Одним из существенных вопросов при формировании системы делопроизводства в любой организации является определение структуры служебной единицы, отвечающей за документационное обеспечение. Уровень сложности такой структуры определяется двумя факторами — объемом документооборота в организации и технологиями работы с документами.
В организации могут быть представлены различные структурные единицы, отвечающие за документооборот: секретариат; экспедиция; отдел по регистрации и учету документов; группа по контролю исполнения документов; отдел по работе с обращениями граждан; отдел по изготовлению документов; отдел совершенствования делопроизводства; копировально-множительное бюро; протокольная группа; редакционная группа; приемная; архив [2].
При этом в крупных организациях, с большим объемом документооборота, возможно функционирование сразу нескольких из перечисленных структурных единиц или даже все. Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В небольших же организациях с малым объемом документооборота может наблюдаться совмещение нескольких функций в одном подразделении или даже в компетенции одного сотрудника (например, в небольших компаниях весь документооборот обычно ведется одним секретарем).
Универсальной зависимости между объемом документооборота и численностью службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на сегодняшний день не выделено. В советское время, согласно Единой государственной системе делопроизводства, сформированной по приказу Главного архивного управления при Совете Министров СССР, было установлено, что необходимость создания отдельного подразделения ДОУ появляется, если объем документооборота в организации составляет более 10 тыс. документов в год [4].
Современные исследователи, в частности, Бобылева М. П., конкретизирует установившиеся требования к объему документооборота как условию создания службы ДОУ. Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря. При годовом обороте от 10 до 25 тыс. документов в учреждении уже необходимо создание определенной группы сотрудников — службы ДОУ, с выделением ответственных за отдельные участки работы. В организации с годовым оборотом от 25 до 50 тыс. документов подразделение ДОУ уже должно контролировать сразу несколько участков работы — обработку и регистрацию документов, контроль над их исполнением, ведение архива. Учреждение с документооборотом от 50 до 100 тыс. документов в год должно иметь еще более развитую структуру. Наконец, в организации с оборотом свыше 100 тыс. документов в год должна присутствовать сложная структура документационного обеспечения [1].
Современные специалисты выделяют три основных организационных формы службы ДОУ: канцелярия, управление делами, общий отдел.
Канцелярия функционирует на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В ее структуру традиционно включают экспедицию (осуществляет прием и отправку всеми видами связи документации и корреспонденции), бюро учета и регистрации документов, бюро контроля (инспекцию; призвано контролировать соблюдение сроков исполнения распоряжений руководителя), архив (принимает на хранение документы и передает их на государственное хранение) [3].
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой происходит работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Управление делами, в свою очередь, принято подразделять на секретариат, обслуживающий руководство организации в повседневной работе с документами, и отдел рационализации делопроизводства, отвечающий за совершенствование документационного обеспечения организации, нормативно-методическое обеспечение делопроизводства, подготовку классификационных справочников — номенклатур дел, классификаторов и т. п. [5].
В органах исполнительной власти стандартной формой службы ДОУ является общий отдел. Эти подразделения обычно включают в себя те же участки работы, что и канцелярия, при этом в них как в более сложных структурах образуются дополнительно такие подразделения, как приемная и протокольный отдел, группа писем. Присутствие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих организациях.
Приемная во главе с секретарем нацелена на оперативную работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. В свою очередь протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Данная структура выполняет подготовку проектов нормативно-распорядительных документов, их редактирование, оформление и выпуск. В число таких документов входят письма и справки, а их согласование обязательно с другими структурными единицами. Также протокольная группа анализирует документы, подготовленные структурными подразделениями, выносит заключения по этим документам, организует и проводит заседания коллегиального органа, документирует их ход.
Таким образом, структура службы ДОУ в организации традиционно зависит от масштаба деятельности этой организации и, как следствие, объема годового документооборота. Однако универсальных и утвержденных законодательно правил структурирования таких подразделений нет, они определяются по инициативе учредителей организаций.
Литература:
- Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. — М.: ТЕРМИКА, 2011.
- Кузнецов С. Л. Применение современных технологий в работе с документами. — Секретарское дело. — 2009. — № 1 (3).
- Кузнецова Т. В. Делопроизводство. Учебник для вузов / Т. В. Кузнецова, Т. А. Быкова, Л. А. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина. — М.: МЦФЭР, 2010.
- Ларин М. В. Управление документацией в организации / М. В. Ларин. — М.: Научная книга, 2002.
- Фионова Л. Р. Организация и технология документационного обеспечения управления / Л. Р. Фионова. — Пенза, 2013.
