С каждым днем электронные документы становятся все более привычными и массовым. Электронный документооборот получил распространение в банковской, страховой, аудиторской, проектной, консалтинговой, налоговой и других видах деятельности, а главное, в деятельности органов государственной власти.
Ключевые слова:электронные документы, документооборот, СЭД, ДОУ.
Сегодня переход к преимущественно электронному документообороту является одной из приоритетных государственных задач. Решение вопросов полномасштабного внедрения технологий работы с электронными документами и электронного документооборота в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами. Трудности создает нереализованная в полном масштабе законодательно-нормативная регулирующая база. Перспективным представляется принятие ряда законов, например − «Об электронном правительстве», «Об электронном документе». Также необходимо распространение электронного документооборота в различных других сферах общества, что обеспечит создание единого информационного пространства в РФ, развития принципов информационного общества, совершенствования деятельности многочисленных структур общества.
Конечно, раскрыть все сферы применения электронного документа невозможно. Наибольшее распространение он нашел в государственной, банковской и налоговой деятельности. Но помимо этого, электронный документооборот становится важной составляющей и в образовании, медицине, науке и т. п., а главное составляющей ведения успешного бизнеса в организациях разных форм деятельности. Электронные документы постепенно становятся элементом хозяйственной деятельности многих организаций. Это обусловлено,прежде всего, спецификой носителя, а также характерными особенностями создания, передачи, хранения, размещения, обработки, использования, изменения электронной информации.
Внедрение электронного документооборота требует учитывать, где его использование запрещено, какие документы должны обязательно быть представленными в бумажном подлиннике, какие же эффективнее создавать в электронном виде.
Так, в кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме. При этом, ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Создание электронного архива связано с соблюдением ряда значимых условий: обеспечить целостность документов, аутентичность (подлинность) документов, доступность документов, т. е. должна сохраняться во времени возможность ознакомления с текстом документа. Тут необходимо помнить о развитии технологий и форматов файлов. Поэтому документы длительного хранения требуют наличия бумажного подлинника, у которого отсутствует вышеперечисленные проблемы (остается только трудность в обеспечении физической сохранности и наличия площадей хранения).
Электронные документы могут иметь различные носители информации, к которым они строго не привязаны (как с бумагой), существует возможность переноса информации с одного носителя на другой. Это создает следующий аспект их использования − они не могут быть восприняты в физическом виде, для восприятия таких документов требуется специальные средства (технические и программные).
Внедрение СЭД создает прямой эффект, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД. Прямой эффект достигается на разных стадиях. Это, прежде всего, регистрация документов в электронном виде, когда информация о документе заносится в регистрационно-контрольную форму в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (ДОУ), либо иные учетные формы с использованием электронных текстовых и табличных редакторов (Word, Excel и т. д.). Ведение учетных и регистрационных форм в электронном виде удобно для работы, уменьшает время заполнения таких форм, в отличие от бумажных журналов или карточек; возможно автообновление, наличие унифицированных шаблонов.
Достоинствами электронных записей являются возможности автоматической самоактуализации, а также использования готовых шаблонов, что безусловно уменьшает временные затраты на внесение регистрационных сведений. Поиск информации тоже осуществляется быстрее и оперативнее (5–10 % экономии рабочего времени) засчет возможностей поиска по ключевым словам в базах данных компьютера. При создании проекта документа удобнее и практичнее пользоваться электронными технологиями (общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5 % от их полного рабочего времени) благодаря возможностям простоты внесения в них изменений благодаря функции интерактивности, которая дает возможность вмешиваться в текст и структуру, производить по своему усмотрению перекомпоновку материала и делать добавления аудиальной, медиальной и прочих видов информации.
Подготовка и оформление проектов документов в настоящее время в некоторых организациях работа проходит традиционным способом, но документ в электронной форме создается с меньшим количеством грамматических, орфографических, стилевых и прочих ошибок благодаря использованию компьютерных шаблонов. Также в проект документа могут вноситься своевременно изменения, исправления, информация о которых в конечном варианте не будет отражена. Электронный документ можно использовать для создания других документов.
Многие документы можно после их принятия можно не переносить в бумажную форму, сохраняя их в первоначальном состоянии, закрепляя их юридическую силу путем применения электронной подписи [2]. Безусловно, это документы, не требующие удостоверения, наличия бумажного бланка с оттиском печати. Электронная подпись имеет преимущества по сравнению с собственноручной. Ее использование позволяет осуществлять контроль целостности документа, защищает его от изменения, подтверждает автора документа. Подпись может удостоверять как отдельный документ, так и сразу несколько. Кроме криптографической части, электронная подпись обязательно содержит минимальную информацию о подписавшем и некоторую техническую информацию. Для прикладного использования, электронная подпись может содержать дату и время подписания, сведения для дополнительных механизмов проверки подписи, расширенную информацию о подписавшем, его полномочия и отношение к подписываемым данным, комментарии, файлы, графическое изображение собственноручной подписи и другие, функционально востребованные, данные. С использованием электронной подписи связаны определенные сложности. Это обязательность наличия соответствующего программно-технического обеспечения, временная ограниченность использования, дороговизна. Также она независима от конкретного пользователя, поэтому, если ей завладеет посторонний, то отличить созданные им документы будет очень сложно, они будут идентичны.
Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят другие заинтересованные стороны. Наибольшее количество людей работают с документами на стадии их согласования. Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования (10–30 % экономии рабочего времени), особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах засчет возможности удаленного доступа работы над документом. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования. Использование электронного согласования позволяет:
сократить сроки согласования;
снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов и приложений;
облегчить работу с версиями документов;
обеспечить прозрачность процедуры согласования.
Получило распространение создание копий документов в электронном виде. Копии создаются путем имиджинга, т. е. процессу получения аутентичных изображений бумажных документов. Имиджинг является начальным этапом любой системы ввода документов и связан с процедурой сканирования. Сканеры позволяют оцифровывать изображения, а также предоставляют ряд дополнительных возможностей, таких как выравнивание страниц, конвертирование с улучшением качества, удаление шумовых и фоновых элементов, улучшение качества передачи текста и т. д.
СЭД предоставляют и такие возможности, как создание электронного архива. Электронный архив − это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде и являющийся частью системы электронного документооборота на предприятии [3, с 3].
Его преимущества, по сравнению с бумажным архивом:
удобный и быстрый поиск документов;
мгновенная выборка документов по заданным параметрам;
высвобождение офисных площадей от накопившихся документов;
защита документов от безвозвратной утраты или повреждения;
четкое разграничение доступа к документам;
быстрая отправка копий документов;
возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей.
Важной тенденцией является создание (в рамках СЭД или независимо от них) специальных хранилищ электронных оригиналов, обеспечивающих надежное хранение этих документов с учетом требований архивного дела. В то же время Росархивом начата работа по созданию в нашей стране федерального государственного архива электронных документов, который должен будет обеспечить централизованное хранение наиболее ценных электронных документов государства [4, с 11].
При хранении электронных документов нужно учитывать ряд аспектов. С одной стороны, такой документ не изнашивается, занимает меньше места, возможно хранение целого пакета документов благодаря большой информационной емкости его носителей. Из-за такого свойства, как добавление различных видов информации − мультимедийной, текстовой и пр., создаются и хранятся уникальные документы, которые невозможно хранить в бумажном виде. С другой, проблемы связаны с процедурами по обеспечению сохранности электронных документов.
Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов — это соблюдение определенного температурно-влажностного режима, выбор соответствующих носителей (зависит от вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения, требований по обеспечению аутентичности документов) и хранение информации в нескольких экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях.
Второй аспект связан с возникающими проблемами быстрой смены и устаревания аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.Такие технологические изменения нужно учитыватьпри организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10–15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей.
В долговременной перспективе возникают проблемы и воспроизведением электронных документов в понятной для человека виде, что зависит от применяемого программного обеспечения.
Существует несколько решений проблем, возникающих при долговременном хранении:
- Миграция — своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами;
- Конвертирование электронного документа в стандартный или открытый формат в целях обеспечения независимости документа от программного обеспечения;
- Создание «музеев». Для обеспечения сохранности и доступности электронных документов и их воспроизведения на оригинальном оборудовании это оборудование необходимо сохранять и поддерживать в работоспособном состоянии, то есть создавать «музеи»;
- Эмуляция. Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде;
- Копирование. Стратегия создания копий электронных документов на бумаге или микропленке [5].
Каждый способ имеет свои сложности. К миграции прибегают для обеспечения доступа к важной архивной информации, которая постоянно используется в организации. Но миграция это сложный и дорогостоящий процесс. При конвертировании наибольшее распространение получили форматы SGML, XML, RTF. Конвертирование позволяет перевести документы в широко используемый многими пользователями, доступный для различных программ формат. Эта стратегия подвергается критике, так как при конвертировании существует риск потери данных, а форматы устаревают. Стратегия, рекомендующая создание «музеев» устаревшей техники и программного обеспечения для воспроизведения документов на оригинальном оборудовании, слишком дорогостоящая, к тому же не гарантирует, что это обеспечение в нужный момент в случае необходимости будет работать. Эмуляция неэффективна, так как направлена на сохранение системы, иногда и в ущерб документам, их подлинности. Копирование возможно только при использовании информации, не зависящей от программного обеспечения и с простой структурой. Некоторые виды документов просто не смогут храниться в каком-то другом виде, кроме как в электронном (например, веб-страницы).
Таким образом, электронные документы засчет своих преимуществ использования нашли применение в различных областях и сферах деятельности человека. Электронный документооборот увеличивает возможности применения документов, повышает эффективность функционирования любой организации. Поэтому расширение электронного взаимодействия является неотъемлемой частью создания информационного общества и развития государства, что нашло отражение в проведении соответствующей политики по внедрению «электронного правительства». Необходимо учитывать особые свойства электронного документа при различных стадиях его жизненного цикла. Это требует решения технологических, нормативно-правовых, организационных проблем.
Литература:
- Фионова, Л. Р. Предоставление государственных услуг в электронном виде [Текст]/ Л. Р. Фионова, М. А. Катышева, А. Н. Медведев // Делопроизводство. — 2012. — № 1.
- Алексеев, А. Об ЭП для начинающих [Текст] /А. Алексеев// Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2013. — № 2.
- Журихин, Е. Электронный документооборот: возможности использования и внедрения [Текст]/Е. Журихин//Управляем предприятием — 2012 — № 12.
- Баласанян, В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству [Текст]/ В. Э. Баласян// Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2011. — № 9.
- Ларин, М. В. Обеспечение сохранности электронных документов [Текст]/ М. В. Ларин//Управляем предприятием. — 2012. — № 08.
