В данной статье кратко рассматривается понятие документооборота и характеристика ключевых нормативных регуляторов данной системы. В числе характеристик документооборота рассматривается система электронного документооборота (далее — СЭД).
Ключевые слова : документооборот, система электронного документооборота, организация, уровни документооборота, СЭД.
This article briefly examines the concept of document flow and the characteristics of the key regulatory regulators of this system. Among the characteristics of document management, an electronic document management system (hereinafter referred to as EDMS) is considered.
Keywords : document flow, electronic document flow system, organization, levels of document flow, EDMS.
Системой документооборота называется любое движение документа, их создание, передача внутри организации и завершение исполнения в специальных системах [4]. Приведенный нормативный акт рассматривает процесс движения документов, включая весь процесс формирования документа как основания для взаимодействия между субъектами различного уровня в одной организации.
Стоит помнить о том, что процесс документооборота обеспечивает систему взаимосвязанных, но самостоятельных пакетов документов. Одним из основных потоков обеспечения движения документов является входящее сообщение, которое направлено на передачу данных внутрь организации, и внешний поток, направленный на внешнее обеспечение, которое помогает в разрешении проблем внутреннего характера. Взаимосвязь данных поток предусматривает прохождение документами двух различных путей в динамике — для поддержания коммуникации между сотрудниками и взаимосвязи организации с иными субъектами.
Документооборот как процесс деятельности стал рассматриваться как эффективный инструмент регулирования потоков информации. Одним из таких инструментов в данном случае является система электронного документооборота, которая обеспечивает движение информационных потоков в современном цифровом мире.
Система электронного документооборота (далее — СЭД) помогает в обеспечении информационных потоков через потоки информационных технологий и электронных документов. Рассмотрим отдельные характеристики данной системы:
Скорость и удобство как инструменты передачи информации, которые совершаются мгновенно в результате передачи информации по электронной почте или через специальные системы документооборота;
Удешевление процесса коммуникации, который заключается в переносе данных в информационные источники и отсутствие требований физического хранения и упрощение поиска в электронном архиве;
Повышение качественных критериев оценки безопасности информации, что обеспечивается с использованием инструментов шифрования и защиты паролями электронных документов;
Автоматизация процессов электронного документооборота, что позволяет автоматизировать весь процесс обработки и переноса данных между различными субъектами информации [1].
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 19.12.2022) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет понятие «электронного документа» как «документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [6].
Другими словами, электронный документ (ЭД) — это любой документ, зафиксированный в электронном виде или внесен в электронном виде в систему с бумажного носителя.
Необходимо отметить, что данная система имеет огромное количество преимуществ, среди которых принято выделять следующие [2]:
— Прозрачность процессов обмена информацией, которые упрощают систему контроля деятельности организации;
— Повышение уровня исполнения документов, направленных по электронной почте;
— Снижение трудозатрат и энергозатрат на проведение рутинных операций на ведение процессов документооборота в различных структурных подразделениях организации;
— Сохранение конфиденциальности информации и исполнение федерального законодательства в части защиты персональных данных и иной информации, которая относится к информации, попадающей под защиту федерального законодательства.
Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 2 сентября 2011 г. № 221 определяет систему электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти как «информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну)» [3].
По непонятным причинам термин СЭД не вошел в отраслевой терминологический ГОСТ Р 7.0.8–2013, но был включен в словарь, содержащий терминологию управления документами. В словаре СЭД определяется как «информационная система, обеспечивающая включение документов в систему, управление документами и доступ к ним» [5].
Несмотря на схожесть СЭД с классическими инструментами ведения документооборота в организации, отличаются внутренняя архитектура и эффективность работы системы и непосредственно субъекта, который несет ответственность за документооборот. В этом случае техническое решение СЭД помогает осуществлять поиск и унификацию всей передаваемой информации, которая рассматривается с точки зрения информационного содержания (контента).
Первые СЭД представляли собой пример двухзвенной архитектуры (система на одном компьютере): СУБД — приложение. Позднее разработчики систем перешли на использование трехзвенной архитектуры (сетевое решение): СУБД — сервер приложений — интерфейс пользователя, которая достигла вершины своего развития в рамках SOA — сервисно-ориентированной сетевой архитектуры (рис.1):
Рис. 1. Трехзвенная архитектура СЭД
Итак, можно сделать вывод, что система электронного документооборота — это комплекс программных и аппаратных средств, обеспечивающих автоматизированный обмен документами между участниками управленческого процесса. Она позволяет снизить время на оформление документов, увеличить прозрачность и эффективность работы организаций, уменьшить вероятность ошибок. В рамках системы электронного документооборота осуществляется передача, хранение и обработка электронных документов, а также автоматическое формирование отчетов и статистических данных.
Литература:
- Кусаинова У. Б. Перспективы внедрения системы электронного документооборота. // У. Б. Кусаинова, А. А. Верещинский, Е. К. Карибаев. Наука и реальность. 2023. № 1 (13). С. 137–139.
- Преимущества электронного документооборота — https://nalog-nalog.ru/ spravochnaya_info-rmaciya/preimuwestva_elektronnogo_dokumentooborota.
- Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 2.09.2011 г. № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения». [Электронный ресурс]. URL: https://base.garant.ru/55172574/
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 17.02.2017 № 25 (ред. от 02.08.2019) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации. [Электронный ресурс]. URL: https://www.consultant.ru
- Управление документами. Термины и определения. Словарь. М.: ВНИИДАД. 2013. С.19.
- Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп.) // Российская газета. — 29.07.2006. — № 165.
