Автор: Романова Юлия Алексеевна

Рубрика: 1. Информатика и кибернетика

Опубликовано в

IV международная научная конференция «Технические науки: проблемы и перспективы» (Санкт-Петербург, июль 2016)

Дата публикации: 27.06.2016

Статья просмотрена: 66 раз

Библиографическое описание:

Романова Ю. А. Автоматизация процесса документооборота на предприятии [Текст] // Технические науки: проблемы и перспективы: материалы IV Междунар. науч. конф. (г. Санкт-Петербург, июль 2016 г.). — СПб.: Свое издательство, 2016. — С. 11-14.



Автоматизация процесса документооборота на предприятии

Романова Юлия Алексеева, студент

Балтийский государственный технический университет «Военмех» имени Д. Ф. Устинова

Целью статьи является модернизация подсистемы внешних пользователей в конфигурации 1С: ERP Управление предприятием. Новые функции подсистемы должны позволять клиентам формировать заявки на обслуживание, отслеживать состояния текущих заявок и производить контроль выполнения работ с помощью отчетов. Результатом модернизации подсистемы является возможность удаленного способа сотрудничества с предприятием.

Ключевые слова: подсистема, заявка на обслуживание, ERP-система

В настоящее время основным фактором успеха компании являются благоприятные взаимоотношения с клиентами. Именно новые потребности клиентов позволяют предприятиям малого и среднего бизнеса выходить на новые рынки, при этом использование компьютерных технологий помогает оптимизировать многие процессы и снизить затраты на них.

Всё больше предприятий различных масштабов по всему миру стремятся внедрить в свою работу средство управления, известное как ERP-система. В современном понимании ERP система (Enterprise Resource Planning) представляет собой интегрированную информационную систему управления предприятием. Она обеспечивает автоматизацию контроля, учета, планирования и анализа всех бизнес процессов. В основе работы ERP системы лежит управление единым хранилищем данных, которое содержит всю необходимую корпоративную информацию: финансовую, производственную, кадровую и информацию по запасам [3, c. 130].

Ключевыми достоинствами конфигурации 1С:ERP Управление предприятия являются:

– большие функциональные возможности на уровне ERP-систем международного класса;

– средства для конфигурации информационной системы в конкретных условиях эксплуатации;

– адаптация под нужды бизнеса. Существуют различные модули, которые могут работать как в совокупности с базовыми функциями, так и отдельно от них.

Рассмотрим пример для предприятия, занимающимся разработкой, внедрением и консультированием по программным продуктам «1С». Заявки на обслуживание клиентов ведутся в информационной системе. В этом документе хранится информация об исполнителе заявки, стоимости работы (используется для расчета зарплаты), техническом задании, истории изменения статуса заявки («Принята», «В работе», «Завершена», «Отказано» и др.).

Процесс формирования заявки на обслуживание выглядит следующим образом.

Клиент пишет письмо, в котором в свободной форме излагает информацию о работе. Руководитель отдела внедрения связывается с ним для уточнения деталей задания, сроках работ, стоимости и передает данные новой заявки менеджеру. Далее менеджер вводит корректную и полную информацию о заявке на обслуживание в ИC.

В подсистеме «Управление продажами» конфигурации 1С:ERP Управление предприятием предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет [2, c.76]. Клиенту дается доступ к информационной системе, в котором содержится логин и пароль для входа в подсистему внешних пользователей.

Следовательно, можно модернизировать подсистему таким образом, чтобы обеспечить возможность удаленного доступа клиента для работы с заявками на обслуживание.

Основными выявленными требованиями к подсистеме являются:

– создание новой заявки на обслуживание через удаленный доступ клиента;

– мониторинг состояния принятых к исполнению заявок;

– формирование отчета по результатам выполнения заявок.

Реализация этих требований позволит клиентам удаленно сотрудничать с предприятием.

Для отображения требований пользователя была разработана диаграмма вариантов использования, моделирующих функциональную (процессорную) структуру информационной системы посредством вариантов использования и отношений между ними представлена на рисунке 1.

Клиент предприятия через веб-браузер входит в подсистему внешних пользователей в конфигурации 1С:ERP Управление предприятием. Он может создать документ «Заявка на обслуживание», проконтролировать состояние текущих заявок и просмотреть общий отчет о заявках.

Руководитель отдела внедрения заходит в информационную систему компании и контролирует новые заявки на работу. После проверки введенных клиентами данных, руководить вводит заявку на обслуживание в работу и устанавливает документу соответствующий статус, который виден внешнему пользователю.

Рис. 1. Диаграмма вариантов использования

Заявка на обслуживание клиента представлена типовым документом «CRM_Событие», который дополнен необходимыми реквизитами. Форма документа для клиента изображена на рисунке 2.

Рис. 2. Форма документа «CRM_Событие» для клиента

При выборе «Желательного исполнителя» пользователю предоставляется выбор только из тех сотрудников, с которыми уже были трудовые взаимоотношения. Если же сотрудников нет в списке, это означает что компания, которую представляет пользователь, еще не сотрудничала с предприятием.

Конечным результатом учета в любой программе являются отчеты — средство анализа данных, представления результата деятельности и ее итогов [4, c.140]. Отчет «Сводная ведомость по заявкам на работу» предназначен для анализа текущего состояния заявок на обслуживание.

Отчет выполнен с помощью системы компоновки данных, поэтому пользователю предоставлена возможность самостоятельно задавать параметры и условное оформление отчета [1].

Форма отчета изображена на рисунке 3.

Рис. 3. Форма отчета «Сводная ведомость по заявкам на работу»

Таким образом, модернизация подсистемы внешних пользователей облегчит работу с большими объемами информации при предоставлении информационных услуг клиентам.

Литература:

  1. 1С:Предприятие [Электронный ресурс] // URL: http://www.v8.1c.ru. (Дата обращения: 12.05.2016).
  2. Амбрашина Е. В. — Использование механизма расширенной аналитики в "1С:Управление производственным предприятием»/ Е. В. Амбрашина ООО «1С-Паблишинг», 2013 г. — 177 с.
  3. Архипова Н. И. Исследование систем управления. Учебное пособие для вузов / Н. И. Архипова. — М.: «Издательство ПРИОР», 2002 г. — 214 с.
  4. Дубянский В. 1С: Предприятие. Конфигурирование и администрирование для начинающих / В. Дубянский, СПб: «БХВ-Петербург», 2010 г. — 170 с.
Основные термины (генерируются автоматически): внешних пользователей, Управление предприятием, модернизация подсистемы внешних, подсистемы внешних пользователей, подсистему внешних пользователей, Руководитель отдела внедрения, вариантов использования, ERP Управление предприятием, Форма отчета, новой заявки, информационной системе, систему управления предприятием, возможность удаленного, Форма документа, текущих заявок, информационную систему, информационной системы, Форма отчета «Сводная, новой заявки менеджеру, конфигурации информационной системы.

Ключевые слова

подсистема, ERP-система, заявка на обслуживание

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle
Задать вопрос