Получение информации и овладение знаниями как в традиционной печатной, так и в электронной форме — отличительная черта настоящего этапа развития человеческого общества. Современные электронные технологии позволяют переводить массивы информации в цифровые форматы или же создавать их непосредственно в электронной форме. «Совокупность электронных документов и информационных систем, в которых функционируют электронные документы, образует документное информационное пространство, что позволяет увеличить коллекции электронных документов» [4, с. 147].

Термин «электронный документ» достаточно широко применяется в библиотечно-информационной терминологии. В ГОСТ Р 7.0.95–2015 «Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики» дается определение электронному документу: «Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники» [3].

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» электронный документ определяется как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» [2].

В справочнике библиотекаря электронный документ определяется как «документ, текст которого может быть считан устройством ЭВМ с распознаванием знаков алфавита» [7, с. 211].

На наш взгляд более конкретное определение электронному документу дал А. И. Земсков, понимающий под ним: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе» [5, с. 7].

Таким образом, электронный документ можно представить как разновидность машиночитаемого документа, представленного в электронном виде.

Рассмотрим три уровня, по которым можем дифференцировать свойства электронного документа.

Это в первую очередь родовые, как документа, свойства (знаковая форма сообщений, присутствие материального носителя, определенная файловая структура текста). Как отмечает С. И. Семилетов «файл в качестве электронного документа представляет собой обособленный статический псевдоматериальный объект с индивидуальными специфическими атрибутами» [8, с. 16].

Во-вторых, электронные документы в виде машиночитаемых документов невозможно использовать без технических средств, имеющих общий электронный носитель, позволяющий многократно записывать информацию.

В-третьих, электронные документы имеют специфические, присущие только им свойства, например: нет определенной привязки содержания к определенному носителю; имеется общая кодировка фиксации электронных документов в любой форме (текст, графика, звук); наличие многопользовательского доступа к образу документа; возможность перемещения информации между носителями без потери смысла содержания.

Определенной части электронных документов, так называемых «интерактивных», присуща возможность пользователю вносить изменения в текст и структуру документа.

В связи с этим возникает проблема о неизменяемости документа (в том числе и электронного) как непременного атрибута публикации. Для печатных публикаций и электронных изданиях на CD-дисках произвольное изменение структуры и содержания невозможно (количественные характеристики издания приводятся в библиографическом описании). Но в интерактивном документе можно неоднократно править и копировать текст не только автором, но и любым пользователем.

Всем известно, что при передаче электронного документа по коммуникационным каналам происходит его разделение на более мелкие части, которые впоследствии опять образуют первоначальный объект. В этой связи технический сбой программного продукта может привести к повреждению самого документа и сбою в его распознавании.

Немаловажным фактором в обращении с электронными документами является программное обеспечение, которое адекватно распознает определенные электронные документы, но для функционирования некоторых электронных документов необходимы специальные программы и приложения.

В зависимости от формы распространения электронные документы можно условно разделить на:

1. «Оффлайновые» (off-line) или статичные, которые существуют на съемных переносных носителях (CD, DVD). Такие электронные документы, можно даже назвать их изданиями, имеют данные о тираже, авторе и т. д.

2. «Онлайновые» (on-line) или сетевые — размещены на жестком диске компьютера и не имеют индивидуального носителя.

3. Эфирные — распространяются по беспроводным каналам (мобильная связь, телерадиовещание).

Видовое разнообразие электронных документов тоже достаточно широкое это: законы, нормативно-правовые акты, учебники и пособия, авторефераты диссертаций и диссертации, отчеты о научно-исследовательских работах, отчетные документы, патенты, каталоги.

Электронный документ давно признан объектом библиотечно-информационной деятельности.

Для хранения, поиска и пользования электронными документами создаются специализированные библиотечные фонды, которые называются и «электронными библиотеками», и «электронными коллекциями», и «полнотекстовыми базами» [6, с. 98].

По нашему мнению, главное — это обеспечить оперативное и эффективное получение необходимой информации, расположенной в различных хранилищах. Одним из таких способов являются электронные библиотеки.

А. Б. Антопольский в своей работе «Электронные библиотеки: принципы создания» дает такое определение: «электронная библиотека это упорядоченный фонд электронных документов, предназначенный для долговременного хранения и общественного использования, формируемый в соответствии с определенными критериями» [4, с. 213].

С нашей точки зрения, следует придерживаться мнения Ю. Н. Столярова, что библиотека это система, состоящая из четырех элементов: библиотечный фонд, библиотечный персонал, пользователь библиотеки и материально-техническая база [9, c. 104].

