Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами, путем совершенствования всех информационно- документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, является одним из важнейших направлений управленческой деятельности.
Документы как носители информации выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней деятельности любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и в частности отдельных сотрудников. В деятельности организации документы служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.
Каждый документ несет в себе определенную информацию и имеет индивидуальную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Главным реквизитом документа является его текст — речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи [2]. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется управленческим (официальным).
Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:
- Издавать документы только в пределах своей компетенции;
- Соблюдать при подготовке документов действующие нормы законодательства;
- Соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.
К сожалению, многие руководители и работники, отвечающие за правильностью и точностью составления документов, не знакомы с правилами их оформления, что приводит к отсутствию упорядоченной системы ведения делопроизводства. Именно рациональное и четко организованное делопроизводство может существенно увеличить эффективность деятельности организации.
Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [2].
Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). ДОУ — это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [2]. Появление данного термина в первую очередь связано с внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники и сетевых технологий.
Документационное обеспечение управления служит выполнению основных функции на предприятии, а именно:
планирование (планы); организация (составление устава и положений, штатного расписания, правил внутреннего распорядка);
мотивация (трудовые контракты, приказы по личному составу, использование тестов, анкет);
контроль (сбор сведений, отчёты); учёт (обработка статистической, бухгалтерской, технической документации);
инструктирование (составление инструкций, методических указаний).
Основными задачами документационного обеспечения управления являются:
- Обеспечение рационального использования документов в деятельности предприятия, что позволяет сократить информационные потоки до оптимального минимума;
- Упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации при помощи новейших технологий.
Не стоит также забывать о конфиденциальных документах, которые складываются в процессе деятельности многих организаций, особенно коммерческих предприятий. Конфиденциальное делопроизводство стоит особняком в документационном менеджменте и играет важную роль в деятельности организаций, занимающихся новыми разработками. Конфиденциальное делопроизводство исходя из специфики работы с конфиденциальной информацией, распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включая, в том числе научно-технические документы [6, с. 7].
В большинстве случаев документационное обеспечение управления деятельности российских организации осуществляется стихийно и не принимается во внимание существующий богатый опыт совершенствования ДОУ. При этом в организации могут возникнуть следующие проблемы:
руководство предприятия теряет целостную картину происходящего;
структурные подразделения перестают гармонично осуществлять свою деятельность, так как не имеют полной информации о работе друг друга;
в связи с этим снижается качество обслуживания и способность предприятия поддерживать внешние контакты;
это может привести к падению производительности и вызвать ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических и т. д.;
руководитель предприятия начинает расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации.
В свою очередь система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, считается унифицированной системой документации [5, с. 9].
Современные требования к организации документационного обеспечения управления предполагают создание единой комплексной системы, единого порядка работы с документами, начиная с момента их создания/получения до систематизации архивного хранения документов или уничтожения.
Отсутствие четкой организации работы с документами на предприятии влечет за собой появление документов низкого качества по полноте, оформлению и ценности предоставленной в них информации, тем самым увеличивая сроки её обработки. Данные факторы непосредственно влияют на качество управления предприятием и приводят к увеличению сроков принятия решений, и количеству неверных решений.
Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:
высокое качество документов;
оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д);
оперативность в составлении и прохождении документов.
Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры:
внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;
распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;
оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.
Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность.
Литература:
- Боженко, Н. Н. Документирование управленческой деятельности на производственных и коммерческих предприятиях [Текст] / Н. Н. Боженко, Г. А. Домащенко, В. А. Коробова // Международный журнал экспериментального образования. 2010. № 11. Режим доступа: http://cyberleninka.ru/article/n/dokumentirovanie-upravlencheskoy-deyatelnosti-na-proizvodstvennyh-i-kommercheskih-predpriyatiyah
- ГОСТ Р 7.0.8–2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_
- ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/ecb106567e12f3ebd31016141ecd7e69d528358c/
- Жминько, Н. С. Организация и ведение документооборота, его основные этапы [Текст] / Н. С. Жминько., В. П. Васильев., Ю. А. Тритяк // Политематический сетевой электронный журнал КГАУ. 2015. № 110. Режим доступа:http://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-i-vedeniedokumentooborota-ego-osnovnye-etapy
- Кудрявцев Н. В., Лысова Т. В. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2013. — 416 с.
- Кудрявцев Н. В., Тарасюк А. Я., Еланцева О. П. Конфиденциальное делопроизводство [Электронные ресурс]: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2015. –148 с.
- Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров [Текст] / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2013. — 576 с.
8. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов [Текст] / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 359 с.
- Туктарова, Н. Н. Документационное обеспечение и управление рисками [Текст] / Н. Н. Туктарова // Вестник ассоциации вузов туризма и сервиса.2007. № 2. Режим доступа: http://cyberleninka.ru/article/n/dokumentatsionnoe-obespechenie-i-upravlenie-riskami
