Правовое регулирование деятельности архива организации



Сегодня невозможно представить какую-либо сферу человеческой деятельности без правового регулирования. Каждое предприятие независимо от сферы деятельности, формы собственности и т. д. функционирует на основании правовых актов, архивная отрасль не является исключением. Несомненно, государственные, ведомственные, муниципальные архивы как самостоятельные организации имеют четко определенную систему законодательных и нормативно-правовых актов, регулирующих их работу. В данной статье пойдет речь о правовом регулировании архивов частных, коммерческих организаций.

Под архивом организации понимают структурное подразделение организации осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

[1]. Рассматривая архив организации как ее составную часть, следует отметить его неразрывную связь с другими структурными подразделениями организации. Следовательно, сфера правового регулирования такого архива будет включена в правовое поле всей организации.

Так, организовывая оперативное и архивное хранение документов организации, необходимо руководствоваться не только законодательством в области организации архивного хранения, но и специальным законодательством, регламентирующим деятельность всей организации. Попробуем выделить критерии, по которым следует определять перечень правовых актов, которыми необходимо руководствоваться при работе с документами в той или иной коммерческой организации. Во-первых, организационно-правовая форма предприятия. Согласно гражданскому праву коммерческие организации могут создаваться в форме товариществ, акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, производственных кооперативов и др. [2]. Каждая организационно-правовая форма имеет свою специфику, отраженную в соответствующих законах [3, 4]. Во-вторых, степень секретности документов, передаваемых в архив организации. В зависимости от степени секретности информации, содержащейся в документах, выделяют грифы ограничения доступа: государственная тайна и коммерческая тайна. Отнесение сведений к государственной тайне регулируется Федеральным законом «О государственной тайне» [5]. Понятие коммерческой тайны установлено в законе «О коммерческой тайне» [6], кроме того в организации могут создаваться Положение либо Инструкция по коммерческой тайне, а также Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. В-третьих, в зависимости от вида деятельности организации могут выделяться более подробные перечни законодательных и нормативно-правовых актов, необходимых для ее функционирования.

Определив основополагающие акты, на основании которых функционирует организация, перейдем к рассмотрению правовых актов в области архивного права. Архивное право не существует само по себе, положения по организации работы с документами содержатся в различных отраслях права. В первую очередь архивное дело ведется с учетом положений конституционного права и его основного источника  Конституции Российской Федерации. Конституция закрепила право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом [7].

Также архивное право пересекается с уголовным, административным правом в области ответственности за нарушение порядка обращения с документами. В Уголовном Кодексе рассматриваются такие нарушения, как отказ в предоставлении гражданину информации; приобретение или сбыт официальных документов, предоставляющих или освобождающих от обязанностей; похищение или повреждение документов. В Кодексе об административных правонарушениях содержится статья, предусматривающая ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Несомненно, хорошо, что государством предусмотрены такие виды ответственности, но с другой стороны мера ответственности и практика привлечения к ответственности по вышеперечисленным нарушениям именно в области работы с архивными документами оставляют желать лучшего.

Далее рассмотрим правовые акты в области архивного дела в соответствии с иерархией, наивысшую ступень которой занимают законодательные акты. Основным законом в области архивного права выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», он определяет основные принципы функционирования архивов в нашей стране. Читая положения закона, мы видим отличия требований, предъявляемых к государственным органам от рекомендаций к организациям. Так, в статье 13 закона указывается, что «государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности» [1].

Следовательно, к коммерческим организациям предъявляются более лояльные требования, чем к государственным органам. Однако, существуют различия требований к организациям, это связано с отнесением некоторых организаций к источникам комплектования государственного или муниципального архива. Соответственно, спрашивать с организаций-источников комплектования будут в строгом соответствии с актами в области архивного права. Определяют списки организаций-источников комплектования по различным критериям, установленным в нормативно-методических актах Росархива. Таким критерием может выступать, например, особая роль организации (масштаб деятельности, общественно признание, стабильность существования, значимость для страны/региона и т.д.).

Следующую ступень правовой иерархии занимают нормативно-правовые акты Российской Федерации. К таким документам следует отнести Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые содержат требования к оформлению и формированию дел в федеральных органах исполнительной власти [8], однако будут полезны и для частных организаций.

Далее рассмотрим следующую группу актов нормативно-методического характера. Также как вышеуказанные Правила «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [9], несмотря на их ориентацию на органы государственной власти, могут использоваться при создании локальных актов по делопроизводству и другими организациями в силу того, что не существует иных актов, помогающих разрабатывать Инструкции по делопроизводству. К данной группе также относятся новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [10], пришедшие на замену «Основным правилам работы архивов организаций» 2002 года.

