В статье коротко рассматриваются основные положения, принятые 15 июня 2009 года Правительством Российской Федерации общих «Правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Ключевые слова: органы исполнительной власти, делопроизводство, документ на бумажном носителе, электронный документ.
Общие понятия ипредыстория, затрагивающая сферу делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
Налаживание работы с документами в учреждениях исполнительной государственной власти имеет большое значение, поскольку оптимальные условия для ведения документооборота, обмена бумагами между отделами, ведомствами заметно упрощают работу и снижают внутренние бюджетные расходы на организацию труда. Не менее важна в деле упорядочивания процессов документооборота управленческая функция, поскольку официальные регулирующие бумаги составляют направляющую основу для любого органа государственной власти и органов местного самоуправления.
Делопроизводство − отрасль, которая обеспечивает документирование и налаживание рабочих процессов с официальными бумагами, − нормативно никогда не регламентировалось. Принятые в советский период «Единая государственная система делопроизводства» (1973 год) и «Государственная система документационного обеспечения управления» (1988 год) инструкции носили рекомендательный характер. В постсоветский период времени, в 90-е и начало нулевых годов, строгой необходимости наведения порядка в документообороте не было.
Правила ведения и организации делопроизводства в учреждениях, относящихся к органам исполнительной власти РФ, были разработаны десять лет назад. Постановление от 15 июня 2009 года Правительства Российской Федерации № 477 утвердило общие «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее Правила). Системообразующие пункты Правил связаны со ст. 11 Федерального Закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
В соответствии с текстом разработанных Правил должен соблюдаться единый порядок делопроизводства во всех федеральных органах исполнительной власти. Под единством понимаются такие правила и принципы организации делового производства, которые выполняются во всех без исключения федеральных органах исполнительной власти вне зависимости от их типа − будь то федеральное министерство, федеральная служба или федеральное агентство, а также вне зависимости от сферы деятельности, структуры учреждения и прочих ведомственных особенностей. Все региональные нормативные документы, связанные с делопроизводством, должны соответствовать вышеозначенным Правилам. Эти же положения относятся и к исполнению делопроизводства в органах местного самоуправления.
Разработанные Правила помогают выстроить логичную и внятную иерархию нормативного документирования в российском делопроизводстве. Этим Правила отличаются от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая всё же по форме была отнюдь не типовой, а примерной (с момента принятия рассматриваемых в статье Правил Типовая инструкция утратила свою силу).
Структура Правил ведения делопроизводства вфедеральных органах исполнительной власти
В Правилах можно выделить несколько основных разделов:
− Общие положения;
− Основополагающие понятия;
− Перечень понятий, регламентирующий создание документов в федеральном органе исполнительной власти;
− Список требований к организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти;
− Понятия, прорабатывающие организацию документального фонда федеральных органов исполнительной власти;
− Процедурные положения электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти.
Дополняющее Правила Приложение состоит из перечня обязательных сведений о документах, которые используются при учёте и поиске информации в системе электронного документооборота того или иного федерального органа исполнительной власти.
Стоит рассмотреть некоторые важные моменты, касающиеся раздела «Основных понятий» рассматриваемых Правил, поскольку они определяют смыслообразующие определения и термины. Часть терминов, среди которых — «делопроизводство», «документооборот», «документирование», «номенклатура дел», «реквизит документа» и т. д., — приводятся в том же значении, что и в ГОСТе Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». При этом некоторые термины приведены в иной трактовке (такие как «документ», «регистрация документа»). Вместе с тем в Правила вводится понятие «служба делопроизводства», определяемое формулировкой «структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».
В разделе, определяющим и структурирующим правила создания документов, приводится список реквизитов, которые должны быть использованы при создании документов. Ранее информация о составе реквизитов документов вместе с правилами по их оформлению была изложена в нормативах ГОСТа Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (этот документ не утратил свою силу на сегодняшний день).
Общие требования для реквизитов Правил и ГОСТа Р 6.30–2003 несколько различаются, ряд реквизитов из Правил вынесены, так как они не используются в процессе работы федеральных органов исполнительной власти. К таким реквизитам относятся «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Код формы документа», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)», «Отметка о поступлении документа в организацию».