Библиотечный фонд это упорядоченная совокупность собранных в библиотеке для хранения и выдачи пользователям документов.

Библиотечный персонал — работники, которые на основе своих компетенций, знаний и навыков осуществляют библиотечно-информационную деятельность и управляют библиотечными процессами.

Пользователь библиотеки — физическое или юридическое лицо, которое обращается за предоставляемыми библиотекой услугами.

Материально-техническая база библиотеки это материальные средства и оборудование (хранилища, мебель, электронная техника и т. д).

В таком случае фонд электронных документов будет являться составной частью библиотечного фонда и не являться самостоятельной «электронной библиотекой», так как фонд электронных документов органически вписывается в систему библиотечно-информационного обслуживания с апробированными системными связями. По нашему мнению, наибольший интерес для потребителей информации по содержанию, механизму создания и пользования представляют полнотекстовые базы данных.

Под полнотекстовой базой данной будем понимать систему текстов, документов других информационных макрообъектов определенной области знаний, хранимых в электронной среде и предназначенных для удовлетворения информационных потребностей специалистов.

Полнотекстовая база данных электронных документов тесно взаимодействует с персоналом библиотеки, опирается на существующую материально-техническую базу, используется одним и тем же пользователем одновременно с традиционным библиотечным фондом по желанию потребителя.

Сотрудники библиотеки тесно взаимодействуют с пользователями, как традиционного библиотечного фонда, так и полнотекстовой электронной базой данных. Комплектование, обработку, учет, сбережение, выдачу и другие операции с традиционным фондом с электронной базой данных производит библиотекарь.

Пользователь традиционного библиотечного фонда и полнотекстовой электронной базы данных один и тот же, который по своему желанию обращается к той или иной, удобной для него форме необходимого ему документа.

Библиотечный фонд библиотеки может состоять из различных документов, и полнотекстовая база электронных документов будет отличаться от традиционного фонда только местом хранения — сервером библиотеки. Таким образом, полнотекстовая база электронных документов будет являться подсистемой всего библиотечного фонда.

Как известно, определенное количество электронных документов создаются только в электронном виде, не имея печатного аналога. Но для пользователя библиотекой не принципиальна форма документа, для потребителя информации бумажные или электронные знания равнозначны.

Для создания полнотекстовой базы электронных документов можно использовать несколько способов.

1. Генерация. Данный способ включает в себя оцифрование персоналом библиотеки имеющихся печатных изданий и включение в фонд подготовленных сотрудниками библиотеки документов в электронном виде.

2. Агрегация документа позволяет пополнить электронную базу за счет существующих открытых или лицензированных электронных коллекций с соблюдением авторских прав.

3. С помощью обмена электронными изданиями аналогичной тематической направленности.

При создании полнотекстовой базы электронных документов необходимо учитывать специфику информационных потребностей пользователей и в состав фонда включать три основных компонента:

1. Оцифрованные копии традиционных документов.

2. Документы, созданные в электронном виде.

3. Вспомогательные электронные документы.

Данная структура библиотечного фонда, то есть выделение документов по определенным относительно самостоятельным признакам, позволит обеспечить их удобный поиск и использование.

Литература:

1. Федеральный закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (с изменениями и дополнениями).
2. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (с изм. от 06.07.2016 г. № 374-ФЗ).
3. ГОСТ Р 7.0.95–2015. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики [Текст]. — М.: Cтандартинформ, 2016. — 8 с.
4. Антопольский А. Б. Электронные библиотеки: принципы создания. науч. — метод. пособие [Текст] / А. Б. Антопольский, Т. В. Майстрович. Москва. ЛИБЕРЕЯ-БИБИНФОРМ, 2007. — 288 с.
5. Земсков А. И. Электронные библиотеки как элемент информационного общества [Текст] / А. И. Земсков. — Науч. и техн. б-ки. — 2002. — № 6. — С. 5–15.
6. Майстрович Т. В. Электронный документ как объект библиотечного дела [Текст] / Т. В. Майстрович. — М.: Пашков дом, 2004. — 247 с.
7. Справочник библиотекаря // Науч. Ред. А. Н. Ванеев, В. А. Минкина. — 3-е изд., перераб. и доп. — Спб.: Профессия, 2005. — 496 с.
8. Семилетов С. И. Бумажный и электронный документ как результат документирования информации [Текст] / Сб. Административное и информационное право. — ИГП РАН, М., 2003. 36 с.
9. Столяров Ю. Н. О сущности библиотеки [Текст] / Ю. И. Столяров // Библиотека ведение. — 1998. — № 5. — С. 3–10.