На сегодняшний день делопроизводство как неотъемлемая часть любой сферы общественной деятельности представляет собой одну из наиболее динамичных областей, постоянно развивающуюся и модернизирующуюся. Данный аспект характеризует все стороны, как непосредственный процесс формирования документов, так и область процесса их хранения и оборота в организациях и за ее пределами. Данная статья направлена на освещение правового аспекта организации документооборота внутри организации.
Ключевые слова: делопроизводство, документооборот, организация, инструкция.
Как известно, организация работы с документами в любой деятельности подвергается строгому регламентированию, что обусловлено важностью документооборота как процесса, создающего базовую основу юридического характера. Нормы и правила, сведенные в определенный свод, направлены на выстраивание четкого цикла документооборота. Как правило, такие своды разработаны как на уровне федерального законодательства, так и на локальном уровне муниципалитета, а также на уровне внутреннего распорядка той или иной организации. Рассмотрим последний аспект более подробно.
Бесспорно, ключевым локальным актом для документооборота является инструкция по делопроизводству, где изложены все ключевые тонкости работы с документами с учетом специфики той или иной сферы деятельности существующей организации. Как правило, в таких инструкциях делопроизводство рассматривается как совокупное понятие, включающее в себя:
– организация доступа и хранения документов, а также условия их пользования.
– организация документооборота.
– формирование фонда документов внутри организации.
– непосредственный процесс документирования.
Кроме вышеизложенных аспектов, в инструкции по делопроизводству также в обязательном порядке присутствует приложение, где содержатся следующие файлы:
– примерный перечень документов, требующих заверение печатью организации.
– примерны перечень утверждаемых организацией документов, имеющих юридическую силу.
– перечень нерегистрируемых организацией документов.
– образцы заявлений, распоряжений, приказов, протоколов, докладных и служебных записок, писем и пр.
– образцы бланков документов, имеющих значение для организации.
Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов учреждения, в том числе:
– составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).
– ведение деловой переписки.
– подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок).
– составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций).
– составление и оформление распорядительных документов (решений, приказов, распоряжений).
По характеру движения различают следующие группы документов:
– Входящие документы — создаваемые за пределами учреждения (или созданные в учреждении, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в Образовательное учреждение;
– Исходящие документы — создаваемые в учреждении (или поступившие в образовательное учреждение извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы;
– Внутренние документы — создаваемые, перемещаемые внутри учреждения и остающиеся в нем на хранение.
Организация документооборота включает в себя:
– учет объемов документооборота.
– регистрация и прохождение внутренних документов.
– организация работы с отправляемыми документами: согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов.
– регистрацию и учет поступающих документов. Все входящие документы подразделяются на регистрируемые подразделениями образовательное учреждение и не подлежащие регистрации.
– прием, обработку и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка и т. д.) документов.
Как и любая сфера деятельности, делопроизводство имеет общепринятые стандарты, закрепленные на правовой основе. В Российской Федерации в качестве такового выступает Федеральный Закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Кроме того, существует государственный стандарт по ряду ключевых вопросов:
- ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», задача которого не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения.
- ГОСТ Р 7.0.97–2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», содержащий в себе нормативы по оформлению организационно-распорядительных документов.
- ГОСТ Р ИСО 15489–1–2019 «СИБИД. Информация и документация. Управления документами. Часть 1. Понятия и принципы», в котором освещены вопросы, касающиеся понятия и принципов создания и ввода в оборот документов, а также процесса управления этим оборотом.
Таким образом, можно сказать, что основополагающим документов в организации, отвечающим за процесс делопроизводства, является инструкция по делопроизводству, содержащая все ключевые аспекты работы с документами, начиная с их создания и завершая управлением процессов их оборота, как внутри организации, так и за ее пределами.
Литература:
- Федеральный Закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».
- ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- ГОСТ Р 7.0.97–2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
- ГОСТ Р ИСО 15489–1–2019 «СИБИД. Информация и документация. Управления документами. Часть 1. Понятия и принципы».
