Regulatory legal acts regulating the electronic document management system are constantly undergoing changes due to the rapid development of digitalization, the emergence of new risks and fraud schemes. This is necessary in order to ensure a secure digital environment for the development of commercial organizations and government agencies, eliminating the threat of cyber-attacks and unauthorized access by third parties. This is the most important issue of legal practice, which allows you to safely use electronic document management systems.

Keywords: regulatory legal acts, electronic document management system, digitalization, unauthorized access, digital environment.

Актуальность темы научной статьи обусловлена тем, что стремительное развитие цифровизации диктует новые условия изменений нормативно-правовой базы, регулирующий системы электронного документооборота, в целях создания безопасного цифрового пространства, в котором будет все меньше кибератак и получения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации коммерческих организаций, государственных учреждений и даже просто населения. Юридическую значимость вопроса невозможно переоценить, это очень важный процесс трансформации благодаря которому учитываются уже прожитые риски и на основе их разрабатывается более качественная система защиты и наказания совершённых правонарушений, что делает правовое регулирование данной сферы более совершенным, точным и правдивым, формируя положительное отношение не только к органам правовой защиты, но и в целом государству, и президенту страны. Этот аспект подтверждается статистическими показателями о стремительном развитии систем электронного документооборота:

– за последние несколько лет, доля электронного документооборота в госструктурах, а конкретнее в Аппарате Правительства, выросла больше, чем в 2 раза. Так, с 2019 года 40 % выросла до 90 % в 2025 году. Это подчеркивает необходимость пересмотра нормативно-правовой базы регулирования в соответствии с анализом предыдущего опыта и прецендентов в данной сфере.

– согласно статистическим данным, рынок СЭД также за последние несколько лет превысил отметку в 50 млрд. руб., это подчеркивает, что теперь большое количество денежных операций должно более качественно регулироваться законодательной базой страны, чтобы избежать схем мошенничества.

В работах по данной тематике рассматриваются вопросы, связанные с: доверенностью на подписание документов в ЭДО, регламентом ЭДО; настройками УПД в ЭДО, форматом электронных документов и т. д. Среди авторов работ можно выделить: А. Казанцеву, А. Н. Вдовину, Т. А. Гусеву, Е. А. Шепелину, Е. Шульину и А. Пауков. Е. Шульгина, например, принимает активное участие в проектах от «КонсультантПлюс», а также имеет большое количество работ, позволяющих юристам качественно изучать правовую информацию.

Основным исследователем по данной теме является Храмцовская Наталья Александровна (эксперт в области управления системами электронного документооборота и нормативно-правового регулирования данной сферы). Ей написаны следующие труды: «Правовое регулирование электронного документооборота: вчера, сегодня, завтра»; «Бумажный или электронный документ: эволюция судебной практики и нормативного регулирования»; «Делопроизводство и ЭДО: как меняются требования к хранению документов при переходе в цифру». В своих исследовательских работах она затрагивает ключевые вопросы:

– подчеркивает необходимость изменения действующего законодательства вследствие возникновения противоречий между старыми НПА и новыми.

– разбирает ключевые изменения в законодательстве в части регулирования электронного документооборота;

– приводит реальные кейсы и примеры о неоднозначности разработанных нормативно-правовых актов в данной отрасли.

Оценивая последние изменения по нормативно-правовую регулированию электронного документооборота, в своих работах она подчеркивает, что эти изменения жизнеспособны, однако некоторые органы государственной власти и управления развиваются быстрее, чем другие, что создает определённые препятствия к общему повышению эффективности использования СЭД. Например, Архив и Минюст развиваются медленнее, чем Налоговые органы. В таком случае, действующим организациям необходимо знать подход к каждой инстанции, чтобы избежать серьёзных нарушений.

Для детального осмысления выбранной темы научной статьи, необходимо обозначить ключевое понятие выбранной темы. Система электронного документооборота (СЭД) — это автоматизированная электронная система работы с документами, позволяющая оптимизировать все этапы прохождения информации: от её создания, до хранения и утилизации.

Системы электронного документооборота выполняют большое количество функций, среди которых можно выделить: 5 % — обеспечение безопасности; 10 % — хранение документов и автоматизация процессов; 15 % — контроль над передвижением документов; 25 % — регистрация и учет документов; согласование, утверждение и маршрутизация документов.

