В настоящее время происходит активное развитие информационных и коммуникационных технологий, которые применяются в сфере государственного управления. При взаимодействии органы власти обмениваются электронными документами, в связи с чем актуализируется вопрос обеспечения их долговременного хранения для использования в будущем. В статье рассмотрены проблемы, возникающие при хранении электронных документов.
Ключевые слова: электронное правительство, электронный документ, долговременное хранение, архив.
Currently, there is an active development of information and communication technologies that are used in the field of public administration. When interacting, the authorities exchange electronic documents, in connection with which the issue of ensuring their long-term storage for future use is being updated. The article discusses the problems that arise when storing electronic documents.
Keywords: electronic government, electronic document, long-term storage, archive.
Активное развитие информационных технологий привело к их внедрению во многие сферы общественной жизни, в том числе и в государственное управление. Основную роль в информационном развитии занимает Интернет, который создаёт новые действенные средства управления и взаимодействия органов публичной власти, коммерческих организаций и граждан. Этим обстоятельством объясняется возникновение концепции «электронного правительства». Рассматривая вопрос об определении «электронного правительства» следует отметить, что в настоящий момент однозначного нормативного закрепления данного понятия нет. Например, в Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года дается следующее определение «электронное правительство — новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов» [1].
Электронное правительство представляет собой систему технологических и организационных мер, которые используются для цифрового обмена информацией между органами власти, коммерческими и некоммерческими организациями и гражданам для осуществления своих полномочий, оказанию государственных и муниципальных услуг. Основным средством взаимодействия субъектов электронного правительства является электронный документ, который может представлять собой запрос, доклад, служебную записку и т. д. При работе с такими документами важным является обеспечение их долговременного хранения. Для решения вопроса, связанного с хранением цифровых данных, в первую очередь необходимо всесторонне изучить проблему сохранности электронных документов, возможности интерпретировать в будущем содержащуюся в них информацию, обеспечить их аутентичность.
В первую очередь существует проблема с определением понятия «электронный документ». Как в научной, так и в законодательной среде нет единого понимания сущности электронного документа. Например, И. И. Ященко предложила следующее определение «это документ в электронной форме, заверенный электронными подписями в соответствии с законодательством Российской Федерации всех необходимых участников, который создается в целях фиксации хода и результатов его исполнения» [2, с. 183].
И. Ю. Востриков под электронным документом понимает документ, который создан при помощи электронных аппаратно-технических и программных средств, фиксируемых в цифровом коде в форме идентифицируемого именованного файла (файлов) или записи в файле (файлах) базы данных, доступный для последующей обработки в электронных системах, использования, воспроизведения, отображения и виртуального восприятия, а также для передачи и получения по линиям связи [3, с. 380]. В части 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ закрепляется следующее определение: электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [4].
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что на сегодняшний день отсутствует единое понятие электронного документа. Обозначенная проблема является достаточно актуальной, так как на сегодняшний день непонятно какие именно документы относятся к электронным. В системе электронного документооборота обращаются электронные документы, которые первоначально были созданы без документирования на бумажном носителе, а также электронные документы, созданные путём сканирования бумажных документов. Все они являются электронными документами, так как существуют в информационной среде, имеют соответствующий формат.
Вместе с тем, с точки зрения архивного хранения, важным является то, что электронные документы, созданные посредством сканирования бумажных документов, не подлежат обязательной передаче в архив. В архив должны быть переданы их подлинники на бумажных носителях, в связи с чем их архивное хранение должно быть обеспечено в первую очередь. Отсюда следует, что при рассмотрении проблемы хранения электронных документов, следует иметь в виду архивное хранение документов и тех, которые были созданы без бумажного носителя и те, которые имеют подлинники. Вместе с тем, необходимо также учитывать данное обстоятельство при разработке и формулировании понятия электронного документа.
В качестве следующей проблемы в сфере хранения электронных документов, можно выделить недостаточно развитую нормативно-правовую базу. Как было отмечено ранее, наиболее важным является вопрос именно долговременного хранения, а также ответственность за обеспечение их сохранности. В отличие от документов, хранящихся на бумажном носителе, электронные документы не могут храниться в неизменном виде на протяжении длительного времени. В данном случае сохранность является важным элементом, поскольку должна быть обеспечена достоверность информации, содержащейся в документах по истечении длительного срока. Решением такой проблемы является создание специальных условий для их хранения (выделение отельного помещения), обеспечение их безопасности, наличие возможности при необходимости воспроизвести эти документы и, соответственно, порядку предоставления к ним доступа. Вместе с тем возникает ряд вопросов на этапе подготовки документов к передаче на хранение, а именно обеспечение подлинности документов, вопросы организации описи, учета документов, проведение экспертизы и т. д.
Наиболее подходящим решением для решения этой задачи и обеспечению доверия к электронным документам является создание Государственного архива электронных документов либо иной организационно-технической структуры, которой государство поручит хранение электронных документов (ответственного хранителя электронных документов) [5, с. 135]. Как было отмечено ранее, электронные документы могут быть как отсканированы, так и создаваться без бумажного носителя. При хранении сканированных документом их подлинники на бумажных носителях должны так же передаваться на хранение. Вместе с тем хранение электронных документов, которые были изначально созданы без документирования на бумажном носителе и, соответственно, не имеют бумажного подлинника, должно быть обеспечено в первую очередь, поскольку следует учитывать указанные особенности. Бумажные документы могут храниться достаточно долго, а для хранения электронных документов необходимо наличие специальных условий в части технического обеспечению.
