В соответствии с нормами бухгалтерского законодательства любое предприятие, независимо от формы собственности обязано вести бухгалтерский учёт.
Бухгалтерский учёт ведется на основании первичных учётных документов. Документы служат гарантией достоверности бухгалтерских данных. Каждая хозяйственная операция находит свое отражение в регистрах бухгалтерского учета только на основе её регистрации в соответствующем документе.
Это позволяет осуществлять один из основных принципов бухгалтерского учета — сплошное и непрерывное наблюдение хозяйственного процесса.
Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятия заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия руководства и персонала. Например, отражается отпуск материальных ценностей со склада в производство, осуществляется выплата из кассы наличных денег, производится перечисление денежных средств с расчётных счетов и др.
Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции.
В первичных учётных документах проставляются подписи должностных лиц, распорядившихся произвести хозяйственную операцию, а также подписи лиц, ее выполнивших.
Такой порядок оформления документации позволяет установить персональную ответственность должных лиц по всем хозяйственным операциям, и использовать эти сведения для оценки эффективности их работы.
Первичные учётные документы, составленные правильно и без ошибок, используются как доказательная база в разрешении споров, которые могут возникнуть между предприятиями, между предприятиями и физическими лицами.
Первичные документы признаются документами, имеющими юридическую силу, и используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, которая может быть назначена судом при рассмотрении дел.
Контрольно-аналитическое значение документов состоит в том, что они являются источником контрольных данных при проведении внутреннего и внешнего аудита, для осуществления экономического анализа работы предприятия.
Анализируя данные первичных документов можно выявить резервы улучшения имущественного и финансового состояния предприятия, разработать мероприятия по оптимизации функционирования предприятия.
Также при осуществлении анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, опираясь на первичные документы можно выявить причины и найти виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, выявить скрытые резервы в производстве.
Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем использования информации, представленной в документах, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления, (включая учёт, планирование, прогнозирование, контроль, анализ, регулирование) для достижения запланированных экономических показателей и получить максимальную прибыль.
В оперативном управлении также используются данные первичного учета. Правильно составленные информационные сводки за короткие временные периоды (день, сутки, смену, пятидневку и др.), помогут руководству предприятия принимать оперативные и своевременные управленческие решения, это в свою очередь будет способствовать повышению эффективности работы предприятия.
Экономическое значение документов заключается в том, что они позволяют укрепить хозяйственный расчет на предприятии, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования.
На основе данных, представленных в первичных учётных документах, определяются такие показатели как производительность труда, фондоотдача, фондоёмкость, материалоотдача и др.
Первичные документы используются для формирования регистров аналитического и синтетического учетов, отчетных форм. Правильность и своевременность их составления определяет состояние бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности предприятия.
К первичным документам бухгалтерского учета предъявляются достаточно жесткие требования, так как достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. В связи с этим к составлению первичных учётных документов установлены определенные правила и требования.
Первичный учётный документ согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте должен содержать перечень обязательных реквизитов. В число таких реквизитов входят следующие:
– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование экономического субъекта, составившего документ;
– содержание факта хозяйственной жизни;
– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
– наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
– подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, или сразу после ее совершения.
Должностные лица, подписавшие первичных документы, несут ответственность за достоверность сведений, отраженных в этих документах.
Движение первичных документов как внешних, так и внутренних в процессе их формирования, оперативного использования, бухгалтерской подготовки и обработки от составления или получения от других организаций до передачи в архив после использования для формирования учетных регистров называется документооборотом.
Правила документооборота утверждаются учётной политикой по бухгалтерскому учёту предприятия. Важно, чтобы документооборот был четко спланирован.
Оптимальный график документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчетности.
График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Первичные учётные документы вместе с регистрами бухгалтерского учета и формами отчетности должны быть обязательно сданы в архив. Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учётному регистру, комплектуются в хронологическом порядке в пачки и оформляются справкой для архива.
До сдачи в архив документы должны хранится в специально отведённых помещениях или в закрывающихся шкафах в бухгалтерии. Лиц, ответственных за их хранение, назначает главный бухгалтер.
Совершенствование организации первичного учета важно для предприятия.
Для этого необходимо создать единую систему документации, при которой все формы первичной учётной документации можно обрабатывать как вручную, так и в автоматизированном режиме. Максимально сократив и упростив количество вариантов одних и тех же форм, можно повысить степень их универсальности и экономичности.
Таким образом, разработка рациональных мероприятий, способствующих сокращению количества дублетных документов, повлечет за собой уменьшение работ по их оформлению.
Согласно ч. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ формы первичных учётных документов, применяемых на предприятии, определяет руководитель предприятия.
Разрабатывая собственные формы первичных учётных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Используемые первичные документы должны содержать оптимально необходимую информацию и в то же время были понятны всем потребителям данной информации.
Другим предложением по совершенствованию первичного учёта на предприятии является упорядочение документооборота и автоматизация процессов управления.
Таким образом, совокупность первичных учетных документов в бухгалтерском учете представляет основной способ наблюдения, измерения и регистрации хозяйственной деятельности предприятия.
Каждая хозяйственная операция, которая возникает в ходе деятельности предприятия и представляется в денежной форме независимо от ее содержания и объема, оформляется соответствующими первичными учетными документами.
На основании данных, содержащихся в таких документах, возникает возможность реализовать основные требования к бухгалтерскому учёту, которые включают полноту формирования учётных сведений, их достоверность, своевременность и др.
Соблюдение требований, предъявляемых к оформлению хозяйственных операций, строгий порядок документооборота, а также персональная ответственность каждого работника за составление и использование первичных документов, соблюдение графика прохождения документов способствуют достоверности бухгалтерских данных. Это отражается на сохранности имущества предприятия, и определяет эффективность управленческой деятельности.
Литература:
- Семенихин, В. В. Документооборот и первичные документы в бухгалтерском учёте / В. В. Семенихин // Московская финансово-промышленная академия. — 2012.- С.15.
- Семенова, Н. В. Особенности учета и отчетности субъектов малого предпринимательства/ Н. В. Семенова // Аудитор. — 2015.- № 9. — С. 34–44.
- Стародубцева, И. Применение первичных учётных документов: актуальная практика / И. Стародубцева // Новая бухгалтерия. — 2015. — № 6. — С. 100–119.
