Проблемы, возникающие при работе с электронными документами (ЭД), актуальны как никогда во всем мире. Электронные документы с момента своего появления были предметом пристального внимания ученых. Системы электронного документооборота, как и большинство информационных систем, направлены на автоматизацию управленческой деятельности. Это особенно актуально для крупных организационных структур, в задачи которых входит реализация эффективных процессов управления. В статье рассматривается проектирование модуля мониторинга в системах электронного документооборота.
Ключевые слова: электронные документы, время обработки документа, базы данных, статистика выполнения операций.
Большинство управленческих решений оформляется в виде документов, нормативных актов, распоряжений, поэтому системы электронного документооборота помогают осуществлять основной функционал управления в организациях. Системы электронного документооборота, разрабатываются в соответствии с принятыми в организации схемами прохождения документов и отражают структурные принципы управления, реализованные в организации.
Процесс функционирования систем электронного документооборота обеспечивается программными комплексами сопровождения и мониторинга. Мониторинг функционирования прикладных систем можно рассматривать на нескольких уровнях:
− «физический» уровень, в задачи которого входит отслеживание стабильности функционирования программно-аппаратного комплекса, на котором базируются системы электронного документооборота (операционная система, аппаратный комплекс, сетевая инфраструктура) [2];
− «логический» уровень, на который возложен контроль целостности логической структуры данных, сформированной в рамках конкретной системы управления базами данных;
− «прикладной» уровень, отвечающий за процессы функционирования системы. В рамках системных программных средств (операционных систем и систем управления базами данных) реализованы первые два уровня мониторинга. Для надежной работы систем электронного документооборота интерес представляет мониторинг функционирования «прикладного» уровня.
Традиционно функции мониторинга входят в состав подсистем администрирования и считаются служебными. Практика эксплуатации программных комплексов систем электронного документооборота показывает интерес пользователей к информации мониторинга. Возникают задачи, решение которых связано с получением информации о функционировании системы. Примером может служить необходимость подбора информации о работах, выполненных исполнителями в заданный интервал времени (внесение корректировок, изменение контрольных сроков и т. д.). В документах системы электронного документооборота эта информация может быть не отражена, так как не является существенной для процесса исполнения [5].
Задачами «прикладного» уровня мониторинга являются: учет сеансов работы пользователей на основании информации о сеансах подключения и учет корректировки документов на основании данных о транзакциях над документами4.
В оперативную информацию должны быть включены следующие данные о работе пользователей:
− время входа и выхода из системы;
− время обработки документа и проч.;
− действия над документом;
− имя пользователя и имя компьютера и т. д.
Кроме вышеуказанных функций задачи мониторинга должны включать контроль использования ресурсов системы. Для решения задачи мониторинга требуется создание специальной базы для хранения большого объема данных, а также разработка интерфейсов, доступ к которым будет разрешен специальным категориям пользователей, обладающими определенным набором прав [1].
Информация, накопленная в специальной базе данных, может эффективно использоваться не только в случаях разбора конфликтных ситуаций и восстановления данных, но и в случаях анализа и обобщения процессов обработки документов, а также в случаях принятия решений по качеству процессов исполнения документов [4].
Используя комплекс программ мониторинга, можно посмотреть журнал работы пользователей, список документов, с которыми работал пользователь, режимы работы с документами. Кроме того, можно посмотреть ряд журналов (например, журнал активности пользователей) и другие данные, связанные с работой пользователей в системе электронного документооборота.
На основе анализа базы данных мониторинга системы документооборота можно получить обобщенную информацию по следующим показателям работы пользователей в системе электронного документооборота:
− работа конкретного пользователя, группы пользователей, подразделения (хронология работы пользователей);
− статистика выполнения операций по обработке документов различными пользователями (блок хронология обработки документов);
− статистика выполнения операций по видам документов, по конкретным документам.
С увеличением количества операций с документами, выполняемых пользователями, среднее отклонение фактического срока исполнения документов от планового уменьшается, т. е. показатели исполнительской дисциплины повышаются. Мониторинг является служебной прикладной функцией, контролирующей и фиксирующей работу системы. Проектирование программных средств мониторинга представляет собой достаточно сложную задачу [3].
От степени проработки алгоритмов мониторинга зависят такие показатели, как безопасность, эффективность, производительность системы, а также возможность получения обобщенной информации. Представленные в статье варианты использования данных мониторинга, показывают возможности расширения функциональных задач мониторинга в системах электронного документооборота и возможности использования этой информации для совершенствования процессов управления крупной организацией.
Литература:
- Гайдарь, Е. В., Боровец И. Е. Информационные системы и технологии в управлении предприятием // Наука без границ. — 2016. — № 4 (4). — С. 10–13.
- Железнякова Ю. Е. Бережливое производство и управление документами // Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее. Материалы III Международной научно-практической конференции, посвященной памяти профессора Т. В. Кузнецовой // А. Ю. Конькова, Ю. М. Кукарина. М.: ООО ТЕРМИКА.РУ, 2017. С. 424–429.
- Бурмистрова Е. С., Арасланова В. А. Роль систем документации в современном информационном обществе II Проблемы и перспективы развития современной гуманитаристики: история, филология, философия, искусствоведение, культурология: сборник трудов VI Международной дистанционной научно-практической конференции. — Ростов-на-Дону: издательство Международного издательского центра «Научное сотрудничество». — 2014. — С. 31–44.
- Бурмистрова, Е. С. Значение документационного обеспечения управления в деятельности аппарата управления современной организации II В сборнике: Эволюция, прогресс и модернизация сборник научных трудов по материалам I Международной научно-практической конференции студентов, магистрантов и аспирантов. НОО «Профессиональная наука».- 2017. — С. 47–55.
- Ю.Арасланова, ВА Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. пособие в схемах, таблицах, образцах: учеб, пособие для студентов вузов / В. А. Арасланова. — Сургут: РИО СурГ-ПУ, 2016.-246 с.
