Цифровизация транспортных документов как инструмент эффективной работы автотранспортного предприятия



Современные условия развития транспортного комплекса предполагают трансформацию документации из бумажного формата в электронный, данный переход необходим для экономии ресурсов, систематизации информации и снижения издержек любого транспортного предприятия, но любой процесс перехода к более новым технологиям требует оценки перспектив от их внедрения.

Ключевые слова: автомобильный транспорт, автотранспортное предприятие, транспорт, транспортная документация, транспортный процесс, электронная транспортная накладная, электронный документ, цифровизация, цифровая экономика.

Modern conditions for the development of the transport complex imply the transformation of documentation from paper format to electronic, this transition is necessary to save resources, systematize information and reduce the costs of any transport enterprise, but any process of transition to newer technologies requires an assessment of the prospects from their implementation.

Keywords: automobile transport, motor transport enterprise, transport, transport documentation, transport process, electronic bill of lading, electronic document, digitalization, digital economy.

В конце 90-х годов XX века Россия вступила в глобальную систему цифровизации и всеобщего интернета. К началу XXI века уже никто не представляет себе жизнь без цифровых устройств, в связи с чем политика государства направлена на увеличение цифровых технологий в транспортном секторе.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2017 г. № 1632-р утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации», целями которой являются:

— создание экосистемы цифровой экономики Российской Федерации, в которой данные в цифровой форме являются ключевым фактором производства во всех сферах социально-экономической деятельности и в которой обеспечено эффективное взаимодействие, включая трансграничное, бизнеса, научно-образовательного сообщества, государства и граждан;

— создание необходимых и достаточных условий институционального и инфраструктурного характера, устранение имеющихся препятствий и ограничений для создания и (или) развития высокотехнологических бизнесов и недопущение появления новых препятствий и ограничений как в традиционных отраслях экономики, так и в новых отраслях и на высокотехнологичных рынках;

— повышение конкурентоспособности на глобальном рынке как отдельных отраслей экономики Российской Федерации, так и экономики в целом [1].

Что касается перехода к цифровизации в сфере электронного документооборота, то в России уже запущены пилотные проекты, а обязательный обмен электронными транспортными накладными планируется ввести с 1 января 2023 года.

05 августа 2021 года в ходе совещания Президента с членами Правительства РФ, глава Минтранса Виталий Савельев отметил, что в 2020 году в России было напечатано более 3 миллиардов транспортных накладных, из них 1 миллиард 560 миллионов — это первично напечатанные, плюс дубликаты, плюс копии, это примерно эквивалентно 700 железнодорожным вагонам, заполненным бумагой. Ещё один интересный показатель, который дают эксперты, — это стоимость затрат на один бумажный документ — около 100 рублей. Перевод документов в электронный вид обеспечит сокращение транзакционных издержек, что, в свою очередь, приведёт к снижению конечной стоимости товаров, так как в стоимости каждого товара присутствует так называемая транспортная составляющая [2].

Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1. Правил дорожного движения Российской Федерации», утверждена форма транспортной накладной, где среди основных показателей отражены следующие — грузоотправитель, грузополучатель, клиент, груз, сопроводительные документы на груз, условия перевозки и т. д. [3].

Следовательно, при создании электронного документооборота, будут задействованы фактически все участники транспортного процесса — грузоотправители, грузополучатели, логистические компании, фрахтовщики, фрахтователи и обязательным элементом в этой системе выступают государственные органы.

На рисунке 1 представлена модель взаимодействия участников транспортного процесса при перевозке груза.

Рис. 1. Модель информационного взаимодействия участников транспортно-логистической деятельности [4]

Примерная схема взаимодействия участников перевозочного процесса должна исходить из того, что на каждом этапе передвижения груза каждому из участников будет доступна полная информация обо всех изменениях объекта перевозки и пути следования, а также о персональных данных перевозчика, водителя и т. д.

Международный разработчик SaaS-сервисов и Enterprise-решений для B2B и B2G взаимодействия — Docrobot и один из ведущих системных интеграторов, занимающий лидирующие позиции на рынке информационных технологий стран СНГ — TerraLink, проанализировали готовность участников логистической отрасли к обязательному переходу на электронные транспортные накладные и провели опрос, согласно которому 37 % компаний занятых перевозками, пока оценивают свою готовность к цифровизации только на один балл по десятибалльной шкале (рисунок 2) [5].

Рис. 2. Готовность компаний к обязательной ЭТрН

При этом, если следовать общим тенденциям цифровизации транспортных перевозок, то можно выделить много положительных моментов при использовании электронной транспортной накладной, которые позволят повысить эффективность работы автотранспортного предприятия и транспортного комплекса:

— экологический фактор, благодаря которому сокращается использование бумаги, следовательно, это приведет к уменьшению расхода энергии и меньшему выделению CO2 в процессе производства;

— возможность видеть всем участникам перевозочного процесса электронный документ уже в момент первого этапа перевозки, что позволит повысить эффективность перевозки и снизить затраты, которые могут быть связаны с временными интервалами подачи, движения и погрузки-разгрузки транспортного средства;

