Составление служебных документов является важнейшим элементом служебной деятельности любой организации — как государственной, так и частной. Отсутствие понятия служебного документа в законе приводит к тому, что в теории имеется множество взглядов на данную проблему, авторы выделяют различные признаки такого документа, которые могут быть, как обязательными, так и факультативными. Это приводит к необходимости изучения с различных сторон и формирования авторского мнения по данному вопросу.
Служебные документы регулируют общественные отношения как внутри организации, так и при взаимодействии со сторонними организациями. Деятельность по созданию служебных документов включает в себя несколько стадий, которые различными авторами выделяются по-разному. Можно сказать, что деление на стадии создания документа условно, поскольку каждая организация принимает локальные акты, регулирующие данный вопрос. Однако, для теоретического изучения вопроса стадии можно условно разделить на подготовку проекта, его оформление и подписание. Каждая из стадий может быть условно разделена на подстадии, которые будут рассмотрены в работе.
Разделение процесса создания служебного документа позволяет определить цель каждого этапа и подэтапа, субъектов и должностных лиц, принимающих участие на каждом этапе и момент логического завершения этапа, начало нового.
В целом, можно сказать, что на разных этапах создания служебного документа принимают участие различные сотрудники — от секретарей до руководителя. При этом обязательным можно назвать лишь участие руководителя, который подписывает документы. В небольших организациях весь документооборот может проходить с участие лишь руководителя и секретаря. При отсутствии сотрудников и небольшом объеме работы директор сам ведет весь документооборот. В таких ситуациях деление на этапы создания документа более чему условно. Наибольший интерес деление на этапы, оценка особенностей каждого из них представляет в крупных организациях.
Развитие технических средств, приводит к тому, что получает развитие электронный документооборот, который постепенно заменяет бумажный, особенно при создании внутренних документов. Электронный документооборот имеет ряд особенностей при подготовке и подписании документа, для того чтобы документ созданный подобным образом имел юридическую силу. Данные особенности и будут изучены в работе, особенно применительно к такой стадии, как подписание документа [4].
Развитие новых технологий оказывает значительное влияние на развитие делопроизводства, которое на протяжении последних лет развивается в направлении электронного документооборота. Электронный документооборот можно определить, как совокупность действий направленных на создание, редактирование, регистрацию, передачу и прием документов созданных посредством специальных технических средств и программ [2].
Электронный документ можно определить как носитель информации, предназначенный для передачи и использования с использования специальных программ и иных технических средств. Электронный документ, в отличие от бумажного не имеет физической формы. При этом документ, подписанный электронной подписью приравнивается по силе к бумажному.
Использование электронных документов имеют как преимущества, так и недостатки, однако рост электронного документооборота отражает, что организации видят в данном способе больше преимуществ, нежели недостатков.
В целом стадии создания электронного документа сходны со стадиями создания бумажного документа. Основные особенности заключаются в том, как реализуется каждая стадия. Так, при создании электронного документа необходимо обладать техническими навыками, нежели опытом и знания делопроизводства. Это связано с тем, что при создании электронного документа используются программы, в которых формы документов унифицированы и фактически необходимо заполнить только графы текста документа, подписавшего лица, номер документа, адресат и т. д.
На стадии создания документов используются альбомы форм документов организации, на их основе создаются наборы шаблонов (форм документов), содержащих постоянную информацию и поля для ввода переменной информации. Как правило, создается общий шаблон, включающий поля, нумерацию страниц, основные стили оформления, на его основе создается общий бланк, бланки для конкретных видов документов, а уже на их основе и с использованием типовых текстов создаются шаблоны для конкретных управленческих ситуаций, включая шаблоны договоров, докладных и объяснительных записок, приказов, протоколов и других документов. Учитывая, что значительная часть документов в любой организации отражает повторяющиеся управленческие ситуации, наличие шаблонов существенно ускоряет процесс создания документов, не говоря уже о том, что все документы будут оформлены правильно и единообразно [3].
Создание документа на базе выбранного шаблона происходит в офисных программах типа Microsoft Office, после чего документ сохраняется в ведомственной СЭД с заполнением базовых сведений о документе.
Все созданные в организации и полученные документы регистрируются, за исключением документов, включенных в список не подлежащих регистрации.
Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Основные сведения, вносимые в регистрационную карточку документа, даны в Перечне обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти [3].
Работа с документами в ведомственной системе электронного документооборота отличается использованием смешанной централизованно-децентрализованной системы регистрации документов.
Документ может представлять из себя один файл, например в формате MS Word, так и несколько файлов разных форматов. Например, основной документ в формате MS Word + приложения в форматах MS Excel, PowerPoint, Project и т. п.
Так как в процессе подготовки документа он может неоднократно редактироваться, обычно предусматривается возможность сохранения различных версий документа. При совместной работе над документом нескольких сотрудников включается режим рецензирования, при котором вся правка (изменения, удаления и дополнения) выделяется цветом. Важно, чтобы в параметрах текстового редактора (например, MS Word) были правильно указаны сведения о пользователе (фамилия и инициалы), так как эта информация отображается при просмотре исправлений в документе.
Подводя итог данному параграфу можно сделать следующие выводы:
Электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный, что требует от сотрудников организаций развития технических навыков.
Этапы создания служебного документа в электронном виде в целом совпадают с этапами создания бумажного документа. Основной особенностью является то, что документ создается в специальных программах, и передаётся на согласование и редактирование посредством технических средств.
Электронный документ может быть подписан электронной подписью, что будет рассмотрено в следующем параграфе, и быть распечатан, т. е. даже при использовании электронного документооборота все равно имеют место бумажные версии документов [1].
Литература:
- Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ// Собрание законодательств Российской Федерации. 2000. № 46. Ст. 4532. Справочно-правовая система «Консультант Плюс». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения: 09.10.2023).
- Абрамов Н. М. Инновации в управлении электронным документооборотом организации / Н. М. Абрамов, Е. Ю. Комлева // Управление современной организацией: опыт, проблемы и перспективы. 2018. № 9. С. 69- 74.
- Кузнецов С. Л. Организация электронного документооборота / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. 2018. № 4. С. 41–47.
- Сидорик В. В. Технология разработки электронных документов: Методическое пособие / В. В. Сидорик. — Минск: БНТУ, 2014–78 c.
