Одной из важнейших составных частей, создающих деловой имидж любой организации, является наличие эффективной системы документационного обеспечения управления (ДОУ). Под данным понятием подразумевается деятельность, направленная на создание в организации системы документирования и осуществляемая специальной службой на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации и действующего, по общему правилу, согласно специальной Инструкции по делопроизводству».
Документационное обеспечение управления в современных организациях осуществляется в соответствии с требованиями, установленными государством. В соответствии с нормами законодательства, управление делопроизводством должно осуществляется специальным подразделением — службой документационного обеспечения управления.
Службу обычно возглавляет непосредственно руководитель учреждения. При этом в небольших организациях с численностью до 100 сотрудников и малым объемом документооборота полномочия по управлению службой могут возлагаться на одного из штатных сотрудников.
Главная цель работы службы документационного обеспечения — руководство документооборотом. Работа с документами требует постоянного совершенствования форм и методов с целью минимизации рисков для организации. В повседневной работе важно обеспечивать единый порядок документирования, сокращать документооборот, чтобы не создавать путаницы.
Одной из основных задач документационного обеспечения управления является совершенствование документационного обеспечения и применение новых технологий. Так, на сегодняшний день активно применяются вычислительная и организационная техники, которые направлены на совершенствование реализации деятельности организации [5].
Подразделение организации, которое отвечает за документооборот, выполняет ряд важных функций. К ним относятся: экспедиционная обработка, регистрация, исполнение, изготовления, копирования и размножения документов. Сюда же входит разработка бланков документов, номенклатуры дел; документационная работа по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и др. [3].
Повседневная деятельность сотрудников, занятых документационным обеспечением в организации обычно регламентируется рядом документов, среди которых можно выделить: положение о службе; инструкция по документационному обеспечению; инструкция по организации рабочих мест сотрудников; нормативно закрепленные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению в организации. В ряде случаев могут разрабатываться и другие акты, регламентирующие деятельность сотрудников-документоведов [2].
Организация документационного обеспечения на федеральном уровне включает в себя три блока учреждений. Первым является Управление делами, который включает в себя министерства, ведомства России. В состав данного блока включены: канцелярия-инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.
Вторым блоком является общий отдел. В данную группу входят делопроизводственные учреждения в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. В состав данного блока включаются: подразделения по учету и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба и архив.
В третий блок включены канцелярии министерств и ведомств автономных республик в составе РФ, а также промышленные объединения, располагающиеся в различных научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах [6]. В тех учреждениях, которые в силу своей организационной структуры, не располагают отдельным подразделением или службой, занимающейся документационным обеспечением, такую функцию выполняет секретарь-руководитель или другое специально выделенное для этого должностное лицо.
Существует четкая дифференциация сотрудников, занятых в сфере документационного обеспечения. С учетом данного разделения можно выделить три уровня работников данной сферы.
Первый уровень сотрудников — руководители. В данную группу входят: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
Второй уровень работников документационного обеспечения организации — специалисты. Данную группу составляют: архивист, помощник, секретарь-референт, методист, редактор, инспектор.
Третий уровень составляют технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка [1].
Если говорить об операциях, которые должны выполнять сотрудники документационного обеспечения в организации, то необходимо отметить тот факт, что они также четко регламентированы. Существует ряд основных групп операций, которые выполняет служба документационного обеспечения: контролирование соблюдения стандартов в делопроизводстве; экспедиционная обработка и доставка документов; регистрация документов и учетно-справочная работа; контролирование исполнения документов; формирование, хранение и использование дел; выпуск распорядительной документации; изготовление служебных документов.
В состав основных функций, которые выполняет сотрудник или служба документационного обеспечения входят разные виды работ. Эти работы подразделяются: технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести: первоначальная обработка входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; информационно-справочная работа по документам организации; машинописное изготовление документов; копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы документационного обеспечения выделяются: подготовка к докладу руководству поступающих документов; своевременное рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов; организация хранения документов в структурных подразделениях; организация работы архива в соответствии с правилами Федерального архивного агентства; организация повышения квалификации работников делопроизводственной службы; организация условий труда сотрудников; организация делопроизводства по обращениям граждан; разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами [4].
К контрольным функциям относятся: контролирование правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству; контролирование сроков исполнения документов; контролирование работы с документами в структурных подразделениях; контролирование хода и результатов исполнения документов; контролирование хранения дел; контролирование правильности оформления дел, подлежащих сдаче в архив.
Служба документационного обеспечения в организации может выполнять ряд функций, которые можно охарактеризовать как методические. Такие функции, будут в себя включать: разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы
Литература:
- Астахова Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л. В. Астахова // Делопроизводство. — 2009. — № 2.
- Бахтеев Ю. Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие / Ю. Д. Бахтеев, В. Ф. Захаров. — Пенза: ПГУ, 2013.
- Белов А.Н «Делопроизводство и документооборот»: Учебное пособие М.: Эксмо, 2010.
- Быкова Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. — М.: МЦФЭР, 2012.
- Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. Учебное пособие / М. В. Кирсанова. — М.: ИНФРА-М, 2013.
- Румынина Л. А. Делопроизводство / Л. А. Румынина. — М.: Издательство Мастерство, 2010.
