В статье изучен аудит материально-производственных запасов, а также вопросы формирования в учете с целью управления материально-производственными запасами в настоящих условиях хозяйствования и их надлежащего использования во время производства, применяя последние технологии.
Ключевые слова: материально-производственные запасы (МПЗ), менеджмент, учет, аудит, точно в срок, управление, бухгалтерская финансовая отчетность, канбан, кайдзен
The article examines the audit of inventories, as well as the formation of accounting in order to manage inventories in the current conditions of management and their proper use during production, applying the latest technology.
Key words: inventories, management, accounting, audit, on time, management, financial accounting, kanban, kaizen
Материально-производственные запасы (МПЗ) — это материальный базис производственных фондов организации. Для целей менеджмента материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерском учете, который в свою очередь необходимо организовать надлежащим образом на базе нормативных регулирующих документов для составления бухгалтерской финансовой отчетности. Данные в учете формируются во время принятия документов и описания фактов хозяйственной деятельности организации способом составления проводок методом двойной записи. Для того чтобы отразить финансовую информацию в учете, дается описание видов и способов анализа. Для уточнения данных каждая организация выбирает способы инвентаризации для правильного отражения имущества в виде материально-производственных запасов в отчетности организации.
Весомой частью всей системы управленческого учета и контроля производственно-хозяйственной деятельности организации являются данные, представленные в управленческой и финансовой отчетности и позволяющие организовать управление МПЗ. Контроль выполняется на основе высококачественного планирования и прогнозирования управленческой и хозяйственной деятельности.
Гарантировать контроль данных, описанных в отчетности, поможет система внутреннего контроля (СВК), организуемая в организации: контроля в целом — за целостностью материальных ресурсов на всех этапах их движения и в местах их хранения; проверку выполнения установленных организацией норм запасов, обеспечивающих непрерывный выпуск продукции, выполнение работ и предоставление услуг, организуется напрямую в учете: текущий контроль — одна из важнейших задач бухгалтерского учета материально-производственных запасов.
Материально-производственные запасы представляют собой значительную часть имущества организации — на промышленном предприятии количество материальных ценностей исчисляется десятками тысяч представленных наименований. Информация о движении в учетных данных производственных запасов составляет около 30 % всей информации по управлению производством, следовательно, контроль состояния учета, своевременности и полноты оприходования, правильности использования и хранения производственных запасов в нынешних условиях играет большую роль. [1].
Главные задачи контроля операций с производственными запасами это:
‒ определение законности операций, проведенных с запасами;
‒ контроль организации складского хозяйства, условий сохранности запасов;
‒ контроль эффективности и правильности использования материальных запасов;
‒ контроль выполнения правил отпуска запасов;
‒ анализ системы внутреннего контроля за использованием запасов в производстве;
‒ оценка правильности и полноты отражения хозяйственных операций с запасами в бухгалтерском учете и отчетности [2, с. 167].
Одним из важнейших видов экономического контроля в условиях рынка сейчас является независимый контроль — аудит, который может быть изучен в системе внутреннего контроля организации. Затраты на МПЗ занимают значительную часть в общем количестве затрат, и аудиторский анализ учета материально-производственных запасов является важным звеном в системе контроля за деятельностью каждой промышленной организации. Он позволяет уменьшить риск наличия существенных просчетов в учете, а в дальнейшем и при разработке и принятии управленческого решения.
Целью аудита материально-производственных запасов является установление решения о полноте и достоверности отражения в финансовой отчетности информации о запасах [3]. Важнейшие задачи аудита МПЗ это:
‒ контроль своевременности и полноты оприходования;
‒ контроль обеспечения сохранности запасов и организации складского хозяйства;
‒ контроль качества инвентаризаций;
‒ контроль порядка формирования стоимости материально-производственных запасов и соответствия учетной политике;
‒ подтверждение законности и целесообразности операций по отпуску и списанию материально-производственных запасов.
