Ключевые слова: инвентаризация, достоверная информация, улучшение качества, учетная система, склад, процесс.
Деятельность любого предприятия связана с финансовыми издержками, рисками и неоправданными вложениями. Минимизировать их — важная задача, решение которой увеличит получаемую прибыль. Есть очевидные издержки, которые можно предвидеть и легко минимизировать. Рано или поздно предприятие сталкивается с тем, что информация о хранимых материалов не соответствует информации в учетной системе, встает вопрос об излишках, потерях или других несоответствий. Учет остатков товаров на складе — это самый короткий путь к решению задачи минимизации издержек.
Не имея актуальной информации, предприятие сталкивается со многими проблемами и самая очевидная — при заказе новых партий нет достоверной информации о наличии этих материалов на складе. А это ведет к следующим ошибкам: необоснованное прогнозирование; неточное планирование; бухгалтерские ошибки. Регулярно проводимая инвентаризация товаров на складе — лучший инструмент для получения достоверной информации о наличии материалов. Однако многие компании не проводят инвентаризации склада регулярно, находя объяснения в следующих отговорках:
– нет возможности остановить производство на такое длительное время, какое требуется для инвентаризации;
– нужен контроль за персоналом склада, поэтому есть сомнения в эффективности этого мероприятия;
– инвентаризация очень дорогостоящий процесс и обойдется он дороже, чем стоимость выявленных неточностей.
Конечно, все эти опасения руководителей понять можно, но при грамотной организации процесса инвентаризация обеспечит руководителей достоверной информацией, сократиться время на инвентаризацию, и исключит необоснованные затраты.
Что такое инвентаризация? Соглашусь с определением этого понятия Д. Л. Кузьминым, который пишет, что «инвентаризация — элемент метода бухгалтерского учета и метод контроля, который осуществляется согласно установленному субъектом хозяйствования порядком для проверки в натуре наличия и состояния сохранности имущества собственника, обязательств и капитала, подтверждение достоверности отчетности, сверка фактических данных с данными учета для выявления отклонений и возмещения причиненного предприятию вреда» [1, c. 129].
Проводить инвентаризацию возможно вручную, а можно автоматизировать процесс.
При организации процесса по первому варианту закрывается склад на продолжительное время, останавливается производственный процесс и персонал самостоятельно, не прибегая к специальному оборудованию, пересчитывает все содержимое склада, далее сверяет полученные данные с данными учетной системы. И возможно, вышеописанные опасения руководства оправдаются…
Можно подойти к процессу инвентаризации с другой стороны — использовать современные способы — это автоматизация процесса и другие инструменты, улучшающие складские процессы.
Автоматизация позволяет максимально исключить влияние человеческого фактора на результат инвентаризации, а также существенно ускорить его. В состав современного программно-аппаратного комплекса, используемого в процессе инвентаризации, обычно входят:
– автоматизированная система учета (для складов это WMS (WarehouseManagementSystem) — это система управления всеми процессами на складе «WMS-cистема применяется для автоматизации работы склада, что обеспечивает управление бизнес-процессами и контроль выполнения складских операций (приемка, перемещение, хранение, комплектация, отгрузка, и т. д.), WMS интегрируется с учетными программами предприятия, обеспечивает полную прозрачность данных в цепочке поставок всей компании» [6];
– специализированные средства маркировки мест хранения и предметов инвентаризируемого имущества (различные типы маркировочного материала с уже нанесенными идентификаторами, а также оборудование для нанесения или программирования таких идентификаторов на пустые заготовки). Невозможно осуществить автоматизацию склада без маркировки хранящейся на складе продукции и складского оборудования. Именно маркировка позволяет максимально автоматизировать все складские процессы. Невозможно в этой статье рассказать о всех материалах для этикеток, методах печати и принтерах. Хочу только отметить, что это решение одно из самых доступных, позволяет организовать работу склада, существенно облегчить инвентаризацию;
– средства сбора данных используемых идентификаторов (терминалы сбора данных — ТСД).
Необходимо отметить, что покупка такого комплекса очень ответственное решение, т. к. весьма дорогостоящее.
Еще для более четкого контроля складских процессов существуют электронные модули — «световые подсказки», которые возможно использовать, имея автоматизированную систему управления. На этих дисплеях отражается информация о содержании конкретной ячейки, о количестве материалов, которые необходимо отобрать или наоборот поместить в нее.
Для борьбы с хаосом и захламлением и соответственно для ускорения процесса инвентаризации, используются автоматизированные системы хранения. В настоящее время на рынке существует множество конструктивных решений, но всех их принципиально можно разделить на две группы: вертикальные и горизонтальные вертикальные конструкции.
Оба решения существенно увеличивают эффективность использования складских площадей, используют систему «товар к человеку», обеспечивают кратчайшее время поиска необходимого товара, высокую плотность хранения товаров. Словом, обеспечивают улучшение почти всех складских процессов, в том числе упрощают осуществление инвентаризации.
Ну и самая в настоящее время «фантастическая» разработка для проведения инвентаризации — это дроны. Технология будущего! Имея всего 50 см в ширину, снабженный считывателем штрих-кода, камерой и дальномером, маленький помощник планомерно слева-направо и снизу-вверх инвентаризирует содержимое склада. Вся информация сохраняется в ПО и может быть просмотрена в любое время. Сокращает время инвентаризации примерно с одного месяца до одного дня.
По результатам исследования можно сделать выводы, что инвентаризацию проводить возможно двумя методами: ручным и автоматизированным, но важно выбрать способ инвентаризации соразмерно объему предприятия, складского хозяйства, целей и задач. Нужно учитывать риски ручной инвентаризации и затратность автоматизированной. Главное добиться поставленной цели — исключить неточности в учете товаров на складе, актуализировать информацию об остатках, что обязательно приведет к снижению необоснованных затрат, а в целом к улучшению качества складских процессов.
Литература:
- Кузьмин, Д. Л. Инвентаризация как экономическая категория: определение, значение/Д. Л. Кузьмин//ВЕСТНИК ЖГТУ, 2008. -№ 3 (45). -C. 120–132.
- Гладышев, В. В. Современные способы автоматизации процесса инвентаризации/В. В. Гладышев//Известия Оренбургского государственного аграрного университета, 2011. -Т. 2. -№ 30. -С. 210–213.
- Сморжанюк, Т. П. Инвентаризация -один из главных методов учета и контроля/Т. П. Сморжанюк//Молодой ученый, 2015. -№ 2 (17). -С. 66–69.
- Немченко, Д. С. Усовершенствование инвентаризации производственных запасов как одного из обязательных методов аудиту / Д. С. Немченко // Управление развитием, 2013. — № 17(157). — С. 152–154.
- Симакина А. «Умные склады»: как сенсоры, роботы и дроны меняют логистику /iot.ru Новости Интернета вещей. -2016. -URL: https://iot.ru/riteyl/umnye-sklady-kak-sensory-roboty-i-drony-menyayut-logistiku/
- Nessebar D. WMS системы управления складом. WMS система -что это? /FB.ru -2014. -URL: http://fb.ru/article/161588/wms-sistemyi-upravleniya-skladom-wms-sistema-chto-eto/
