В статье представлен один из путей совершенствования организации перевозок нестандартных грузов, такой как электронный документооборот. Рассмотрены основные аргументы, обосновывающие возможность применения ЭДО для перевозок нестандартных грузов. Представлены основные преимущества применения данной программы в транспортно-логистической организации. Рассмотрен перечень сопроводительных документов при перевозке нестандартных грузов. Рассчитана экономическая эффективность перевозочного процесса при использовании электронного документооборота.
Ключевые слова: электронный документооборот, ЭДО, перевозка, нестандартный груз, совершенствование организации перевозки, транспортно-логистическая организация, экономическая эффективность.
В сфере автомобильных перевозок стала очень популярна транспортировка животных. Если раньше, в основном, перевозили сельскохозяйственных животных для их выращивания и убоя, то на сегодняшний день перевозки животных набирают обороты и становятся бизнесом. Помимо сельского хозяйства сейчас популярны перевозки экзотических животных для зообизнеса, фотосессий и выставок; животных для спортивных и домашних целей.
В связи с тем, что самыми долгими процессами в таких перевозках являются процессы погрузки, выгрузки и процесс прохождения таможни, то их необходимо совершенствовать. Как известно, именно эти процессы сопровождаются бумажной документацией. А для осуществления перевозок животных необходим особый перечень документов, таких как:
‒ договор купли/продажи животного;
‒ акт приема-передачи груза;
‒ документы на транспортировку и перевозку (товарно-транспортная накладная, книжка МДП, страховое свидетельство);
‒ документы расчетно-платежного содержания;
‒ ветеринарный паспорт;
‒ ветеринарное свидетельство формы № 1, которое выдается только государственной ветеринарной службой на основании представленных документов (ветеринарного паспорта), необходимых исследований и присутствия вашего питомца;
‒ ветеринарный сертификат (ветеринарное свидетельство при вывозе животных в страны СНГ), отвечающий требованиям страны импортера, оформленный государственным ветеринарным инспектором территориального управления Россельхознадзора взамен ветеринарного свидетельства формы № 1, при прохождении пограничного ветеринарного контроля или по месту отправки.
Проблема в том, что многие транспортно-логистические компании не могут позволить себе избавиться от бумажных носителей, хотя законодательством РФ еще в 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», приравнявший документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанные контрагентами.
Электронный документооборот позволяет организации обмениваться юридически значимыми документами, электронными международными товарно-транспортными накладными (CRM) и другими значимыми документами для транспортно-логистической компании через Интернет за считанные секунды и решать многие процессы в режиме реального времени.
Преимущества электронного документооборота для организации:
‒ компьютерная программа помогает создавать, подписывать и отправлять электронные документы, такие как заказы на перевозку, CRM, маршрутные листы, счета, акты с помощью нажатия нескольких кнопок, что значительно экономит время обмена документацией с контрагентами;
‒ сокращается время на ввод входящих/исходящих документов в учётную систему, так как все журналы заполняются автоматически;
‒ сокращаются затраты на ведение документооборота в организации, а именно на бумагу и картриджи для принтеров, файлы, печати и заправки для них, на архивы или другие места хранения документов;
‒ снижаются ошибки, связанные с человеческим фактором, за счет автоматического формирования документов;
‒ снижается риск потери документов, так как они хранятся в электронном виде;
‒ есть возможность создавать несколько учетных записей участника электронного документооборота у разных операторов, потом настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями;
‒ упрощается взаимодействие с контролирующими органами, с такими, например, как таможенные органы.
Для совершенствования перевозок животных путем внедрения электронного документооборота необходимо:
‒ составить список документов организации;
‒ изучить правила формирования, согласования и подписания документов;
‒ изучить схемы движения и процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
‒ изучить процессы передачи документов в архив;
‒ выявить бизнес-процессы, которые нуждаются в автоматизации.
Изучать процессы документооборота и заниматься внедрением ЭДО будет экспертная группа, созданная руководителем организации. В неё будут входить:
‒ IT-специалисты, которые будут заниматься подключением и внедрением программы;
‒ специалисты юридического отдела будут создавать документы и проверять их;
‒ HR-специалисты — будут взаимодействовать с грузоотправителями и грузополучателями.
После этого необходимо рассчитать экономическую эффективность внедрения данной программы для совершенствования перевозки животных на примере ООО «ПЭК».
По статистике на 2017г. в организации работает 4045 сотрудников, с пятидневной рабочей неделей продолжительностью 40 часов. При работе с бумажными документами сотрудник в среднем затрачивает 40 % рабочего времени. Рассчитаем время, необходимое на обработку документов в бумажном носителе.
T=N*t*k, где
T — время, необходимое на обработку документов в бумажном носителе за месяц, час;
N — количество работников организации, чел.;
t — количество рабочих часов в месяц, час;
k — процент времени затрачиваемого для обработки бумажных документов, %.
Т1= 4045 * 160 * 40 % = 258880
Теперь рассчитаем время, необходимое на обработку документов с применением электронного документооборота. Здесь сотрудник затрачивает около 10 % рабочего времени.
Т2= 4045* 160* 10 % = 64720
Годовая экономическая эффективность использования электронного документооборота в организации численностью 4045 сотрудников составила:
Т=(Т1-Т2)*12
Т=(258880–64720)*12=2329920
Чем меньше времени сотрудники тратят на работу с информацией, тем больший экономический эффект принесет проект от внедрения ЭДО.
Сравним время, затрачиваемое на выполнение работ с документацией. Данные представлены в таблице 1.
Таблица 1
Время выполнения работ сдокументацией
|
Выполняемая работа |
Среднее время обработки бумажного документа |
Среднее время обработки электронного документа |
|
Регистрация документа |
4 мин |
1 мин |
|
Поиск документа |
8 мин |
2 мин |
|
Доставка до клиента |
от 15 мин до 3 дней |
2 мин |
|
Подготовка отчета |
40 мин |
10 мин |
|
Согласование документа |
6 часов |
30 мин |
Использование ЭДО при транспортировке животных обеспечивает экономию ресурсов времени работников организации, улучшение деловых коммуникаций во внешней и внутренней среде компании, обеспечивает увеличение прибыли за счет повышения производительности труда сотрудников и уменьшения рисков получения убытков, таких как задержка животных на таможне.
Литература:
- Аникин, Б. А. Логистика / Б. А. Аникин. — М.: Проспект, 2016. — 406 с.
- Гуржий А. В. Проблемы конкурентоспособности российской экономики // Современные научные исследования и инновации. 2017. № 10.
- Миргородский М. А. Особенности выбора подвижного состава на примере перевозки животных // Вестник Сибирской государственной автомобильно-дорожной академии. — 2014. — Вып. 9. — С. 17–21.
- Плужников К. И., Чунтомова Ю. А. Транспортные документы экспедитора и оператора мультимодальной перевозки.-М.:ТрансЛит, 2016. — 176 с.
- Шишков В. И. Совершенствование системы управления грузовыми автомобильными перевозками / Шишков В. И. — М.: Транспорт, 2015. — 96 с.