Информация, содержащаяся в электронных документах, может со временем стать нечитаемой. Требуется обновление программного обеспечения, отслеживание технических изменений, преобразование файлов в новые форматы и т. д. Следует подчеркнуть, что на сегодняшний день ведется работа по созданию архива для хранение электронных документов. В частности, в 2021 году было подписано Постановление Правительства РФ от 02.03.2022 № 279 «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» (далее — ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов» [6]. В качестве задач ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов» выделяются автоматизация процессов регистрации, обработки, хранения документов, порядок использования подлинников архивных документов в электронном виде, включая в том числе разработку поисковых средств.
Система должна быть введена в эксплуатацию до декабря 2022 года. Следует отметить, что, хотя проводится работа в части создания архива электронных документов, вопрос всё также остается актуальным, поскольку на сегодняшний день законодателем ведётся активная работа по его разработке и внедрению и результаты можно будет оценить лишь со временем. Несмотря на то, что на сегодняшний день ещё рано делать прогнозы относительно результатов его внедрения, проводимая государством работа имеет позитивные перспективы.
Вместе с тем следует отметить, что российском законодательстве также не закреплены положения об обеспечении длительного хранения электронных документов, подписанных электронной подписью. Электронная подпись является одним из обязательных реквизитов документа, которым обмениваются органы власти. При её отсутствии документ не может быть зарегистрирован. Обозначенный вопрос является одним из наиболее актуальных в части работы с документами, которые хранятся в электронном формате. Современное законодательство, несмотря на активное внедрение электронного документооборота, в большинстве ориентируется на хранение и учет документов в бумажном виде. Ранее была обозначена проблема, связанная с хранением электронных документов.
Преимущественно она была посвящена вопросу определения документов, которые могут быть отнесены к электронным. В рассматриваемом вопросе затрагиваются только документы, которые были подписаны электронной подписью, так как в электронном документообороте присутствуют документы, подписанные собственноручно. На законодательном уровне не обозначены также способы и место хранения электронных документов с ЭЦП, не обозначены требования к обеспечению необходимого уровня безопасности и надежности систем хранения, не утвержден единый формат документов, пригодный для их хранения в архиве. В рамках рассматриваемого вопроса представляется целесообразным отметить такой недостаток электронной подписи, как срок действия сертификата электронной подписи. В части хранения документов с ЭЦП наиболее важным вопросом остается именно срок действия сертификата. Такой срок устанавливается удостоверяющим центром. Стандартным сроком действия сертификата является 12 месяцев: он может быть больше или меньше. По окончании установленного срока сертификат продляется. Указанное обстоятельство может стать проблемой для долгосрочного и среднесрочного хранения документов, поскольку возникает вопрос об их действительности. В дальнейшем возможна ситуация, когда документы, которые были электронной подписью и срок действия сертификата истёк будут нуждаться в доказывании действительности сертификата на момент подписания. В отношении электронных документов, подписанных ЭЦП прежде всего необходимо обеспечить возможность проверки её подлинности в будущем при долговременном хранении. Вместе с тем особого хранения требуют носители информации. Как было отмечено ранее, технологии постоянно развиваются, оборудование устаревает, совершенствуются конструктивные элементы устройств в связи с чем вопрос о постоянном хранении электронных документов остаётся под большим вопросом. Многие организации, опасаясь возможных проблема, которые могут возникнуть в будущем с электронными документами, подписанными ЭЦП, дублируют информацию на бумажных носителях. Указанное обстоятельство противоречит идеи электронного правительства и не способствует снижению использования бумажных документов, а также снижает юридическую значимость электронных документов в сравнении с бумажными.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что вопрос обеспечения долговременного хранения электронных документов остается актуальным. Он нуждается в проработке как с точки зрения права, так и со стороны технологического развития, поскольку именно технологии позволят обеспечить сохранность документов при длительном хранении, а также возможность их использования при необходимости в будущем.
Литература:
- О Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года: Распоряжение Правительства России от 06.05.2008 № 632-р (ред. от 10.03.2009) // СПС «КонсультантПлюс». — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_76942/ (дата обращения: 30.11.2022).
- Ященко И. И. Понятие, признаки и функции электронного документа в российском законодательстве, науке и уголовно-процессуальной деятельности / И. И. Ященко // Вестник Восточно-Сибирского института Министерства внутренних дел России. — 2022. — № 1(100). — С. 174–186.
- Востриков И. Ю. Электронный документ как доказательство в гражданском процессе / И. Ю. Востриков // Гражданское судопроизводство в изменяющейся России: сб. мат. междунар науч.-практ. конф. — Саратов, 2007. — С. 379–381.
- Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ (посл. ред. от 27.07.2022 № 227-ФЗ) // СПС «КонсультантПлюс». — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 01.12.2022).
- Казанцева Е. А. Проблемы хранения электронных документов / Е. А. Казанцева // Документ в современном обществе: цифровая трансформация: материалы XIII Всероссийской студенческой научно-практической конференции. — Екатеринбург, 2020. — С. 134–137.
6. Подписано постановление о ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов». — Текст: электронный // DIRUSSIA: [сайт]. — 2022. — URL: https://d-russia.ru/podpisano-postanovlenie-o-gis-platforma-centr-hranenija-jelektronnyh-dokumentov.html (дата обращения: 30.11.2022).
