Кадровое делопроизводство и его место в системе управления персоналом



В статье автор исследует роль кадрового делопроизводства в системе управления персоналом.

Ключевые слова : делопроизводство, персонал, работодатель.

Каждому человеку в мире известно, что сердце любой организации — это ее персонал. Чтобы организовать эффективную деятельность, организации необходимо правильно подобрать будущих работников. Кадровое обеспечение организации довольно трудоемкий процесс и он осуществляется следующим образом:

1. Этап подбора персонала — представляет собой первую ступень системы кадрового обеспечения. Подбор персонала представляет собой некую систему действий, которые направлены на привлечение в организацию работников, которые обладают достаточным уровнем знаний, квалификацией, необходимыми для занимаемой должности [1, с. 44].
2. Этап отбора персонала. На этом этапе происходит изучение профессиональных качеств, психодиагностика кандидата. Целью отбора выступает качественное установление пригодности работника к выполнению функциональных обязанностей.
3. Завершающим этапом является наем персонала. Наем персонала представляет собой заключение с выбранным работником трудового договора на основе проведенных мероприятий.

Итак, как же это связано с кадровым делопроизводством? Именно с приема на работу персонала начинается кадровое делопроизводство касаемо каждого работника. В самом начале необходимо правильно принять на работу человека.

Главный документ кадрового работника, на который он должен опираться при приеме на работу сотрудника — это Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ).

Статья 65 ТК РФ дает полный перечень документов, которые необходимо представить будущему работнику в кадровое подразделение для приема на работу [4, ст. 65]. В то же время в вышеуказанной статье говорится о возможных дополнительных документах, а также представлен список запретов для нанимателя в части требования документов, которые не являются обязательными.

После того, как работник предоставил требуемые документы, ему необходимо написать заявление о приеме на работу. Заявление о приеме на работу необходимо зарегистрировать в установленном порядке, для этого в кадровом подразделении должен находиться, к примеру, журнал регистрации заявлений работников.

Представитель кадрового подразделения должен ознакомить работника с принятыми нормативными актами организации и с коллективным договором (если такой существует в организации). В части 3 статьи 68 ТК РФ указано с какими документами работодатель обязан ознакомить работника [4, ч.3 ст. 68]

После ознакомления с документами организации заключается трудовой договор между работодателем и работником. Трудовой договор подписывается в двух экземплярах, один отдается работнику на руки, а второй хранится в личном деле работника. Стоит отметить, что трудовой договор так же должен быть зарегистрирован в установленном порядке. Для этого в организации должен быть заведен журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Трудовой договор с работником заключается единожды и все последующие изменения в нем должны фиксироваться в дополнительных соглашениях к трудовому договору, которые тоже регистрируются соответственно в журнале регистрации. Дополнительные соглашения так же подписываются в двух экземплярах между работником и работодателем, один из которых передается работнику, а другой хранится в личном деле.

В данной статье уже не первый раз было упомянуто личное дело работника. Необходимо детально разобраться, что оно из себя представляет и как необходимо его правильно вести.

Ведение личных дел работников — она из самых важных функций кадрового подразделения. Стоит отметить, то ведение личных дел не является обязательным для коммерческих организаций, но зачастую на практике многие организации заводят их, чтобы кадровый документооборот был систематизирован, и в тоже время было возможно быстро найти необходимый документ по отдельному работнику.

Типовой перечень документов в личном деле работника выглядит следующим образом [3]:

1. Анкета заполняемая при приеме на работу.
2. Трудовой договор.
3. Должностная инструкция.
4. Копии приказов по сотруднику.
5. Копии документов представляемых сотрудников при приеме на работу (ВАЖНО отметить, что данные копии можно подшивать в личное дело только с согласия работника, для этого необходимо с ним подписать согласие на обработку персональных данных).
6. Согласие на обработку персональных данных.

Чтобы личное дело было в порядке, необходимо придерживаться следующих правил:

1. На каждого работника составляется персональная папка.
2. Документы подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления. Заканчивается личное дело приказом об увольнении.
3. Каждый лист дела необходимо пронумеровать.
4. В один том подшивается не более 250 листов [2, п. 4.20.]. Если документов больше, то открывают новый том.
5. Каждый документ, который поступает в личное дело необходимо фиксировать во внутренней описи личного дела.

Необходимо сказать, что в кадровом подразделении должен быть заведен журнал учета личных дел работников, в котором каждое личное дело необходимо зарегистрировать и присвоить ему порядковый номер.

Таким образом, уже на начальном этапе приема работника на работу кадровому подразделению необходимо создать такой трудоемкий документ делопроизводства.

Составление и ведение личного дело, это лишь малая часть кадрового документооборота. Помимо этого кадровое подразделение должно вести следующие документы:

1. Персональная карточка сотрудника.
2. Книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Табель учета рабочего времени.
4. График отпусков.
5. Кадровые приказы.
6. Учет и обработка заявлений работников.
7. Должностные инструкции.
8. Различные положения, которые касаются работников (о премировании, об аттестации, о наказании и др.).
9. Подготовка и ведение документации о передвижении персонала.

Вышеуказанный перечень далеко не исчерпывающий, он редактируется и дополняется регулярно.

Все действия кадрового подразделения должны быть четко регламентированы, а любые мероприятия касаемо сотрудников должны подкрепляться основанием и соответствующим документом.

Таким образом, на основании всего вышесказанного можно подвести итог, что кадровое делопроизводство является важнейшей деятельностью в организации, так как обеспечивает документирование и организацию работы в системе управления персоналом.

Литература:

1. Исаева О. М. Управление персоналом. — М.: Юрайт, 2023.
2. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» — [Электронный ресурс]. — URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71083090/. — (Дата обращения: 18.07.2023).
3. Сигаева Е. Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника — [Электронный ресурс]. — URL: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kak-oformit-hranit-i-unichtozhit-lichnoe-delo-sotrudnika/. — (Дата обращения: 19.07.2023).
4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 13.06.2023, с изм. от 27.06.2023) — [Электронный ресурс]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/. — (Дата обращения: 18.07.2023).