В статье раскрывается понятие электронного документа как особого вида документированной информации, представленной в электронной форме, рассматриваются этапы возникновения и изменения сущности понятия «электронный документ», обосновывается актуальность электронных документов в современном делопроизводстве.
Ключевые слова: электронный документ, цифровая экономика, электронный документооборот, электронная подпись, информация.
На сегодняшний день цифровые технологии продолжают активно совершенствоваться и интегрироваться во все сферы жизни общества. В связи с этим, Тали Д. И. справедливо считает, что «происходит трансформация общества и глобальной экономики» [1, c.73]. Подобные тенденции способствуют развитию цифровой экономики и электронного документооборота, как в органах государственной власти, так и среди коммерческих и некоммерческих организаций.
Стоит отметить, что широкое внедрение электронного документооборота, а также создание процедур хранения электронных документов и использования электронных дубликатов бумажных документов являются одними из основных приоритетов для создания цифровой экономики в Российской Федерации. Данные приоритеты отражены в национальной программе «Цифровая экономика Российской Федерации», принятой в 2019 году [2].
Развитие электронного документооборота обеспечивает создание цифровой экономики, поэтому использование электронных документов, а также исследования в этой области являются достаточно актуальными. В первую очередь это связано с сильным увеличением количество документов, которые находятся в обороте государственных организаций. Во-вторых, с принятием государственных программ, нацеленных на ускорение и экономию процессов, связанных с документооборотом. В-третьих, с переходом как государственных органов, так и негосударственных организаций на документооборот в электронном виде.
Прежде чем дать понятие электронный документ, необходимо уяснить понятие «документ». Для этого копнем немного в историю развития и изменения понятия «документ». В первом отечественном терминологическом стандарте «документ» определялся как «средство фиксации сведений о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» [3]. ГОСТ 16487–83 расширяет данное понятие, трактуя его как «материальный объект с информацией, закрепленной человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» [4]. В следующих версиях государственных стандартов понятие «документ» уточняется:
«документ — это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [5];
«документ — зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности» [6].
Анализируя приведенные варианты понятия «документ» можно выделить одно общее сходство, которое заключается в единстве носителя и закрепленной на нем информации, но по мере развития поздние варианты определения все больше акцентируют внимание на информационной составляющей документа.
Легальное определение термина «электронный документ» содержится в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [7]. В соответствии с ним, «электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Данное определение подчеркивает сходство понятий «документ» и «электронный документ, акцентируя внимание на информационной составляющей понятия: электронный документ определяется прежде всего как «информация». Однако, данное определение не отражает всю сущность электронного документа.
В проекте Федерального закона № 159016–4 «Об электронном документе», электронный документ определяется как форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе. В данном определении законодатель уделил больше внимание материальному носителю, на котором зафиксирован электронный документ. В связи с этим, каждый раз, меняя материальный носитель, мы будем получать новый документ. Такое определение видится мной не совсем правильным, так как электронный документ не представляет собой некое материальное явление, он состоит из набора определенных информационных сигналов. Стоит отметить, что электронный документ можно использовать и в отрыве от материального носителя [8].
Пленум Верховного суда Российской Федерации (далее — Пленум ВС РФ) в постановлении от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» [9] указывает на обязательный, по его мнению, признак электронного документа — наличие электронной-цифровой подписи. Пленум ВС РФ понимает электронный документ, как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ.
Согласно п. 1.6.1 Регламента удостоверяющего центра Евразийской экономической комиссии под электронным документом понимается документ в электронном виде, заверенный электронной цифровой подписью и отвечающий требованиям общей инфраструктуры документирования информации в электронном виде [10].
Тем самым указанные определения содержат важный признак электронного документа — наличие в нём электронной подписи.
Из вышеизложенных определений можно выделить три основных признака электронного документа:
1) электронная форма (что подразумевает необходимость использования ЭВМ для просмотра, хранения и использования электронного документа);
2) заверение информации электронной подписью;
3) соблюдение требований документирования информации.
Новиков С. С. указывает на ещё один необходимый признак электронного документа. Он считает, что «электронный документ должен содержать информацию, необходимую для использования в конкретных целях, а именно, при установлении обстоятельств гражданских и арбитражных дел» [11]. Действительно, для того чтобы стать относимым к делу доказательством, нужно, чтобы электронный документ содержал в себе информацию, которая бы подтверждала позицию лица, участвующего в деле или данные, которые могли бы иметь значение для правильного разрешения дела. Именно тогда документ будет иметь веское значение при рассмотрении дела в суде.
Согласно пункту 9 постановления Пленума ВС РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов», стороны могут подать документы в суд через систему «Мой арбитр» в виде электронных образов (скан-копий). После принятия обращения суд может потребовать представить подлинники данных документов либо их копии.