Новый документ вызвал много противоречий. Один из разработчиков документа М. В. Ларин в своей статье говорит, что Правила тщательно подготавливались на протяжении нескольких лет и были согласованы с министерствами культуры, связи и юстиции» [11]. Они содержат меньше детализации по работе архива организации по сравнению с Правилами 2002 года, это, по словам автора, сделано намеренно, из Правил исключены положения рекомендательного характера, авторы документа возложили уточнение на локальные документы организаций. С другой стороны, блогер Наталья Храмцовская не рекомендует организациям воспринимать данный документ всерьез, высказывая аргументы в пользу того, что документ оторван от современной реалии работы архивов организаций [12].

С Н. Храмцовской нельзя не согласиться в том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, вправе игнорировать различные методические рекомендации к работе архивов организаций и оставлять на свое усмотрение решение вопросов организации комплектования, хранения, учета и использования своих документальных фондов. Однако, полностью игнорировать существующие нормативные документы все же не стоит, ведь с их помощью можно разработать учитывающие специфику деятельности, локальные акты организации.

Также, при составлении номенклатуры дел организации будут полезны: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ─ для определения сроков хранения управленческих документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.); «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» ─ для определения сроков хранения технических документов (например, карт, технических паспортов и др.) [13, 14].

Также хочется обратить внимание читателей различия в правилах работы с управленческими и техническими документами. Если правила работы управленческих архивов имеют хорошую правовую базу, по ним написано множество статей, то с техническими архивами дела обстоят сложнее. Во-первых, потому что ответственность за ведение работы с техническими документами возлагается в организациях на технические отделы, которые далеки от знания правил делопроизводства. Во-вторых, правила работы с техническими документами имеют немногочисленную правовую базу. Помимо вышеуказанного Перечня к правовым документам можно отнести ГОСТ Р 21.1003–2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации», определяющего правила учет и хранения подлинников, порядок их восстановления, правила учета и хранения копий технических документов [15].

Теперь, когда рассмотрены все ступени иерархии правовых документов по функционированию архива организации, приведем наиболее распространенные замечания к архивам, касающихся несоблюдения правовых документов. К таким замечаниям относятся: несоблюдение установленного температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов в помещении архива, отсутствие учетных форм или их неправильное оформление и т. д.

Таким образом, рассмотрев правовую регламентацию функционирования архива организации, можно сделать следующие выводы:

 Архив организации как структурное подразделение организации нельзя рассматривать отдельно от самой организации, а следовательно при организации работы архива, нужно руководствоваться правовыми актами, регулирующими деятельность и архива, и самой организации.

 Требования к формированию дел и организации хранения управленческих и технических документов различны и регулируются отдельными актами. Архив управленческой и научно-технической документации должны вестись раздельно.

 Несмотря на рекомендательный характер установленных правил для организаций, только на их основе можно подготовить качественные локальные акты организации (Инструкцию по делопроизводству, Положение об архиве, номенклатуру дел и тд.).

Литература:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации»// Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст.4169.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 31.01.2016) //Собрание законодательства РФ. 1994. N 32.Ст. 3301.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
3. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2015) «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства РФ. 1998. N 7. Ст. 785.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
4. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.06.2015, с изм. от 29.12.2015) «Об акционерных обществах» // Собрание законодательства РФ. 01.01.1996. N 1. Ст. 1.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
5. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485–1 (ред. от 08.03.2015) «О государственной тайне» // Собрание законодательства РФ».1997.N 41. стр. 8220–8235.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
6. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) «О коммерческой тайне» // Собрание законодательства РФ».2004. N 32. ст. 3283.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
7. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. 2014. N 31. ст. 4398.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
8. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.; Справочно-правовая система Консультант плюс.
9. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» //Справочно-правовая система Консультант плюс.
10. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»(Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830) // Справочно-правовая система Консультант плюс.
11. Ларин М. В., Наумов О. В. О Правилах работы с архивными документами в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях / М. В. Ларин// Отечественные архивы. 2015. № 5. С.3–8.
12. Храмцовская Н. «Утверждены новые Правила организации хранения архивных документов в органах государственной власти, и организациях» http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_59.html
13. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2011. № 38.
14. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2007. № 46.
15. ГОСТ Р 21.1003.-2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации» М., 2009.