В связи с этими функциями меняется нормативно-правовая база регулирования систем электронного документооборота. Рассмотрим эволюцию НПА в данной отрасли.

Правовое регулирование документооборота в Российской Федерации обусловлено, в первую очередь, внедрением понятия «документооборот» в 1920 году. Конечно, раньше это была примитивная работа с письмами: регистрация, направления в нужную инстанцию, получение письма или помещение его в архив, в то время это и был документооборота.

Важнейшим этапом в развитии нормативного регулирования документооборота стало утверждение «Общих правил документации и документооборота», которое было осуществлено Институтом техники управления проектов в 1931 году. Это был первый шаг минимального регулирования работы с документами, на основе которых, в дальнейшем, в 1973 году были утверждены Основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая непосредственно более обширно регулировало все этапы работы с документами. Эта история касается становления документооборота, классического, бумажного, но она непосредственно играет очень важную роль в становлении более продвинутого, современного — электронного документооборота.

Теперь необходимо рассмотреть, какие же нормативно-правовые акты регулируют системы электронного документооборота. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. В данном законе, уже непосредственно закрепляется понятие «электронный документооборот», включаются процессы работы с документами в данной системе. Также, в данном законе не только фиксируются основные понятия, термины, но и фиксируются основные положения об обеспечении информационной безопасности и цифрового пространства. Так там закреплены принципы информационной безопасности, благодаря которым стало возможным безопасное использование СЭД. Некоторые изменения, которые были внесены в данный документ:

– блокировка «опасного контента», которая регулируется деятельностью Роскомнадзора, например, реклама табачных изделий (разработана отдельная статья 14.161 КоАП РФ);

– серьёзные изменения в регистрации доменного имени (введено с 1 сентября 2026 года)

Дальнейшим витком развития нормативно-правовой системы регулирования систем электронного документооборота стало разработка и внедрение Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, именно данный закон закрепил несколько видов электронной подписи, способствуя качественному развитию систем электронного документооборота и законному заверению документов. Три вида электронной подписи: квалифицированная, неквалифицированная и простая. Именно благодаря ему, электронная подпись стала приравниваться к оригиналу бумажной версии, заверенной лицом. Некоторые изменения, которые были внесены в данный документ:

– с 1 марта 2026 года были внедрены новые требования к подписи: удостоверяющие органы должны ставить на свои документы квалифицированную электронную подпись;

– документы теперь возможно подавать через портал «Госуслуги».

В процессе исследования были рассмотрены следующие основные направления, касающиеся законодательных изменений.

ФНС переходит на новые алгоритмы шифрования: ГОСТ Р 34.12–2018 (блочные шифры) и ГОСТ Р 34.13–2018 (режимы работы блочных шифров). Это означает, что старые версии криптопровайдеров и носителей, которые не поддерживают эти алгоритмы, перестанут корректно работать с системами налоговой.

Если не обновиться:

– невозможно будет расшифровать входящие документы от ФНС (требования, ответы на отчёты);

– система начнёт выдавать ошибки при обмене по ТКС;

– возникает риск не сдать отчётность в срок.

Изменение касается всех, кто использует ЭЦП: ИП, организаций, бухгалтеров, нотариусов — всех, кто сдаёт отчётность или обменивается документами с ФНС.

Следующим ключевым моментом, способствующим развитию систем электронного документооборота послужил Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 25.05.2011 N 20860), который на данный момент уже неактуален, но на тот момент он расширил возможности электронного документооборота в бухгалтерской и финансовой сферах, позволил проводить электронные счета, которые были абсолютно равнозначны бумажным счетам.

На современном же этапе развития общества и государства, можно выделить следующую нормативно-правовую базу, регулирующую системы электронного документооборота с абсолютно разных сторон: начиная от безопасности, заканчивая удобством и необходимостью, а также снижению определённого рода издержек: временных и финансовых.

