В статье приводится классификация и анализ состава системы документационного обеспечения управления органов внутренних дел. Описывается необходимость совершенствования системы документационного обеспечения управления органов внутренних дел.
К лючевые слова : документирование, система управления, документационное обеспечение, подразделения делопроизводства.
В любой организации документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании по установленным формам информации, необходимой для управления, то есть в создании документов. Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот.
Под документооборотом принято понимать движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов. В органах внутренних дел документооборот комбинированный, что позволяет соединить достоинства электронного и традиционного документооборота, при этом сводя к минимуму их недостатки. Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с традиционными — бумажными.
Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям прохождения документов. В первую очередь это оперативность и целенаправленность.
В органах внутренних дел практически каждый сотрудник в той или иной степени связан с процессами документирования управления, так как он является одновременно и создателем и исполнителем документов.
В правоохранительных органах практически нет сотрудников, которые в какой-либо степени не были связаны с делопроизводством. В структуре любого ОВД выделяют подразделения, которые обеспечивают делопроизводство. Но специфика документационного обеспечения управления в системе органов внутренних дел проявляется в деятельности большинства структурных подразделений. Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления органов внутренних дел и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности.
Те же элементы работы служб ДОУ можно выделить в деятельности служб и прочих подразделений.
Таблица 1
Документы, образующиеся в деятельности служб
|
Вид службы |
Вид документов |
|
Криминальные службы |
Документирование оперативной работы |
|
Профилактические службы |
Документирование профилактической работы |
|
Службы обеспечения общественного порядка |
Документирование правонарушений |
|
Службы лицензионно разрешительной работы |
Документирование обеспечения общественной безопасности |
Приказами МВД регулируются различные стороны оперативно-розыскной и служебной деятельности органов внутренних дел. Так, например, приказами и ведомственными инструкциями устанавливается порядок регистрации, оформления, учета, хранения служебных документов.
Нормативные акты, регулируют обеспечение режима секретности в органах внутренних дел и устанавливают правила работы с секретными документами. Некоторые приказы МВД регламентируют определенные направления деятельности органов внутренних дел, их служб, подразделений. Содержат образцы бланков различных видов служебной документации, и определяют порядок их заполнения.
Рис. 1. Виды документов, образующиеся в деятельности ОВД
Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются внутри организации ОВД. В зависимости от назначения они подразделяются: на распорядительные, отчетные и документы общего характера.
К распорядительным документам относятся письменные правовые акты управления (должностные инструкции, инструкции по делопроизводству приказы, указания, планы).
Информация о выполненных заданиях, поручениях, запланированных мероприятиях содержится в отчетной документации (отчет о работе, рапорт или докладная записка, справка и другие).
Группа документов общего характера содержит в себе документы по различным вопросам деятельности органа, подразделения (акт, протокол, служебное письмо, телеграмма и другие).
Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыскную деятельность ОВД. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД РФ.
К уголовно-процессуальным документам относятся протоколы следственных действий, постановления, в которых содержатся сведения по расследованию уголовных дел. Требования к их содержанию и оформлению определены уголовно-процессуальным законодательством.
Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об административно правовых нарушениях, акты обследования объектов разрешительной системы и т. д.) отражают административную деятельность ОВД по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности.
В органах внутренних дел существует два вида делопроизводства: общее и специальное.
К общей управленческой деятельности министерства относится общее делопроизводство. Подобного рода деятельность характерна для любого органа управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе исполнения этой деятельности. Общее делопроизводство осуществляет обеспечивающие функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу) аппарата управления.
К специальному делопроизводству относятся документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа характерны только для отдельных видов организаций, в данном случае деятельности ОВД. Данный вид делопроизводства включает в себя составление и оформление уголовных, административных, оперативных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по охране общественного порядка и борьбе с преступностью.
Документирование информации, составляющую государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в ОВД по специальным правилам. Они направлены на предотвращение случайной утраты документов и утечке содержащихся в них секретных сведений.
Рис. 2. Задачи делопроизводства
Специфика деятельности органов внутренних дел позволяет выделить особую роль документационного обеспечения управления для всех категорий сотрудников. Так как деятельность непосредственно связана с документами и документированием, изучение нормативно-методических основ документационного обеспечения управления должно стоять на одном уровне с овладением других норм права.
Многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.
На сотрудников оперативного состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства: своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление, а так же соблюдение установленных правил работы с секретными документами.
В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции.
Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы. На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности.
На руководителей возлагается ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы для сотрудников подразделений делопроизводства и режима.
В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов.
Рис. 3. Субъекты делопроизводства
Подразделения делопроизводства в своей деятельности осуществляют ведение, организацию и совершенствование документационного обеспечения управления на основе применения современных технических средств работы с документами, а так же методического руководства и контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел.
Задачи и функции режима, а так же порядок работы подразделений делопроизводства, регламентируются положениями утверждаемыми руководителями ОВД, а функциональные обязанности сотрудников подразделений регулируется должностными инструкциями работников.
Данные подразделения являются самостоятельными структурными подразделениями органов внутренних дел, подчиненными непосредственно руководителю органа внутренних дел.
На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение основных задач. На руководителей органов внутренних дел возлагается, прежде всего, контроль над состоянием документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание оптимальных условий работы для сотрудников подразделений делопроизводства
Рис. 4. Обязанности должностных лиц при работе с документами
В некоторых случаях на сотрудников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел может возлагаться прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции (в иные дни эту обязанность осуществляют работники секретариата).
Содержащиеся в документах сведения, используются только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.
В органах внутренних дела передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа или его заместителей, в зависимости от запроса. О передаче документов производятся соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.
Представителям средств массовой информации передача документов и их копий осуществляется аналогичным образом через соответствующее подразделение органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.
Таким образов отдел делопроизводства в органах внутренних дел осуществляет основную работу с документами, которые образуются в деятельности органов внутренних дел. Сотрудники отдела осуществляют прием и регистрацию входящей и исходящей документации, а так же подготавливают дела для их дальнейшего хранения.
Литература:
- Приказ МВД России от 30.06.2012 N 655 (с изм. от 23.12.2020) «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения»
- Приказ МВД России от 20.06.2012 N 615 (с изм. от 23.12.2020) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»