Правила вводят также новые реквизиты − «Должность лица, подписавшего документ» и «Отметка о конфиденциальности». Первый из вышеозначенных реквизитов имеет отношение к должностным бланкам документов и используется с давних пор. Он проставляется в бланках переписки между должностными лицами под наименованием федерального органа исполнительной власти. Второй реквизит также широко распространён и используется в документации, содержащей сведения о всякого рода конфиденциальной информации (служебная тайна и т. п.).
В разделе, регламентирующем требования к организации документооборота, содержатся основные положения, которые касаются этапов и сроков прохождения при ознакомлении с документами. Особое внимание в Правилах обращено на то, что входящие на службу делопроизводства документы проходят регистрацию, предварительную обработку и рассмотрение с передачей на рассмотрение начальству, а затем перенаправляются на работу исполнителям в структурные подразделения. В обязанности службы делопроизводства входит контроль за правильностью оформления документов и количественному соответствию принятых экземпляров рассылочному списку. Документы, которые в оформлении не соответствуют принятому образцу, отправляются обратно к исполнителю. Процесс передачи документов между структурными филиалами также возложен на службу делопроизводства.
В разделе, который рассматривает делопроизводство документального фонда, представлены положения, касающиеся порядка сохранения документации федеральных органов исполнительной власти. В соответствии с Правилами учреждения должны формировать полноценные документальные фонды, разрабатывая при этом ведомственные перечни документации с определёнными сроками хранения. Окончательное утверждение этих перечней (равно как и утверждение инструкций) происходит в процессе согласования с Росархивом.
Документальный фонд формируется за счёт номенклатуры дел, которая составляется службой делопроизводства и визируется руководством федерального органа исполнительной власти после согласования с центральной экспертной комиссией. Рассматриваемый раздел Правил также определяет сроки хранения документов до момента их передачи в архив — должно пройти не менее одного года и не более трёх лет со дня начала их пользования или хранения. Все документы передаются в архив на основании номенклатурных описей дел.
Большое значение имеют содержащиеся в Правилах положения, которые определяют несколько принципиальных особенностей по организации работы с электронными документами. Среди них особо следует выделить следующие важные пункты:
− − Все электронные документы создаются и хранятся в специализированной системе электронного документооборота определённого федерального органа исполнительной власти.
− В специализированной системе документооборота устанавливается ряд обязательных сведений, которые облегчают учёт и поиск внесённых в каталог документов.
− Подписание всех документов в системе федеральных органов исполнительной власти ведётся на основе электронной цифровой подписи.
− Правила систематизации электронного документооборота основываются на принятых и действующих правилах принятия, хранения и уничтожения аналогичной по содержанию бумажной документации.
− При составлении соответствующей документальной номенклатуры в федеральных органах исполнительной власти ставится отметка, что дело ведётся в электронном виде.
Отдельно указывается, что при рассмотрении и согласовании некоторых электронных документов могут быть применены способы визирования, для которых цифровая подпись не требуется.
После истечения срока хранения того или иного электронного дела оно подлежит уничтожению на основе акта, утверждаемого руководителем соответствующего федерального органа исполнительной власти.
Даже этот короткий анализ положений, содержащихся в «Правилах ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» показывает, что их содержание способствует переходу от так называемого формального «делопроизводственного подхода» к налаживанию работы в рамках унифицированной системы управления документации с помощью качественного информационного менеджмента.
В конечном счёте разработанные Правила становятся неотъемлемой частью системы нормативных актов, которые регламентируют деятельность федеральных органов исполнительной власти и закрепляет основные понятия в сфере управления государственным документооборотом.
Литература:
- Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями и дополнениями) / «Российская газета» от 24 июня 2009 г. N 113. — Режим доступа: http://ivo.garant.ru/#/document/195767/paragraph/2562:0 (дата обращения 25.11.2019)
- Ермолаева, А. В. Новые правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: проблемы применения / А. В. Ермолаева // Власть — 2014. — № 4. — С. 87–90.
- Ермолаева, А. В. Методология подготовки нормативных актов федеральных органов исполнительной власти / А. В. Ермолаева // Власть — 2014. — № 11. — С. 76–79.
- Кордик, Д. Н. Понятие и содержание нормотворческой деятельности федеральных органов исполнительной власти: теоретические и правовые аспекты / Д. Н. Кордик // Вестник Московского университета. Сер. II. Право — 2015. — № 5. — С. 82–94.
- Кюрджиев, В. А. Мониторинг правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти / В. А. Кюрджиев // Известия высших учебных заведений. Поволжский регион — 2015. — № 4(36). — С. 20–25.
