Авторы: Фролов Виталий Николаевич, Винокуров Герман Юрьевич

Рубрика: Новые технические решения

Опубликовано в Техника. Технологии. Инженерия №4 (6) октябрь 2017 г.

Дата публикации: 24.06.2017

Статья просмотрена: 34 раза

Библиографическое описание:

Фролов В. Н., Винокуров Г. Ю. Разработка информационно-справочной системы учета клиентов для организации // Техника. Технологии. Инженерия. — 2017. — №4. — С. 58-63. — URL https://moluch.ru/th/8/archive/68/2577/ (дата обращения: 22.02.2018).



Информационно-справочные системы учета необходимы каждой организации. Эти системы помогают упростить процедуру учета клиентов, сотрудников, товара, бухгалтерии и много других задач. Чаще всего для учета используются базы данных, в которые содержат в себе большое количество данных. Наиболее популярным программным обеспечением для разработки баз данных является Microsoft Access.

Ключевые слова: база данных, система, учет, Аccess, клиенты

Во все времена люди нуждались в методах хранения и обработки информации. В современном мире невозможно представить любое предприятие без собственной базы данных, которые в свою очередь хорошо справляются со своей задачей. Они обеспечивают надежное хранение информации в структурированном виде, а также быстрый доступ к ней. Любая организация нуждается в базе данных, которая удовлетворяла бы те или иные потребности компании по записи, хранению, управлению, администрированию и удалению данных.

Все чаще и чаще на рынке появляются множество технологий доступа к данным и серверов баз данных. У каждой базы данных есть свои отличительные черты. Приложения по обработке данных, которые создаются с невероятной скоростью, ориентированы на работу с большим количеством человек, которые могут находиться вдалеке от основного месторасположения сервера базы данных.

Основной целью нашего исследования является разработка базы данных «Информационно-справочная система учета клиентов для организации». В качестве объекта автоматизации наш выбор пал на организацию, представляющую широкий комплекс услуг в сфере творческой деятельности, а именно школу вокала и студию звукозаписи. Для ее реализации была выбрана среда разработки Microsoft Access. [1]

Среда Access невероятно удобна для программирования задач такого типа. Она предоставляет огромный функционал для программиста. В нее входят поистине шикарный набор простых в использовании инструментов, позволяющих быстро донести программе, что же хотел от нее программист. А также в качестве вспомогательного инструмента нами будет использоваться язык программирования и C#. [2]

База данных клиентов организации позволит существенно упростить работу для персонала, т. к. она будет не только записывать, и хранить информацию о клиентах, но также в ней будет возможность назначать клиентов на какое-либо время в расписании, выдавать абонементы и производить их учет. Также для персонала будут выводиться списки всех клиентов, преподавателей, абонементов с возможностью добавлять, редактировать, удалять и заносить в архив, вести бухгалтерию и печатать отчеты о проделанной работе.

И так, при разработке системы учитывалось, чтобы база данных была интуитивно понятна. В базе данных должно быть несколько форм:

  1. Главная кнопочная форма (Рис. 1). Она должна отображать такие элементы управления, как кнопки. Кнопкам буду присвоены переходы по формам и таблицам.

Рис. 1. Главная кнопочная форма

  1. Добавление и редактирование информации о клиентах (учениках) в базу данных. (Рис. 2). Форма для добавления клиентов содержит такую вводную информацию, как: личные данные, контактная информация, адрес места жительства, а также преподавателя, который будет обучать клиента. Форма имеет кнопки для добавления нового ученика, прокрутки уже записанных ранее данных, сохранения отредактированного материала, переноса записи в архив, а также удаление записи.

Рис. 2. Добавление и редактирование информации

  1. Добавление и редактирование информации о преподавателях школы и абонементов (Рис. 3, 4). Так же, как и форма добавления новых клиентов, форма преподавателей и абонементов будет немного похожа. Будут изменены только поля для ввода данных, которые вы можете посмотреть на рисунках 3 и 4.

Рис. 3. Добавление и редактирование информации о преподавателях школы

Рис. 4. Добавление и редактирование информации об абонементах

  1. Расписание на неделю. Форма расписания на неделю будет находиться отдельно и станет независимой. В нее будут входить надписи в левом крайнем столбце (время), а сверху будет строчка (дни недели). Под строчкой «дни недели» будут располагаться поля для ввода даты. А чтобы поставить какого- либо ученика на занятие, нужно будет всего лишь щелкнуть на поле с выпадающим списком и из всех клиентов выбрать нужного (см. таблица 1).

Таблица 1

Расписание

ПН

ВТ

СР

ЧТ

ПТ

СБ

ВС

11.07.17

12.07.17

13.07.17

14.07.17

15.07.17

16.07.17

17.07.17

9:00

Иванов

Иванов

Прослуш.

Иванов

Запись

10:00

_

Данилов

Запись

Данилов

Прослуш.

11:00

Самойлова

Чижин

Чижин

Самойлова

  1. Ведение абонементов. В организации введена абонементная система посещения. И для того, чтобы начать ходить на уроки, нужно приобрести абонемент. В абонемент входит 4, либо 8 занятий в месяц. Для того чтобы назначить абонемент какому-либо ученику, нужно перейти с главной кнопочной форму в форму ведения абонементов (Рис. 5). Для того чтобы выдать абонемент, вам нужно сначала добавить клиента в базу данных, а затем выбрать его, с помощью кнопок управления, в форме ведения абонементов, а затем нажать кнопку сохранить. В этой форме можно отмечать уроки на которые ученик пришел, не пришел, которые сгорели, либо, которые не оплачены, даты действия абонемента и его название.

Рис. 5. Работа с абонементами

Так как в данный момент учет, составление расписания, выдача абонементов для клиентов организации ведется вручную и это занимает не малое количество времени, то встает вопрос об увеличении скорости работы персонала. Благодаря разработке информационно — справочной системы учета, можно намного быстрее добавлять и редактировать информацию, составлять расписание и следить за абонементами. Разрабатываемая система поможет осуществлять работу более продуктивно, максимально повысит эффективность и будет отвечать современным условиям бизнеса.

Система гарантирует: стабильную работу программы (стабильность работы базы данных, без привлечения каких — либо специалистов, быстрота выполнения тех или иных запросов, а также высокую надежность); точные результаты поиска по клиентам организации; достоверный вывод информации в печать.

Все вышесказанное значительно упростит работу персонала и увеличит скорость работы, а также повысит качество обслуживание клиентов. Полная информация по ученикам и их абонементам, контроль расписания и оперативность помогут сэкономить время, чтобы уделить больше внимания на аналитическую и финансовую отчетность. Эта система поможет улучшить работу организации, а также предоставит больше времени и возможности по поиску новых клиентов, и уменьшит затраты.

Литература:

  1. Office // Microsoft. URL: https://products.office.com/ru-ru/access (дата обращения: 21.06.2017);
  2. C# // Microsoft. URL: https://docs.microsoft.com/ru-ru/dotnet/csharp/csharp (дата обращения: 21.06.2017).
Основные термины (генерируются автоматически): базы данных, учета клиентов, базе данных, баз данных, редактирование информации, базу данных, ведения абонементов, данных клиентов организации, собственной базы данных, новых клиентов, базы данных «Информационно-справочная, процедуру учета клиентов, большое количество данных, сервера базы данных, Microsoft Access, разработки баз данных, система учета клиентов, системы учета, форму ведения абонементов, работы базы данных.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle

Посетите сайты наших проектов

Задать вопрос