Таблица 1

Современная нормативно-правовая база, регулирующая деятельность систем электронного документооборота

Можно сделать вывод, что большое количество нормативно-правовых актов, регулирующих системы электронного документооборота направлены не только на обеспечение безопасности, но и улучшение качественно информационной коммуникации, что позволяет сделать этот процесс наиболее продуктивным и удобным для всех. Однако, стоит отметить, что есть некоторые проблемы и сложности внедрения систем электронного документооборота в деятельность организаций: низкий уровень компьютерной грамотности; отсутствие стандартизации в структурах бизнес-процессов; некачественная организация работы с документами; низкий уровень вовлечённости сотрудников в ведение электронного документооборота; нехватка технического оснащение, или его неактуальность в соответствии с требованиями современных систем; отсутствие систем электронного документооборота у контрагентов.

Проанализировав эволюцию НПА в системе электронного документооборота и рассмотрев актуальные законы, регулирующие данную сферу, необходимо выделить преимущества внедрения данных аспектов в деятельность электронных информационных систем:

1. Повышение производительности труда делопроизводителей. Благодаря качественному нормативно-правовому регулированию систем электронного документооборота, существенно повышает производительность труда делопроизводителей, т. к. теперь затрачивается меньше временных ресурсов на передачу документов не только внутри организации, но и за её пределами. В таком случае, получается обработать большее количество информации, вовремя её передать и получить ответ. В таком случае, сложные вопросы решаются более быстро, а значит происходит и более стремительное развитие организации.
2. Соблюдение высокого уровня информационной безопасности. Именно нормативно-правовые акты, регулирующие системы электронного документооборота отвечают за безопасность, и регулируют правоотношения между отправителем и получателем документов. В том числе это проявляется в закреплении Федерального закона об электронной подписи, который снижает риск подделки документов, делая их равнозначными бумажным носителям с собственноручной подписью. Это важный аспект, который позволяет быть уверенным в подлинности получаемой электронной информации.
3. Снижение издержек и повышение экономичности операций. Благодаря развитию систем электронного документооборота получается в значительной степени снизить издержки, что позволяет, в общем и целом, повысить экономичность процессов, т. к. теперь не нужно тратить ресурсы на приобретение бумаги, канцелярии, картриджей для печати, все это становится ненужным, теперь можно опустить эти траты, тем самым в целом повысив экономическую эффективность коммерческих организаций, государственных органов власти.
4. Наделение юридической значимостью электронную документацию. Помимо всех вышеперечисленных положительных аспектов, нормативно-правовая база позволяет сделать полностью юридически значимыми электронную документацию, делая их равнозначными бумажному документообороту, это означает, что он может использоваться на законных основаниях государственными, коммерческими организациями, а также в целом физическими лицами.

Нормативно-правовые акты в системе электронного документооборота характеризуются обширным процессом эволюции, который происходит, в первую очередь, вследствие развития цифровизации, изменений научно-технического прогресса. Это позволяет не только автоматизировать и оптимизировать документооборот, но и защитить конфиденциальные данные от несанкционированного доступа и возможных кибератаках, которые являются разрушительными для всех сфер общественной жизни: политической, социальной, экономической, правовой.

Литература:

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (последняя редакция) // СПС «Консультант Плюс».
2. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ (последняя редакция) // СПС «Консультант Плюс».
3. Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 25.05.2011 N 20860) // СПС «Консультант Плюс».
4. «ГОСТ Р 53898–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 08.11.2013 N 1465-ст) // СПС «Консультант Плюс».
5. Волинец К. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота // Вестник науки. 2024. № 7 (76). — С. 115–121.
6. Статья TAdviser. СЭД (рынок России) — [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.tadviser.ru/index.php (дата обращения: 21.03.2026).
7. Статья Сnews. Обзор: Рынок СЭД 2025 — [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.cnews.ru/reviews/rynok_sed/review_table/d41bad6c245f087e69f125dfe24ac1d9be9a0508 (дата обращения: 21.03.2026).
8. Шоров В. В. Эволюция правового регулирования электронного документооборота и электронной подписи В Российской Федерации // Вестник науки. 2026. № 1 (94). — C/ 839–852.
9. Перова М. В., Барашьян М. А. Нормативное обеспечение цифровой безопасности в области электронного документооборота // Научный Лидер. 2024. № 20 (170). — [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://scilead.ru/article/6497-normativnoe-obespechenie-tsifrovoj-bezopasnos (дата обращения: 22.03.2026)
10. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ (последняя редакция) // СПС «Консультант Плюс».