Информационной основой для проверки материально-производственных запасов являются нормативные документы, затрагиваемые прием, учет, хранение и отпуск материальных ценностей.
Первичные документы, используемые для описания операций с МПЗ, зависят от групп материальных ценностей, которыми владеет организация. Формы используемых первичных документов должны включать в себя все необходимые реквизиты [4].
Организационно-правовыми документами и другим материалами являются:
‒ протоколы заседаний Совета директоров, решений учредителей и иных комиссий;
‒ отчеты аудиторов за прошлые годы;
‒ договоры на поставку материалов, товаров, сырья;
‒ договоры о материальной ответственности.
Аудит начинается с юридического оформления. При процессе внешнего аудита отношения между фирмой-аудитором и аудируемым лицом оформляются договором, основанным на письме-предложении. В свою очередь внутренний аудит проводится на основании приказа руководителя. Планирование — это первичный этап проведения аудита в соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Планирование аудита». Оно предусматривает собой подготовку общего плана и программы аудита. В общем плане указываются сроки проведения аудита и виды работ, в программе — виды и последовательность выполнения аудиторских процедур, сроки их проведения, исполнителей, рабочие документы. При составлении общего плана и программы аудита аудиторской организации следует установить необходимый для нее уровень существенности и аудиторский риск. Это позволит считать бухгалтерскую отчетность достоверной.
Аудиторскую проверку операций с МПЗ рационально выполнять в определенной последовательности.
Прежде всего, нужно проверить положения учетной политики по учету материально-производственных запасов, которые описаны в документе «Учетная политика». При этой проверке надлежащее внимание надо обратить на следующее:
‒ каким образом учитываются материальные ценности — по учетным ценам или по фактической себестоимости их приобретения;
‒ какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства;
‒ какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складах.
Аудитор имеет право начинать проверку определенных комплексов задач по учету запасов, только убедившись в том, что положения учетной политики организации выполняются. Некоторые из этих комплексов — это:
‒ учет поступления материальных ценностей;
‒ сводный учет материальных ценностей;
‒ учет использования материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений материальных ценностей;
‒ аналитический учет движения материальных ценностей на складах организации;
‒ анализ использования материальных ресурсов.
Для проведения проверки комплексов задач по учету материально-производственных запасов используют различные способы получения аудиторских доказательств.
Выполнять эту концепцию эффективно возможно только при наличии у руководства компании точной информации о затратах, которая позволила бы принимать обоснованные решения на обоих уровнях управления.
Следовательно, системы учета затрат и управления себестоимостью, которые применяются в организации, должны обеспечивать достижение следующих целей:
‒ точное измерение стоимости ресурсов, использованных организацией во время производства;
‒ определение эффективности всех операций, которые выполняются в организации;
‒ проверку и проведение мероприятий, влияющих на улучшение работы организации.
В последнее время большое распространение получили такие системы как стандарт-костинг и директ-костинг. Однако они в свою очередь направлены на оперативный уровень управления бизнесом. А фундамент конкурентоспособности организации закладывается как раз на стратегическом уровне. Как вывод, западные руководители (а в последнее время и отечественные) пересматривают устоявшиеся способы, слабо соответствующие условиям современной конкуренции. Традиционные инструменты управления затратами должны быть дополнены прогрессивными методы целевого стратегического управления затратами. Одним из этих методов и является система «Кайдзен».
Автор этой системы менеджмента — Масааки Имаи. По его мнению, что «Кайдзен» — это настоящая философия, одинаково успешно применяема и в бизнесе, и в личной жизни. Отсюда, «Кайдзен» — это непрерывное совершенствование, улучшение.
Говоря о процессе управления и культуре организации, эта система традиционно означает процесс постоянного и постепенного совершенствования, возможному благодаря активному участию всех сотрудников организации в том, что она делает, и в том, как она это делает. «Кайдзен» подразумевает достижение таких целей, как устранение потерь денег, времени, усилий, повышение качества товаров, услуг, взаимоотношений, материалов, личного поведения, развития сотрудников, снижение издержек на разработку, производство, содержание запасов и распространение и, в конце концов, повышение степени удовлетворенности потребителей.
