Управление внутренней коммуникативной средой и коммуникационными потоками вуза: теоретические аспекты



Данная статья актуализирована и посвящена таким теоретическим аспектам как управление внутренней коммуникативной средой и основными коммуникационными потоками в структуре высшего учебного заведения.

Ключевые слова: система, коммуникации, управление, качество.

Современное управление коммуникационной средой вуза строится на таком элементе как обмен информацией между всеми участниками образовательного процесса. Важность коммуникации в качестве связующего звена информационных процессов всех структур управления в высшем учебном заведении является необходимым условием данного управления. Эффективность и успешность коммуникаций зависит от организационной культуры высшего учебного заведения. В целом, внутреннюю среду высшего учебного заведения принято рассматривать в виде хозяйственного организма, который состоит их особых элементов управления, которые направлены на полноценную оптимизацию технической, научно-исследовательской и производственно-кадровой деятельности; системы того потенциала и те ключевые возможности, которые на данном этапе имеются в высшем учебном заведении.

Внутренняя коммуникативная среда в высшем учебном заведении, чаще всего, может быть представлена в формате взаимодействия между теми или иными кадрами, а также структурными подразделениями и особыми формами управления внутри вуза. Данные коммуникационные процессы могут быть осуществлены в виде устной или письменной, а также непосредственной или виртуальной коммуникации [1]. Внутренние коммуникации в вузе помогают устанавливать ролевой формат взаимодействия, а также производить распределение ответственности как всего управляющего, так и профессорско-преподавательского состава. В качестве альтернативного подхода процесса осмысления внутренней коммуникативной среды вуза, можно определять, что данный феномен также является и средой обмена внутренней информации.

В структуре вуза формирование диалоговой коммуникации означает, прежде всего, способность управленцев высшего звена прислушиваться к своему кадровому составу и правильно интерпретировать все исходящие от них сообщения. Данный элемент в большей степени позволяет определять все сильные и слабые стороны структурных процессов в том или ином высшем учебном заведении, и, соответственно, вовремя корректировать все решения со стороны управляющих структур. Внутренняя коммуникативная среда, как и все ее ключевые процессы, должна постоянно поддерживаться и изменяться в соответствии с развитием средств коммуникации и самого вуза. Особенности создания внутренней коммуникационной среды высшего учебного заведения обусловлены:

− Целями и задачи, стоящими перед учебным заведением и коммуникационными целями в том числе;

− Организационной структурой вуза и сложившейся корпоративной культурой;

− Внутривузовским менеджментом;

− Внутриорганизационными процессами (утверждение и исполнение тех или иных приказов управляющего состава);

− Технологиями организации рабочей деятельности;

− Кадровый состав высшего учебного заведения [2].

Рассмотрим более подробно на все вышеперечисленные элементы, определяющие специфику коммуникационной среды университета6

1. Цели и задачи всех высших учебных заведений целиком и полностью формируются исходя из ключевого направления деятельности — подготовка и кадров высшей категории, а также развитие российской научной деятельности и получение прибыли за счет реализации платных образовательных услуг. От данной цели, которая поставлена перед тем или иным вузом напрямую зависит вся коммуникационная среда и коммуникационные потоки.
2. Структура высшего учебного заведения, которая строится на процессе объединения (или организации подразделений) в единую коммуникационную среду, через аспекты отражения связей между ними. Данная структура будет показывать процесс взаимодействия уровней управления и функциональных областей высшего учебного заведения. Организационная культура высшего учебного заведения на абсолютно любых этапах функционирования является всеобъемлющей составляющей в вузе, а также оказывает весомое влияние на внутренний климат и положение по отношению к внешней среде. Данный аспект может быть сформирован ха счет тех или иных устойчивых коммуникационных норм и представлений, что на данный момент присутствуют в высшем учебном заведении.
3. Внутривузовский менеджмент. Эффективность деятельности вуза определяется качеством внутривузовского управления, профессионализмом руководства высшего учебного заведения и понимания ими необходимости создания эффективного коммуникативного пространства, способствующего достижению поставленных целей. Важное значение также имеют личностные факторы в создании команды управленцев образовательного учреждения, организация личной деятельности и репутация ректора.
4. Внутриорганизационные процессы в структуре тех или иных высших учебных заведений чаще всего могут включать в себя четыре составляющие; в ходе работы менеджмента высшего учебного заведения формируются все аспекты управления, координации действий и принятие решений, после чего происходит коммуникация между всеми звеньями в структуре вуза.
5. Технология организации рабочей деятельности в том или ином высшем учебном заведении. В данном пункте можно понимать процесс проведения и оказания образовательных услуг, а также те способы, методы и приемы, что производятся в ходе данной деятельности. Управляющая структура, которая может быть представлена в лице Ученого совета высшего учебного заведения решает все вопросы технологий и осуществления их наиболее эффективного применения.
6. Кадровый состав высшего учебного заведения. Как и в любой другой организации, кадровый потенциал является основой в деятельности высшего учебного заведения. Здесь важно ответить, что именно за счет преподавателей и управляющего состава может быть создан как монументальный, так и коммуникационный бренд любого высшего учебного заведения, также данные структуры могут отвечать за процессы формирования внутренней культуры и климата.