— все участники транспортного процесса должны обладать электронной цифровой подписью, которая имеет защиту, что позволяет свести к минимуму риск оказания услуг неквалифицированными работниками. Это говорит о том, что цифровая подпись должна выдаваться и подтверждаться только работником организации, который допущен к выполнению ограниченного спектра услуг. Кроме того, данный аспект позволит сразу же найти работника, который отвечал за определенную операцию при возникновении форс-мажорных обстоятельств или обстоятельств, которые требуют обязательного расследования;

— с учетом того, что электронные транспортные документы должны контролироваться органами государственной власти, это позволит выпустить на рынок грузовых перевозок только участников, которые зарегистрированы установленным образом и имеют соответствующие лицензии, например, лицензию на перевозку опасных грузов и т. д. Немаловажную роль будут выполнять сведения, которые должны поступать из Федеральной налоговой службы России о том, что организация действующая и выполняет свои налоговые обязательства, а также из Госавтоинспекции о том, что транспортное средство зарегистрировано и имеет право свободного передвижения по дорогам общего пользования;

— введение электронного документооборота создаст прозрачность для всех участников транспортного процесса и позволит доказать реальность хозяйственных операций при проведении камеральных и выездных налоговых проверок Инспекциями Федеральной налоговой службы России;

— при нарушении законодательства любого уровня, органам государственной власти должно быть предоставлено право временной блокировки услуги перевозки груза с последующим вынесением судебного решения по спорному вопросу;

— переход к информационным ресурсам должен снизить нагрузку на сотрудников Госавтоинспекции — при введении QR-кодов достаточно будет воспользоваться планшетом и считать всю информацию по перевозочному документу;

— применение информационных технологий позволит зашифровать и передать информацию грузоотправителя (условия договора перевозки, о водителе, грузе, сопроводительных документах), перевозчика (сведения о приёме и сдаче груза), грузополучателя (сведения о приёме груза и его характеристиках) и других сведений;

— позволит организации приобрести ограниченное количество электронных подписей для сотрудников, например, достаточно выдать электронную подпись только менеджеру по логистике, которые будут отвечать за прием и отгрузку груза, что позволит снизить нагрузку на сотрудников и повысить производительность труда;

— оператор по передаче информации должен быть определен государственным органом и заноситься в специальный реестр, что позволит распределить ответственность и в дальнейшем совершенствовать электронную систему передачи данных путем систематизации ошибок и исправления их в самые кратчайшие сроки;

— при переходе на информационные носители, необходимо будет хранить информацию об электронном документообороте, что позволит оперативно обратиться к документам по перевозочной деятельности как минимум за 3 года, что позволит восстановить документацию при ее потере на других источниках;

— с учетом того, что участникам транспортного процесса необходимо будет закупить специальные устройства — планшеты, смартфоны и т. д. со специальным программным обеспечением, то это позволит повысить уровень цифровой грамотности сотрудников компании. Кроме того, расширение программных устройств позволит внедрить дополнительные функции, которые ранее не были у транспортной организации, например, возможно введение отслеживание перемещения водителя в режиме реального времени и расчет времени доставки груза до места разгрузки.

Кроме того, внедрение электронной транспортной накладной при перевозке грузов имеет свои недостатки:

— с учетом того, что все участники транспортного процесса будут взаимодействовать со специализированным оператором по передаче данных, то за обслуживание необходимо будет вносить определенную плату;

— для работы в информационной системе необходимо устанавливать специальное программное обеспечение, которое необходимо будет поддерживать и постоянно обновлять;

— для правильной работы необходимо проводить специальные обучающие семинары для сотрудников компании, которые связаны с работой программного обеспечения по передаче данных о грузе.

Переход к информационным технологиям необходим для правильного функционирования транспортной отрасли, а введение электронной транспортной накладной должно положительно отразиться на транспортном процессе перевозки груза, в том числе это позволит совершать быстрый обмен транспортных документов, управлять процессом перевозки из любого места и с любого устройства при наличии подключения к интернету, благодаря системе шифрования можно будет найти любой документ, который относится к определенной перевозке груза и сохранить эти сведения на сервере, а отказ от бумажных носителей позволит сократить издержки предприятия не только на приобретение бумаги, но и содержание архива, что актуально при проведении проверок государственными органами.

На основании вышеизложенного, перевод документов в электронный вид создаст предпосылки к ведению открытого и прозрачного бизнеса, так как предоставит государственным органам доступ к формированию налогооблагаемой базы, что может значительно сократить срок проведения проверок фискальными органами.

Литература:

1) Распоряжение Правительства Российской Федерации от 28 июля 2017 г. № 1632-р утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации», [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71634878/ (дата обращения: 03.02.2022);

2) Совещание с членами Правительства, официальный сетевой ресурс Президента России, [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://kremlin.ru/events/president/news/66327 (дата обращения: 03.02.2022);

3) Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации», [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/400011454/ (дата обращения: 03.02.2022);

4) «Эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа на автотранспорте», ФГУП «ЗащитаИнфоТранс», [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://cdto.ranepa.ru/case6–1 (дата обращения: 03.02.2022);

5) «Планы и реальность: как компании из сферы логистики готовятся к обязательному ЭДО, предложенному ФНС», TerraLink, [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://terralink.ru/articles/elektronnyy-yuridicheski-znachimyy-dokumentooborot/plany-i-realnost-etrn/ (дата обращения: 03.02.2022).