В статье исследуются пути совершенствования документоведения и архивоведения в современном мире. Даны определения дисциплинам «документоведение» и «архивоведение». Раскрыта важность автоматизации в документообороте и функционирования архива организации.
Ключевые слова : документоведение, делопроизводство, архивоведение, документооборот, автоматизация.
В современном мире документационное обеспечение и управление архивным делом имеет большую актуальность. Специалисту в данной сфере важно уметь качественно обрабатывать, хранить и использовать документы в самых разных профессиональных категориях. Понимание особенностей документооборота играет важную роль в коммерческих и государственных структурах, так как управленческие решения основываются на достоверности предоставленной информации. Большой объем информации в современных реалиях вынуждает научиться качественно обрабатывать, использовать и хранить ее, именно этими действиями занимается дисциплина документоведения и архивоведения.
Наука документоведения изучает документы как основные носители информации и их роль в обществе. Задачами документоведения являются:
- Анализ содержания и структуры документов (понимание основной информации в документах);
- Присвоение классификации и анализ документов (систематизация большого объема информации, преображении в доступную и удобную форму для изучения);
- Изучение правовых аспектов документоведения (исследование правовых аспектов в документообороте, обеспечение защиты документов);
- Создание новых средств и методов для обработки документов (система электронного документооборота, архивное делопроизводство, автоматизация процессов);
- Изучение влияния документов на современное общество (формирование и передача знаний через документы, роль влияния документоведения на общественные отношения) [1].
Документоведение играет значимую роль в жизни современного общества, так как помогает доступно доносить различную информацию. Грамотно созданная система документоведения дает возможность хранить и передавать информацию легким и понятным языком для всех заинтересованных лиц. Данная дисциплина так же поддерживает научные исследования и правоприменительные системы, где осуществляются процессы создания, хранения и использования информации в исследованиях и в правовых процессах. Знания документоведения так же применяются в таких сферах, как:
— архивное дело;
— библиотечное дело;
— информационные технологии;
— юриспруденция.
Далее рассмотрим научную дисциплину «архивоведение». Архивоведение изучает происхождение, структуру, методы и функции деятельности архивов. Эта наука занимается изучением архивной информации, их хранением, использованием и организацией в целях науки, культуры и администрирования. Архивоведение тесно связано с исторической и информационной наукой, и его важной задачей является сохранение истории и культурного наследия народов в архивных носителях. Основными целями архивоведения являются:
- Сохранение и охрана исторических документов;
- Обеспечение доступности информационных источников;
- Изучение и анализ истории и культуры;
- Управление учетом архивных дел;
- Совершенствование дисциплины архивоведение;
- Взаимодействие с другими науками, для более достоверного понимания исторических и культурных процессов;
- Подготовка профессионалов в науке архивоведения [2].
Объектами исследования в дисциплине архивоведения являются: архивы, архивные документы, архивная наука. Для достижения поставленных задач данная дисциплина использует: исторический, критический, сравнительный, статистический и комплексный методы. Грамотное применение тех или иных методов играет важную роль в получении и применении достоверной информации из архивных документов.
Были рассмотрены определения таких наук, как «документоведение» и «архивоведение», далее хотелось бы предложить меры по совершенствованию работы, связанной с документооборотом и архивами. Л. А. Стрельцова считает, что основной целью совершенствования документационного обеспечения является обозначение единых принципов работы с документами на всех уровнях управления: организация документооборота предприятия; рост качества документов; создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации; совершенствование работы аппарат управления [3].
Основной мерой по совершенствованию документоведения и архивоведения является автоматизация, так как процесс управления и принятия важных решений напрямую зависит от качественной организации документооборота и архиваоборота. Автоматизация в обороте документов и архивоведении играет ключевую роль по следующим причинам:
- Формирование единой картины деятельности организации;
- Повышение эффективности в рутинных операциях сотрудников;
- Четкий план действий структурных подразделений в рамках управленческого процесса;
- Мониторинг документооборота;
- Быстрая обработка информации, проверка ее актуальности и достоверности;
- Командная работа с документами, контроль исполнения, осуществление поиска, хранения и архивоведения;
- Эффективное использование людских, информационных, коммуникативных, технических ресурсов.
Подводя итоги данной статьи, можно сделать выводы, что в работе любой организации важную роль играет качественное документоведение и архивоведение. Главной задачей предприятия является принятие эффективных управленческих решений, что напрямую связано с первичными данными и наличием необходимой информации, представленной в документальном виде. С каждым годом растет поток и объем информации, из-за обработки которой происходит замедление процессов деятельности организации. Предложенная мера автоматизации документооборота поможет повысить эффективность работы предприятия. Автоматизация процессов работы с информацией не исключает бумажный оборот важных документов и архивов. Ключевую роль в автоматизации документооборота можно считать принятие приказа о юридической силе электронной подписи, то есть, бумажный или электронный документ имеет законную значимость. Электронные документы позволяют существенно сократить затраты на документацию и ускорить процессы обработки, передачи и хранения информации. При автоматизации документооборота и архивооборота могут возникать разного рода препятствия (неподготовленность кадров, устаревшее оборудование, проблемы финансирования), однако, успешное и конкурентоспособное будущее большинства организаций стоит за автоматизацией процессов.
Литература:
- Кирсанова М. В. Современное Делопроизводство. М.: Изд-во: ИНФРА-М, 2014. С. 260.
- Кузнецова Т. В. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Изд-во: Юрайт, 2018. С. 206.
- Стрельцова Л. А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ// Секретарь-референт. 2008. № 6. С. 23.
