Рассматриваются документооборот в образовательном учреждении. Уделяется внимание направлениям совершенствования документооборота.
Ключевые слова: документооборот, документационное обеспечение, образование, образовательная организация, дополнительное образование.
Document flow in educational institution is considered. The attention is paid to the directions of improvement of document circulation.
Keywords: document, documentation, education, educational institution, further education.
По результатам анализа систем документооборота представлена картина повышения эффективности документооборота. Основными задачами повышения эффективности документооборота являются:
‒ оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
‒ максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
‒ процесс обработки и порядок прохождения основных документов должны быть унифицированным.
Соблюдение этих правил позволит реализовать организационный принцип делопроизводства — возможность централизованного выполнения технологических операций.
Для решения организационных и технические задач документооборота существует решение — прерогативный отказ от бумажного» документооборота. Для увеличения эффективности организации документооборота может внедрение системы электронного документооборота. Цель электронной системы документооборота заключается в следующем:
‒ стандартизация документопотока;
‒ увеличение оперативности документооборота;
‒ создание единого хранилища электронных документов;
‒ контроль за исполнением задач документооборота.
Для экономии времени для решения задач документооборота используется электронный документооборот. Актуальность внедрения системы электронного документооборота заключается в следующем:
‒ отсутствие возможности оперативного поиска информации;
‒ ручная регистрация документов;
‒ невозможность отслеживания жизненного цикла документа;
‒ отсутствие единого электронного архива документов;
‒ невозможность коллективной работы с документами.
Системы электронного документооборота имеют свою специфику: система либо должна быть внедрена глобально, на всех рабочих местах, связанных с созданием, и хранением документа, либо эффективность ее использования будет минимальной. Таким образом, выявляется одна из основных проблем внедрения системы электронного документооборота: в любой организации существуют сотрудники, желающие избежать внедрения чего-либо нового. Консерватизм сотрудников обусловлен нежеланием обучаться и переучиваться. Эта проблема может нарушить процесс внедрения системы электронного документооборота.
В настоящее время используется трудоемкий и неудобный способ регистрации документа — регистрация в бумажных журналах. При такой системе информационным и поисковым образом документа является строка в журнале, а базой данных — сам журнал. Поиск информации может осуществляться только путем. постраничного просмотром всех записей. Журнальная форма не предполагает никаких средств, облегчающих поиск документов, за исключением ведения отдельных журналов для регистрации документа различных видов и разновидностей документов (приказов, поступающих и отправляемых писем, договоров, служебных записок и т. д.). Эффективность и неудобство поиска информации не отвечают требованиям, предъявляемым к поисковой системе сотрудниками. Наиболее эффективным способом регистрации документов является электронная регистрация в системе электронного документооборота. Внедрение системы электронного документооборота — один из самых популярных способов оптимизации документационного обеспечения управления. Внедрение такой системы приводит к ускорению процессов документооборота, к сокращению времени для поиска документа. Системы электронного документооборота позволит автоматизировать работу с документами любых типов и на всех ступенях документационного цикла, начиная от разработки и заканчивая сдачей документа в архив на хранение. Конечно, электронный документооборот обладает существенными преимуществами, такими как увеличение скорости обработки информации, формирование единого информационного пространства в организации, что снижает риск утраты информации. Система электронного документооборота расширяет возможности при работе с документами. Система позволяет упрощать процедуру внесения изменений в текст документа, допускать добавление данных из других источников. Повышается так же уровень контроля над документооборотом за счет создания средств обеспечения безопасности (пароли, коды доступа и т. д.).
Несмотря на широкие возможности и преимущества система электронного документооборота имеет ряд недостатков. Внедрение системы электронного документооборота сопряжено с определенными финансовыми рисками. Существенные финансовые затраты включают стоимость программного обеспечения, компьютерного и сетевого оборудования, затраты на поддержание системы, на обучение или переподготовку персонала. Внедрение системы электронного документооборота — комплексный процесс, требующий участия компетентных специалистов. Современные системы электронного документооборота включают в себя ряд функций, которые в данной организации не будут востребованы. Выбирая электронную систему, необходимо исходить из потребностей и задач самой организации, а также ее возможностей.
При необходимости внедрения системы электронного документооборота для автоматизирования работы с документами отдельного подразделения является не вполне логичным. Для предприятия с небольшим объемом документооборота можно предложить отличный метод, не требующий дополнительных материальных затрат и привлечения специалистов — использование электронных журналов. Для повышения эффективности процессов документооборота следует использовать регистрацию и поиск документов в электронных журналах. Наиболее простая в использовании технология создания и ведения электронных журналов в программном обеспечении MS Excel. На каждую группу регистрируемых документов следует завести отдельный электронный журнал. Для каждого журнала надо создать отдельный файл MS Excel.
Для поиска документов в таком электронном журнале используют функции поиска и фильтрации. Например, для поиска информации о документе и самого этого документа по номеру его регистрации необходимо использовать функцию поиска. Для этого существует следующий алгоритм действий. Нужно выделить столбец, в котором внесены регистрационные номера документов, на вкладке «Главная» в группе «Редактирование» нажать кнопку «Найти», выделить и выбрать команду «Найти». Откроется окно «Найти и заменить», в которое вводится номер и осуществляется переход к строке, содержащей информацию о нужном документе. Для получения документов, поступивших, из одной организации, следует пользоваться фильтром. В отфильтрованных данных отображаются только те строки, в которых отображаются заданные условия. После отбора данных, документ можно просматривать, печатать, и т. д. Возможен поиск и по нескольким реквизитам. Например, для получения документов, поступивших за определенный период времени. Для этого так же существует особый алгоритм. Несколько фильтров нужно применять одновременно. Фильтры действуют по принципу, где каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный ранее. Для создания фильтра нужно выделить ячейку данных, которые в дальнейшем нужно будут подвергаться фильтрации, и затем на вкладке «Главная» в группе «Редактирование» нажать кнопку «Сортировка» и выбрать команду «Фильтр». После установки фильтра в каждой ячейке появится кнопка, позволяющая выбрать условия фильтра. При необходимости информацию из журналов можно представить в виде таблиц, диаграмм, и т. д. Возможности предлагаемых электронных регистрационных журналов, уступают возможностям системы электронного документооборота, но позволяют более оперативно и качественно вести учет и информационно-справочную работу с документами организации.
