Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени».
Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. (1)
Этапы документооборота:
1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;
4. Сдача в архив.
Основой структуры любого документооборота являются документ, комплекс документов, связанных процессами управления разных уровней и автоматизированной обработкой.
Главной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Объем документации, создаваемой в различных организациях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования. Необходимость постоянного усовершенствования документации и организации докумнентооборота приводит к правильному учету, реализации и контролю деятельности организации.(5)
Роль документооборота в управленческой деятельности каждого предприятия состоит в организации порядка движения ,оформления и обработки документов. Основой для принятия решений и последующих действий по их реализации является информация. Документы - это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность.
Существует ряд причин оказывающих большое влияние на увеличение объема документов. Причины подразделяются на две группы: объективные и субъективные.
К объективным относят:
· влияние научно-технического прогресса,
· развитие экономики,
· расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции,
· освоение новых районов,
· строительство новых объектов,
· усложнение процессов управления.
При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.
К субъективным причинам относят:
· бюрократизацию аппарата управления;
· незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов;
· неквалифицированное документирование распорядительной деятельности;
· широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;
· использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.
К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.
Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время:
· недостаточная разработанность законодательной базы;
· нарастание трудностей в экономике;
· экстенсивное развитие документации.
Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. (6)
Документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.
Проблема совершенствования документооборота является одной из наиболее актуальных в современном документоведении. С плохой организацией документооборота связывают многие недостатки в документационном обеспечении управления (ДОУ). Для решения этой проблемы можно предложить ряд мероприятий по совершенствованию документооборота :
внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности.
· создание новых информационных технологий.
· комплексность автоматизации работы с документами.
· решение проблем совершенствования современного документационного обеспечения в государственном аппарате и частных организациях.
· изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правового положения.
· упорядочение организационных форм и методов работы с документами.
Альтернативный путь решения проблемы состоит в упрощении регламентированных процедур документооборота путем делегирования всех прав работы с документами непосредственным исполнителям. На предприятиях промышленно развитых стран в эпоху бумажного документооборота за работу с конкретным документом отвечал соответствующий менеджер, при этом отпадала необходимость в его регистрации и отслеживании. Такой подход позволяет значительно упростить процесс делопроизводства, однако является вынужденным. Он не только не соответствует отечественным нормам, но и противоречит мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества организации документооборота в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления. (3)
Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа между его составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.
Библиографический список
1. Астахов, Л.В. Документационное обеспечение деятельности как отрасль управления // Делопроизводство.-2005.-№ 2
2. Быкова, Т. А., Вялова, Л. М. , Санкина, Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под. общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е издание., перераб. и доп. – М., 2006.
3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.
4. Кузнецова Т.В. Как совершенствовать работу с документами // Секретарское дело. 2002. 2, С. 7-8.
5. Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое пособие. М.: МЦФЭР, 2002. Санкина Л.В. О бланках документов / Секретарское дело. 1997. 2. С. 15-16.
6. Сокова, А.Н. Идеальное делопроизводство // Секретарь- референт.-2004.-№11.- С. 28-33
7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999 - 144с.
8. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. 2001. 1. С. 32-38.