Использование данного метода «Кайдзен» в организации основывается на привлечении сотрудников организации всех должностей в непрерывный поиск идей для улучшения собственной рабочей среды. Главный принцип «Кайдзен» — это внедрение даже малых улучшений на рабочем месте каждого сотрудника в частности и во всех областях деятельности в целом. Эта философия устраняет организационные препятствия, и позволяет рядовым сотрудникам влиять на способ выполнения их работы.
Система управления затратами по методике кайзен-костинг способствует целенаправленному и организованному осуществлению политики уменьшения себестоимости и затрат на стадии производства, распределению действий большого количества людей, привлеченных в производственный процесс, целесообразному вложению денежных средств, и достижению поставленных задач совместными усилиями.
Самым ярким примером применения системы «Кайдзен», завоевавшей весь мир, стала система поставок «Точно в срок».
В нынешних условиях деятельность отечественных производителей должна быть направлена на выпуск конкурентоспособной и высококачественной продукции при минимальных затратах на ее производство. Следовательно, особое значение приобретает использование передовых форм и методов организации труда и управления производством, которые применяются в экономически развитых странах. Исходя из этого, особое внимание можно уделить такому методу управления производством, как система «Точно в срок».
Бытует мнение, что система «Точно в срок» — это определенное планирование производства, результатом которого является минимальный уровень незавершенного производства и материальных запасов. Но, по своей сути, «Точно в срок» — это определенная философия, охватывающая каждую область производственного процесса — от разработки до реализации продукта и дальнейшего обслуживания. Эта философия стремится к созданию системы, хорошо функционирующей при минимальном уровне пространства, делопроизводства, и материальных запасов. Эта система должна не поддаваться нарушениям и сбоям. Одновременно с этим она должна быть гибкой. Конечная цель — получить сбалансированную систему с плавным и быстрым потоком через нее материалов. Одновременно упрощается и система производственного учета, так как теперь есть возможность осуществлять учет материалов и затрат на производство на одном объединенном счете. Применение принципов «Точно в срок» значительно упрощает процесс учета производственных затрат и помогает руководителям регулировать расходы. Это упрощение приводит к высокому качеству производства, качественному обслуживанию и лучшей оценке стоимости. Система «Точно в срок» являет собой концепцию управления МПЗ, согласно которой наличие больших запасов является негативным явлением.
Весомой частью обеспечения своевременных поставок и контроля запасов является метод «Канбан». Этот метод является простой системой перемещения деталей, основанной на карточках и контейнерах для перемещения деталей между участками производственной линии. Сущность этой системы в открытии карточек отбора и производственного заказа. С помощью карточки отбора происходит получение всех материалов и деталей, а карточка производственного заказа в свою очередь сопровождает производство продукции на всех этапах производства.
Делая вывод из вышесказанного необходимо сказать, что запасы — это один из важнейших факторов обеспечения постоянства и непрерывности деятельности организации, воспроизводства для получения максимальной прибыли. Условия и эффективность использования производственных запасов, как самой значительной части оборотного капитала, — это одно из главных условий успешной деятельности организации, развития и реализации конкурентных преимуществ организации.
Литература:
- Горбулин В. Д. Учет материалов [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».
- Мельник М. В., Пантелеев А.С, Звездин А. Л. Ревизия и контроль: учеб. пособие. М., 2009. 520 с.
- Методические указания по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности: [Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 23 апреля 2004 г.: по состоянию на 2 декабря 2009 г.]. [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».
- Легких О. Л. Готовимся к аудиторской проверке [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».
- Правила (стандарты) аудиторской деятельности: [утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2002 г. № 696: по состоянию на 02 августа 2010 г.]. [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».
- Сосненко Л. С. Анализ материально- производственных запасов [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».
