Актуальность
Современные тенденции и скорость развития информационных технологий, — позволяют утверждать, что уже сейчас эффективность роста каждого предприятия определяется уровнем его обеспеченности информационными системами управления бизнес-процессами. Автоматизация бизнеса — это возможность: удержания лидирующих позиций на рынке, кадрового расширения, получения руководством достоверных данных, оперативного контроля над деятельностью организации, максимальная степень защиты конфиденциальной информации, высокая конкурентоспособность. Для конкретного пользователя — сотрудника предприятия, — автоматизация производства — это повышение производительности труда, высокая точность расчетов, возможность планирования на большой период времени, гарантия информационной безопасности.
Самыми востребованными IT комплексами управления бизнесом являются системы:
‒ организации и управления работы с клиентской базой;
‒ планирования ресурсов;
‒ управления персоналом;
‒ электронного документооборота.
Требуется строгое контролирование документооборота для увеличения эффективности ведения и безупречности организации финансовой отчетности, управленческого учета. Автоматизированное делопроизводство является инструментом, позволяющим максимально точно и профессионально организовать решение вопросов, связанных с движением документов. [1]
Система управления документами
От успешности предприятия зависят репутация, рейтинг, конкурентоспособность, уровень зарплаты сотрудников. Работа с документами — неотъемлемая составляющая любого из существующих видов бизнеса. Даже в самой маленькой организации поток ежедневно поступающей информационной документации достаточно велик. Он требует постоянной срочной обработки, систематизации, своевременного реагирования.
Благодаря организации системы электронного документооборота у ответственного персонала есть возможность быстро справляться с большими объемами документации (письма, договоры, архивы, сведения из различных баз данных), а руководство может легко контролировать этот процесс даже на удаленном расстоянии.
СЭД позволяют автоматизировать:
- Процесс регистрации принятой и отправленной корреспонденции;
- Сканирование документов с последующим вводом и сохранением в системе;
- Составление, согласование, подписание новых документов;
- Рассылка распоряжений исполнителям и контроль их исполнения;
- Работа по хранению и рассылке электронных документов.
СЭД позволяет каждому руководителю осуществлять управление всеми процессами документооборота дистанционно, поскольку есть возможность удаленного доступа. [2] Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия
Бизнес-процесс в деятельности компании — это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих результатов, значимых для организации. Внедрение СЭД позволяет все трудоемкие процедуры по обработке данных вести автоматически, что значительно упрощает работу исполнителей. Системе под силу автоматизировать следующие процессы:
‒ Регистрация документов: вся поступившая корреспонденция регистрируется в системе с учетом своего назначения и типа. Получив регистрационный номер, документ поступает в работу. При помощи функциональных возможностей система формирует контрольные карточки, по которым можно отслеживать ход исполнения документа, с указанием сроков и исполнителей. Для упрощения поиска все документы получают свои штрих-коды. На смену обычной подписи приходит электронно-цифровой аналог.
‒ Назначение поручений: автоматическая система предусматривает создание проекта резолюции по любому документу, в котором указываются исполнители. После этого документы автоматически отправляются конкретным исполнителям. При этом исполнители могут отписывать порученные документы на нижний уровень с автоматическим учетом всех получившихся ветвей. Руководство имеет доступ ко всей картине поручений, а также к отчетам по выполнению документов.
‒ Организация контроля исполнения документов: контроль за исполнением документов ведется в автоматическом режиме. В системе существует возможность установить контрольные сроки для каждого документа в соответствии с законодательством РФ. Отправка уведомлений из карточки учета и установка напоминаний о необходимости возврата к работе с документом помогает избежать ситуации, когда исполнитель по причине забывчивости не успевает закончить работу в срок. Для вышестоящих структур формируются различные отчеты за определенный период.
‒ Поиск документов: упрощение поиска нужных документов достигается за счет набора реквизитов у каждого документа, по которому ведется отбор. Наиболее часто используемые поисковые запросы запоминаются системой, которая предлагает доступ к ним непосредственному исполнителю. Существует также контекстный поиск с дальнейшей печатью или сохранением в различных офисных форматах.
‒ Администрирование: все действия пользователей автоматически фиксируются в журналах. Пользователь обеспечивается своими правами доступа, которые назначаются администратором системы при регистрации согласно структуре предприятия. При этом пользователь может самостоятельно настроить параметры своего рабочего стола и личные папки. [3]
В нынешних условиях конкуренции часто побеждает не тот, кто делает лучший продукт, а тот, кто может работать быстрее и успевает захватить рынок. Сотрудник, который работает с документами, тратит около одного часа на поиск необходимых данных. Из чего можно заключить, что за месяц получается ориентировочно 2,5 дня. Если учесть все затраты на одного работника, то использование автоматизированной системы документооборота даст отличный резерв для сбережения денежных средств предприятия.
Эффективность автоматизации документооборота
Результат от внедрения автоматизированной СЭД складывается из двух основных частей. К первой группе относятся:
‒ Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы, на оборудование, на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов.
‒ Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.), на прохождение документов, на поиск нужных документов, на их повторное использование.
Ко второй группе эффектов относятся:
‒ Повышение прозрачности движения документов: современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всей работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля, выявляя проблемы и принимая меры для усовершенствования системы управления. Каждый сотрудник получает возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководитель имеет возможность видеть в онлайн режиме ход выполнения бизнес-процессов.
‒ Организация единого корпоративного информационного пространства: современная система документооборота должна разрешить проблему географической удаленности сотрудников и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.
‒ Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации: корпоративные данные сохраняются в корпоративной системе управления документами. Даже если сотрудник увольняется или переходит на работу в другое подразделение организации, его знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в СЭД предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками.
‒ Повышение управляемости компании в целом: ускорение информационных потоков и уменьшение количество ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к улучшению управляемости компании в целом. [4]
Литература:
- Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/kratko-o-roli-informatsionnyh-sistem-upravleniya-biznes-protsessami
- Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/pochemu-kompanii-nuzhdayutsya-v-avtomatizaczii-elektronnogo-dokumentooborota
- Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/kak-povyisit-effektivnost-upravleniya-dokumentooborotom-organizaczii
- Interface.ru. Internet and Software company. URL:http://www.interface.ru/home.asp?artId=637