В процессе формирования и управления коммуникациями высшего учебного заведения имеют значение все каналы, инструменты, средства и форма подачи информации [3]. В качестве каналов коммуникации высшего учебного заведения выделяют:

− Регулярные собрания, а также заседания Ученого совета, факультетов или кафедр;

− Внутренняя email-рассылка, которая осуществляется за счет ресурсов вуза и затрагивает все активные электронные ящики сотрудников;

− Доски объявлений и информационные стенды, которые могут быть расположены в холлах, а также рекреативных помещениях вуза;

− Корпоративная пресса (внутривузовский журнал или газета), а также те или иные непериодические печатные материалы, которые, чаще всего, могут быть расположены в холле или рекреативных помещениях вуза;

− Внутренний корпоративный Интернет-портал или сайт того или иного вуза, за счет которого управляющий состав доводит до подчинённых основной массив внутренней информации и электронная информационно-образовательная среда.

− Социальные сети.

Эффективность того или иного канала коммуникации обусловлена сложившимися нормами и правилами внутреннего регламента [4]. Следует отметить их взаимодополняемость и необходимость применения различных каналов коммуникации в процессе информирования целевых групп. В системе менеджмента коммуникаций важным является управление информационными потоками, которые осуществляются в разных направлениях:

1. Вертикальные информационные потоки, в контексте которых, все по нисходящей руководители передают своим подчиненным приказы или же те или иные поручения, распоряжения, планы и нормативы, а также сообщают о текущих задачах и рекомендуемых к выполнению процедурах. По обратной траектории передаются сформулированные сотрудникам вуза отчеты об их проделанной работе. В данном случае коммуникации по восходящей могут реализовывать функцию по оповещению управляющего состава о том, какие действия в контексте основных поручений и рекомендаций были совершены подчинёнными.
2. Горизонтальные информационные потоки, которые строятся на тех или иных связях между всеми подразделениями высшего учебного заведения (или же между отдельными сотрудниками: заведующими кафедр, деканами факультетов и т. д.), которые на данный момент могут иметь общий уровень управления.
3. Помимо вышеуказанных информационных потоков в той или иной структуре высшего учебного заведения может быть сформирован и особенный диагональный поток, сущность которого строится на обеспечении обмена информацией между сотрудниками разных кафедр или же факультетов, что в данный момент находятся на разных уровнях управления. Иными словами, диагональные коммуникационные потоки в структуре вуза — это связи между функциональными руководителями с сотрудниками тех или иных системных подразделений, которые на данный момент не находятся в непосредственном прямом подчинении.

Следует отметить, что коммуникационные потоки внутри вуза являются управляемыми и контролируемы как со руководством, так и сотрудниками вуза. Их эффективное функционирование позволяет успешно осуществлять образовательную деятельность, поддерживать высокий уровень корпоративной культуры, решать поставленные задачи, стоящими перед университетом.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что комплекс управления внутренней коммуникативной средой и коммуникационными потоками высшего учебного заведения — является одной из наиболее значимых и необходимым условием осуществления деятельности образовательного учреждения. Качественная деятельность высшего учебного заведения в данном аспекте позволит осуществлять быстрое информирование кадрового состава о тех или иных изменениях, а также оперативно реагировать на факторы внешней среды, что в большей степени поможет в укреплении имиджа и бренда высшего учебного заведения.

Литература:

1. Резник С. Д., Филиппов В. М. Управление высшим учебным заведением. — М.: Инфра-М., 2018.
2. Каверина, Е. А. Организация деятельности вуза / Е. А. Каверина. — СПб.: Книжный Дом, 2007.
3. Кузьмина, Н. Н. Кадровая политика современной образовательной организации / Н. Н. Кузьмина. — М.: Инфра-М, 2016.
4. Вдовина, О. Ю. Стратегия кадрового менеджмента / О. Ю. Вдовина. — М.: Инфра-М, 2018.