Резюмируя вышеизложенные определения и выявленные признаки электронного документа, предлагаю наиболее точное авторское понятие электронного документа:
«Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, заверенная электронной подписью, зафиксированная на материальном носителе, которая может быть одновременно представлена и на других носителях, без угрозы утраты своего содержания и реквизитов».
Данное определение предлагаю изложить в пункте 11.1 статьи 2 ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». А в пункте 11.2 изложить определение электронной формы, которое ранее было включено в определение электронного документа:
«Электронная форма — это вид, пригодный для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
В настоящее время в России электронные документы нашли широкое применение в различных областях.
Во-первых, в гражданском обороте. Согласно статье 160 Гражданского кодекса Российской Федерации [12] (далее — ГК РФ) возможно заключение сделок с использованием электронных документов с помощью технических или электронных средств.
Во-вторых, в сфере нотариальной деятельности. Согласно статье 35 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» [13], нотариусы могут оформлять действия, сделки и документы на бумажном носителе в виде электронных документов.
В-третьих, в сфере подготовки и принятия актов федеральных органов государственной власти в форме электронного документа. Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.08.1997 г. № 1009 Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» [14], нормативный правовой акт или проект могут быть созданы в печатной форме или записаны в электронном виде. Однако следует учитывать, что определенное исключение здесь составляют проекты и акты, содержащие информацию, относящуюся к государственной тайне.
В-четвертых, в налоговых отношениях. Например, налоговую декларацию можно подать в формате электронного документа, такая возможность предусмотрена статьей 80 Налогового кодекса Российской Федерации.
В-пятых, в сфере взаимодействия государства и общества. В соответствии со статьей 10 Федерального закона от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» [15], гражданам и организациям предоставляются государственные и муниципальные.
Учитывая вышеизложенное, следует отметить, что электронные документы получили широкую популярность в разных сферах общественной жизни. Они облегчают жизнь людей и функционирование государства, а также способствуют развитию цифровой экономики. Однако необходимо помнить, что чем шире распространение электронных документов среди граждан, организаций и их представителей, государственных органов и должностных лиц, тем больше вероятность использования фальшивых электронных документов лицами, занимающимися преступной деятельностью. В частности, такие фальшивые документы могут быть использованы для совершения преступлений против конституционных прав и свобод граждан, например, избирательных прав или авторских прав, а также в сфере экономики, включая мошенничество и легализацию денежных средств, а также в других областях.
Литература:
- Тали Д. И. Принципы целостности и интегративности в формировании электронного документа / Д. И. Тали // Правовая информатика. — 2022. — № 3. — С. 72–83.
- Паспорт национального проекта «Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации». — Текст электронный //: [сайт]. — URL: https://digital.gov.ru/ru/activity/directions/858/ (дата обращения 30.11.2023).
- ГОСТ 16487–70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Москва: Госстандарт, 1971. — 10 с. (утратил силу)
- ГОСТ 16487–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Москва: Госстандарт, 1985. — 15 с. (утратил силу)
- ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Москва: Госстандарт, 1999. — 29 с. (утратил силу)
- ГОСТ Р ИСО 15489–1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Москва: Стандартинформ, 2007. — 22 с.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. — 31.07.2006. — № 31 (1 ч.). — Ст. 3448; Официальный интернет-портал правовой информации http://pravo.gov.ru — 05.12.2022.
- Проект Федерального закона № 159016–4 «Об электронном документе» (ред., внесенная в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 07.04.2005) // СПС «КонсультантПлюс».
- Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» // Бюллетень Верховного Суда РФ. — № 4. — апрель. — 2018.
- Об удостоверяющем центре Евразийской экономической комиссии: Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 09.07.2018 № 110 (вместе с «Положением об удостоверяющем центре Евразийской экономической комиссии») // СПС «КонсультантПлюс».
- Новиков, С. С. Электронный документ: понятие и сущность / С. С. Новиков // Modern Science. — 2020. — № 9–1. — С. 153–156.
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 16.04.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2022) // Собрание законодательства РФ. — 05.12.1994. — № 32. — Ст. 3301.
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462–1) (ред. от 10.07.2023) // Ведомости СНД и ВС РФ, 11.03.1993, N 10, ст. 357; Официальный интернет-портал правовой информации http://pravo.gov.ru — 10.07.2023.
- Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» // Российская газета, № 161, 21.08.1997 г.
- Федеральный закон от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // Собрание законодательства РФ, 02.08.2010, № 31, ст. 4179; Официальный интернет-портал правовой информации http://pravo.gov.ru — 04.11.2022.
