Современное архивное дело сегодня — это динамично развивающаяся отрасль научно-практической деятельности, имеющей огромное социальное значение как для государства в целом, так и для каждого гражданина. С целью совершенствования деятельности архивных учреждений, повышения качества их работы, а также обеспечения сохранности документов утверждаются новые правовые акты, регламентирующие работу архивов государственных и частных организаций, проводятся научные конференции, на которых поднимаются вопросы сохранности документов, разрабатываются стандарты, предусматривающие повышение эффективности работы с документами не только на бумажных, но и цифровых носителях. Но, несмотря на это, проблема обеспечения сохранности документов остается до сих пор актуальной. В государственных организациях существует множество проблем касаемо хранения документов.
Под «обеспечением сохранности» принято считать комплекс мероприятий, по созданию условий для надлежащего хранения документов, то есть условия, исключающие порчу, утрату или хищение документов. Организация хранения документов в архиве предполагает решение трех важных проблем: что хранить, где хранить и в каких условиях.
В соответствии с требованиями хранению подлежат документы, которые создаются на бумажных и электронных носителях в соответствии с требованиями, определенными в действующем сегодня Перечне типовых управленческих видов документов с указанием срока хранения (далее Перечень) [1]. В Перечне указаны сроки хранения различных видов документов, например, определяющих нормативно-правово- правовое обеспечение деятельности организации, отражающие трудовые отношения, регулирующие обеспечение режима безопасности деятельности организации.
Важнейшим аспектом является и вопрос организации хранения документов. Действующими нормами определено, что документы должны хранится в специально отведённом помещении — архиве организации. Архив — это часть структуры всей организации, он может быть представлен как самостоятельным структурным подразделением, так и быть частью другого, в работе которого задействован большой объем документов. От правильно поставленной работы архива зависит работа других отделов. Работа архива организации обязательно должна быть регламентирована локальными актами организации, созданными на основе нормативно-правовых требований, действующих на федеральном уровне, так и на уровне конкретной организации. Следует обратить внимание на положения Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» [2], который содержит фундаментальные требования к организации работы с документами, подлежащих хранению. С учетом данного акта разрабатываются все региональные и локальные документы, регламентирующие работу архивов. Важную роль в правовой регламентации хранения документов в архиве играют Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденные приказом Росархива в 2020 году [3].
Регламентация процедуры хранения документов на локальном уровне также требует высокого уровня профессионализма и учета действующих в организации норм и правил. Несомненно, работники архива в своей деятельности должны руководствоваться инструкцией по делопроизводству, положением об архиве, номенклатурой дел, а также должностными инструкциями и иными документами, регулирующими процесс хранения документов организации.
При хранении документов в архиве должны соблюдаться особые требования, в числе которых обязательное и неукоснительное соблюдение охранного, противопожарного, температурно-влажностного, санитарного режима. Архив должен быть изолирован от других помещений здания и иметь дополнительную систему вентиляции. Температура воздуха не должна превышать 20 градусов при влажности 50 %. В помещении архива должен быть установлен термометр, согласно которому регулярно осуществляется замер температуры воздуха работником архива или лицом, ответственным за хранение документов. Результаты замеров должны быть отражены в журнале. Повышение или понижение температуры воздуха негативно сказываться на бумажных документах, Документы будут терять свой первоначальный вид — на бумаге могут появиться заломы, текст будет выцветать и блекнуть, что в дальнейшем может затруднить его прочтение, поэтому следует избегать температурных скачков.
Архивохранилище следует оборудовать дверями с повышенной технической укрепленностью против взлома, а также охранной сигнализацией. Охранный режим распространяется на все помещения архива. Доступ в помещение архива разрешен только работникам архива или другим лицам, список которых утверждается руководителем организации. Нахождение посторонних лиц категорически не допускается.
Следует соблюдать и противопожарный режим. В архиве запрещается курить, разводить открытый огонь и пользоваться неисправными электроприборами. Помещение следует оснастить техническими средствами обеспечения пожарной безопасности. В их числе: переносные огнетушители, автоматические системы пожаротушения в соответствии, что соответствует Правилам противопожарного режима Российской Федерации [4]. К организационным моментам обеспечения противопожарного режима можно отнести назначение лица, ответственного за соблюдение норм пожарной безопасности. В деле сохранности документов важное значение имеет и инструкция о мерах пожарной безопасности архива, которая должна быть в каждой организации.
