Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, которые становятся объектами и субъектами передачи информации. В свою очередь, результатом отражения информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.
Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт. Документ — результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. [1, с. 7]
Документы служат носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования значительна и постоянно возрастает. [2, с. 5]
Эффективность деятельности любого учреждения в большой степени зависит от рациональной организации работы с документами в ней — правильности и точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.
В рациональной организации управленческой деятельности работа с документацией стоит на первом месте. Поэтому сегодня вместо привычных понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» все чаще употребляют понятие «управление документацией организации».
Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до их передачи на государственное хранение или уничтожения. [3, с. 3]
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
- Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
- Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
- Систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда).
Рост масштабов деятельности постоянно ставит вопрос об повышении эффективности ДОУ. Основные проблемы, возникающие при этом, можно охарактеризовать как:
1) нарушение целостности представления деловых процессов, повышение количества нештатных ситуаций;
2) недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления и способности поддерживать внешние контакты;
3) падение производительности труда (ощущение недостатка в ресурсах: трудовых, материально-технических, коммуникационных, информационных и т. д.)
В рамках современных концепций ДОУ важно учитывать ряд вопросов, определяющих эффективность их реализации, — технических, технологических, нормативно-правовых и организационных. Технические вопросы, определяющие формирование соответствующей инфраструктуры (компьютерные сети, программные комплексы, коммуникации и т. д.), во многом уже решены и определяются лишь финансовыми возможностями организаций. Технологические проблемы в основном также решаемы имеющимися средствами (СASE, CALS, workflow и др.). Существенные проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы и особенно в решении организационных вопросов. Необходимо наличие квалифицированных (и понимающих необходимость перемен) исполнителей, а самое главное — руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами — документы изготавливают сами их авторы. [4, с. 64]
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести:
− осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
− регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
− ведение информационно-справочной работы по документам организации;
− машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
− копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
− разработка и проектирование бланков документов;
− подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
− подготовка к докладу руководству поступающих документов;
− организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
− регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
− организация хранения документов в структурных подразделениях;
− организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
− повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
− организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
− организация делопроизводства по обращениям граждан;
− разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
− контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
− контроль за сроками исполнения документов;
− осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
− организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
− обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
− обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
− разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
− проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
− проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. [5, с. 21]
Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:
− высокое качество документов;
− оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д);
− оперативность в составлении и прохождении документов.
Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры:
− внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;
− распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;
− оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.
Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность. [6]
Литература:
- Глухова О. В. Документационное обеспечение управления: курс лекций / О. В. Глухова — Волгоград: НОУ ВПО ВИБ, 2013. — Саратов: Издательство «Вузовское образование», 2014–72 с. — (Специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), 260807 Технология продукции общественного питания, 030912 Право и организация социального обеспечения, 120714 Земельно-имущественные отношения)
- Медведева О. В. Основы документационного обеспечения управления. Курс лекций, 2-е изд., перераб. и доп — Краснодар: Южный институт менеджмента, 2012; Электронно-библиотечная система IPRbooks, 2012. — (Высшее образование). — 175 с.
- Парова Л. М. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — Калининград: Изд-во РГУ им. И. Канта, 2008. — 110 с.
- Документационное обеспечение управления: учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление» / [А. С. Гринберг и др.]. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 391 с.
- Шевченко, М. В. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие / М. В. Шевченко. — Белгород: Изд-во БГТУ, 2013. — 186 с.
- Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой ученый. — 2016. — № 2. — С. 431–434.
