Деятельность организации, включая управленческое взаимодействие, в настоящее время не может обходиться без невербального взаимодействия. Отчеты, приказы, распоряжения, электронный документооборот — присутствуют в каждой организации. Управление происходит за счет постоянного перемещения большого количества документов, которые, для наилучшего функционирования организации, должны быть составлены, распространены, а также храниться согласно определенным требованиям.
Документ — это письменное юридическое доказательство, дающее право на совершение хозяйственной операции или подтверждающее факт ее исполнения.
Документооборот — процесс, целью которого является движение документов между моментами их создания, получения, завершения пользования, отправкой в архив.
На каждом этапе деятельности организации, с момента создания, до ликвидации, существует необходимость документирования деятельности. При отсутствии необходимой документации деятельность фирмы может быть прервана, поставщики, потребители, сотрудники фирмы могут не получить необходимую информацию, прерывается нормальное функционирование предприятия.
Особо велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций, а также для более эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов предприятия. Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий. Важную роль играют документы в контроле за сохранностью частной и коллективной собственности, не говоря о государственной. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, производимой на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотреблений.
Всю существующую в организации документацию по направленности можно разделить на две категории: во внешнюю среду (как входящие, так и исходящие), во внутреннюю среду.
К входящей документации можно отнести всю документацию, поступающую на имя фирмы: распоряжения и приказы от вышестоящих инстанций, решения суда, письма от налоговой инспекции, деловую корреспонденцию, коммерческие предложения, обращения граждан и т. п. Складывается входящий документооборот из:
- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.);
- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности;
- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации [1].
Исходящая документация включает в себя документы, отправляемые от имени фирмы: доклады об исполнении приказов, иски, кассации, деловая почта, ответы на запросы и жалобы.
К документации направленной во внешнюю среду можно отнести документы — не выходящие за пределы предприятия. К ним можно отнести распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания, постановления), финансово-бухгалтерскую (баланс, годовой отчет и т. д.), организационно-правовую (устав, штатное расписание, должностные инструкции и т. д.) и другую.
Документ полифункционален, т. е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Информативная функция — потребность в запечатлении информации, для того чтобы сохранить и передать её, присуща всем, без исключения документам.. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Социальная функция, присуща многим документам, так как изначально документ создается для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества [2].
Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
- документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
- документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.) [3].
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.
Документооборот организации, включая электронный документооборот, позволяет управленцу быстрее реагировать на происходящие изменения, доводить необходимую информацию до исполнителей. Также документация позволяет стандартизировать процессы, происходящие в организации.
В процессе существования организации создается огромное количество документов, и каждый из них функционирует совместно с другими. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД) [4].
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.
Унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов [2].
Проводиться унификация с целью сокращения количества используемых документов, и достижения совместимости различных систем документации.
В свою очередь стандартизация управленческой документации необходима для того чтобы каждый отдельный документ соответствовал существующим нормам и правилам по оформлению, принятых в виде стандартов ГОСТ.
Итак, мы можем сделать вывод, что управленческая коммуникация в современной организации тесно связана с существующим документооборотом фирмы, и воздействие управленца на происходящие изменения происходит при помощи документов, также как большинство принимаемых решений остается документировано.
Литература:
1. Кузнецова Т. В. Делопроизводство — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. — 215 с.
2. Шишин И. О. Корпоративный документооборот: Учебное пособие.– СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2008. — 88 с.
3. В. Е. Рева. Деловое общение: Учебное пособие. — Пенза, ПГУ, 2009. — 240 с.
4. Делопроизводство в бухгалтерии. Электронный ресурс. Режим доступа, http://abc.vvsu.ru/Books/delopro/page0004.asp, свободный. Дата обращения (05.06.2014)
