В данной статье раскрыты особенности организации складского учета товаров, понятие, сущность, функции и виды инвентаризации, так же рассмотрены принципы, повышающие точность учета товаров на складе.
Ключевые слова: инвентаризация, складской учет, излишки, недостача.
Складской учет товаров должен включать всю информацию о перемещениях товара внутри склада, об отгрузке и получении товаров, о наличии товара и его точном местонахождении. Рационально организованный складской учет обеспечивает сохранность всех товаров, помещенных на ответственное хранение, грузов, полученных на склад и отгруженных со склада, обеспечивает возможность применить меры ответственности к работнику, отвечающему за сохранность товаров, обеспечить изначальную атмосферу порядка и строгого учета.
Рассмотрим некоторые принципы, которые повышают точность учета товаров на складе, снижая себестоимость услуг. К ним относятся:
- документирование любого движения товаров по территории склада;
- ведение полноценной бухгалтерской отчетности. Товары, находящиеся на полках склада ответственного хранения грузов, должны полностью соответствовать бухгалтерским данным. Для достижения этого все документы, подтверждающие движение грузов, должны оформляться до того, как это движение будет произведено;
- контроль доступа в зоны хранения и фиксация посещений. Никто, ни одна служба склада, включая его руководителя, не должен иметь права забирать товар со склада без соответствующего документального оформления, только в этом случае данные учета не будут расходиться с фактическим положением дел на складе;
- товар на ответственное хранение должен передаваться с точным соблюдением правил приема и отгрузки, с соблюдением строгого учета грузов на этом этапе. [1]
Достичь точного соответствия документации и фактических данных достигается разными способами. Один из них инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. [3] То есть инвентаризация используется, как инструмент учета складских запасов товаров.
Сущность инвентаризации раскрывается в выполняемых ею функциях. Инвентаризации выполняет две основные функции:
– Учетная функция: методический элемент бухгалтерского учета;
– Контрольная: метод фактического (или действительного) контроля за ответственным материально лицом и проверка сохранности ценностей в надлежащем качестве.
В торговых организациях в зависимости от целей инвентаризации, могут проводиться как плановые, так и внеплановые инвентаризации, выборочные и сплошные инвентаризации.
Для того, чтобы данные инвентаризации были действительно оперативными, она должна быть проведена в считанные дни — независимо от того, насколько велик склад для хранения товаров. При инвентаризации последовательно учитываются различные группы товаров, наиболее ходовые — в течение 2 суток, остальные — в течение 3 последующих суток. Именно поэтому склады, ответственное хранение товаров на которых проверяется, стремятся приурочить инвентаризацию к тем периодам, когда на складе меньше всего остатков и запасов.
Результаты подсчетов фактического наличия товаров на складе и ответственного хранения товаров согласно документам не должны расходиться. На практике статистически допустимо расхождение между данными документов и фактическим наличием в пределах 2 %, хотя и эти факты должны быть расследованы и определены причины.
Иногда расхождения в количестве товаров и данными отчетности случаются из-за медленного прохождения бухгалтерских документов: например, в ней еще не отражена отгрузка определенной части товаров, зафиксированная в данных оперативного учета материально ответственных работников склада. Если таких случаев слишком много, это означает, что финансовая отчетность не является полной и достоверной, и, следовательно, администрация склада и его финансовый отдел должны найти способы ускорить прохождение документов на складе.
Кроме ежегодных инвентаризаций, на складе проводятся периодические инвентаризации. Такой постоянный подсчет товаров через определенный интервал называется непрерывной инвентаризацией и должен проводиться не реже двух раз в год. Такой цикличный подсчет товара не так интенсивен, как годовая инвентаризация, требует меньших затрат времени, однако даже если он будет охватывать не больше 80 позиций в день, за год эта процедура позволяет дважды проверить 20 тысяч ассортиментных наименований. Если же к этим 80 позициям, которые подсчитываются по местам хранения, каждый день проверять по 20 наиболее ходовых позиций, это позволит провести непрерывную инвентаризацию наиболее расходуемых товаров до 8 раз в год.
Непрерывная инвентаризация становится для администрации склада инструментом, который позволяет гарантировать постоянный и точный учет складских остатков. Постоянное проведение такой инвентаризации не только ускоряет ежегодную инвентаризацию, но и позволяет значительно сократить расхождение учетных данных с фактическим наличием товаров.
Если ассортимент компании невелик, она может позволить себе проводить и ежедневные инвентаризации, однако этот способ не подходит комплексам, которые оказывают обширный перечень складских услуг и располагают значительной номенклатурой товаров. Для них более рациональным становится автоматизированный учет ежедневного расхода и прихода товаров, при котором остатки товара определяются путем вычитания из остатка на начало дня отгруженных со склада товаров и прибавления к остатку товаров, поступивших за день.
Для такого автоматизированного учета достаточно ежедневно вносить данные о поступающем товаре на ответственное хранение и отгрузках со склада, а в конце дня с легкостью произвести подсчеты по сколь угодно обширному перечню ассортиментных наименований товаров.
Использование в процессе учета складских остатков и запасов возможностей компьютерной техники, позволяет не только повысить точность отслеживания ежедневных изменений в составе товарных групп, но и хранить информацию о точном местонахождении каждого товара. Эти данные позволяют снизить стоимость склад хранения, за счет существенного сокращения издержек на определение местонахождения товаров, эффективного распределения трудозатрат персонала.
Автоматизированные системы учета товаров позволяют сократить площади, на которых выставляются образцы товара, увеличить скорость подборки заказа и сократить количество ошибок при комплектации. Удобным способом автоматизировать учет и получать информацию о том, куда помещен каждый товар на ответственное хранение, стала технология штрихкодирования. Сегодня необходимое для этого оборудование доступно очень широкому кругу потребителей, что позволяет сделать складской учет очень точным и оперативным. Ярлыки со штрих-кодами содержат в себе всю информацию о товаре, включая даже данные о его перемещении между отдельными складскими процессами.
В результате инвентаризации могут быть выявлены:
– излишки — превышение фактического наличия имущества по сравнению с данными бухгалтерского учета;
– недостача — фактическое количество имущества меньше, чем числится по данным бухгалтерского учета. [2]
Литература:
- Агафонова М. Н. Бухгалтерский учет и документооборот в оптовой и розничной торговле. — М.:РосБух, 2011. — 704 с.
- Патров В. В. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании. СПб.: Питер. — 2010. — 224 с.
- https://ru.wikipedia.org/wiki/ %D0 %98 %D0 %BD %D0 %B2 %D0 %B5 %D0 %BD %D1 %82 %D0 %B0 %D1 %80 %D0 %B8 %D0 %B7 %D0 %B0 %D1 %86 %D0 %B8 %D1 %8F
