является использование веб-версий, принцип работы которых достаточно похож на электронную почту, а при ее использовании компания будет только нести затраты, связанные с отправкой документов.
Для более крупных компаний с ежемесячным документооборотом от 100 до 500 единиц целесообразно использование типовых («коробочных») интеграционных решений, которые адаптированы для работы с определенной учетной системой (1С, Парус и др.). В данной ситуации компания, приобретая подобное решение, осуществляет самостоятельную его установку и в дальнейшем продолжает работать с электронными документами на своем программном обеспечение.
Крупные компании, обладающие достаточно разветвленной сетью филиалов и дочерних предприятий, используют системы управления базами данных и учетные системы — SAP ERP, MS Dynamics, Oracle, Архив ЭЛАР, интеграция с которыми электронного документооборота потребует больше времени и средств, однако, позволит существенным образом сократить время на обработку и обмен документами.
В процессе перехода компании на электронный документооборот можно выделить несколько этапов:
— внесение корректировок в локальные акты организации, регламентирующие документооборот;
— проведение анализа схемы документооборота компании;
— выбор технического решения для перехода на электронный документооборот;
— выбор оператора ЭДО;
— оформление электронных подписей;
— организация электронного документооборота.
Таким образом, процессе перехода компании на электронный документооборот начинается с внесения изменений и корректировок в локальные акты, которые регламентируют документооборот — инструкции по делопроизводству и пр. Также на данном этапе целесообразно провести разработку методических рекомендаций для различных категорий сотрудников организации, задействованных в работе с документооборотом.
На следующем этапе проводится анализ документооборота в компании, который предполагает:
— оценку количества сотрудников, задействованных в процессах обработки и разработки документации;
— оценку количества этапов документооборота;
— определение этапов документооборота, на реализацию которых затрачивается наибольшее количество времени;
— выявление возможных направлений оптимизации и снижения потерь времени.
На данном этапе важное значение приобретает определение участников документооборота и определение их ролей в данном процессе (рисунок 2).
Рис. 2. Типовые роли сотрудников компании в процесс документооборота
На третьем этапе перехода на электронный документооборот осуществляется выбор технического решения с учетом ряда факторов — размера компании, количества единиц документов, участвующих в процессе документооборота и пр.
На четвертом этапе необходимо осуществить выбор оператора ЭДО, стоимость услуг которого определяется, прежде всего, объемом документации компании.
В процессе выбора оператора ЭДО руководством компании должны быть оценены следующие параметры:
— уровень безопасности и защиты документации;
— количество абонентов у оператора ЭДО;
— тарифные планы и возможности скидок;
— опыт работ оператора ЭДО на рынке;
— репутация (отзывы) оператора ЭДО;
— состав услуг, входящих в пакет сервисного обслуживания.
После выбора оператора ЭДО реализуется этап оформления электронных подписей ответственным исполнителям. В зависимости от уровня защиты вся совокупность электронных подписей делится на три группы:
— простые;
— неквалифицированные;
— усиленно квалифицированные.
Область применения различных электронных подписей показана на рисунке 3.
Рис. 3. Область применения различных видов электронных подписей
На заключительном этапе компания организует электронный документооборот между предприятиями, направляет приглашения своим контрагентам.
Таким образом, переход на электронный документооборот позволит компании повысить качество обслуживания своих потребителей за счет оптимизации документооборота.
Литература:
- Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция: https://kontur.ru/diadoc/spravka/275-perehod_na_edo
- Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать: https://www.klerk.ru/buh/articles/358176/
- Электронный документооборот между организациями: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_mezhdu_organizaciyami/