В архиве следует соблюдать санитарный режим. Так, работникам архива запрещается приносить еду и напитки в помещение архива, в том числе употреблять их в пищу, ходить в помещении в верхней одежде и обуви, оставлять в данном помещении верхнюю одежду. Рекомендуется проводить каждую неделю гигиеническую обработку полок от пыли.
Все документы в архиве должны храниться в делах, сшитых скоросшивателями, также возможно хранение в специальных картонных коробках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, проходах между стеллажами, так как это может затруднить выход из помещения архивохранилища при возникновении пожара. Все дела должны быть подписаны согласно номенклатуре дел, принятой в организации. Номенклатурой дел необходимо руководствоваться при топографировании. Как указывает, Савинцева И. В.: топографирование — это разработка схемы расположения дел в архиве путём нумерации мест хранения документов [5]. Нумерация стеллажей помогает быстро найти то или другое дело. Все имеющиеся стеллажи и полки в архиве должны нумероваться слева направо и сверху вниз. Результатом нумерации является топографический указатель, оформленный в виде карточки, который прикрепляется к каждому стеллажу. Чаще всего в архивной практике используются постеллажные указатели. Такие указатели содержат следующие данные: название организации, номер стеллажа, шкафа, полки, фонда, описи и номера дела.
Большое значение в обеспечении сохранности архивных документов имеет их учет. Он включает в себя установление и регистрацию документов в архивном журнале. Основной функцией учета является защита документов от потери или хищения. Проблема потери (утрата) документов, сейчас, к сожалению, существует практически во всех организациях. Почему же происходит утрата документов? Главная причина — доступ посторонних (третьих) лиц, к документам, находящихся на архивном хранении. Так же к распространенным причинам можно отнести отсутствие надлежащего порядка в архиве, невозврат документов из временного пользования, частая смена работников. Нужно оценивать какие последствия будет нести потеря тех или иных документов. Например, законодательство устанавливает точные правила только для бухгалтерских документов, а именно потеря финансовых и бухгалтерских документов, влечет наложение штрафных санкций. При утрате документов других видов, четкая ответственность нормами права РФ не определена. Как рекомендует Т. В. Светлова, необходимо создать комиссию по расследованию причин пропажи документов [6]. Помимо вышеперечисленного важно правильно осуществлять проверку наличия и состояния дел в архиве. Основная цель проверки — это установление фактического наличия единиц хранения и устранение недостатков в учёте документов. Перед началом проведения проверки работник архива оформляет лист проверки наличия и состояния дел в фонде. В ходе проведения проверки в данный документ будут вноситься записи обо всех выявленных несоответствиях. Лист составляется на каждый фонд и подписывается исполнителем. Вначале происходит проверка правильности расположения дел по топографическим указателям. Неправильно размещенные дела помещаются работниками на место. В ходе проведения проверки проверяется физическое состояние дел. Дела с физическими повреждениями откладываются отдельно, а дела с повреждениями от плесени (других вредителей) изымаются с целью предотвращения заражения других дел. Дела, требующие дезинфекции и дезинсекции, должны подвергаться обработке. Все дела с выявленными дефектами необходимо регистрировать в картотеке учета физического состояния документов с указанием вида необходимой обработки. По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов.
И, подводя итог, нужно отметить, что обеспечение сохранности документов — это целый комплекс взаимосвязанных мероприятий, каждое из которых несёт свою отдельную функцию и ценность. И если один из этапов проигнорировать, то система хранения документов будет нарушена, и это отразится не только на работе архива, но и всей организации в целом.
Литература:
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности, государственных органов, органов местного самоуправления и организации с указанием сроков их хранения» [Электронный ресурс]. URL: http://archives.gov.ru/ (дата обращения 30.09.2023).
- Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 28.12.2022) «Об архивном деле» // Собрание Законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169; 2018. № 1 (ч.1). Ст. 19.
- Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» [Электронный ресурс]. URL: http://archives.gov.ru/ (дата обращения 30.09.2023).
- Постановление Правительства РФ от 16.09.2020 N 1479 (ред. от 01.03.2023) «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации» [Электронный ресурс]. URL: https://clck.ru/34JrVu (дата обращения 27.09.2023).
- Савинцева И. В. Обеспечение сохранности документов в организациях / И. В. Савинцева // Научный вестник Крыма. 2019. № 5(10). С. 2–5.
- Светлова Т. В. Как оформить утрату, порчу документов / Т. В. Светлова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2018. № 7. С. 90–93.
