Процессный подход к управлению может значительно повысить эффективность предприятия, но не всегда удаётся добиться стабильности и воспроизводимости некоторых процессов. В данной статье рассматривается подход к решению этой проблемы с помощью анализа окружения данного процесса с точки зрения влияния различных внешних факторов.
Ключевые слова: процесс, окружение процесса, внешние факторы, управление процессом.
В настоящее время, методики моделирования и анализа бизнес-процессов являются одним из важнейших инструментов, для повышения эффективности бизнеса. Конечная цель, как и всегда — это увеличение различных показателей компании, таких как увеличение выручки, сокращение затрат на производство продукции и услуг, повышение качества продукции, оптимальное использование оборотного капитала, внедрение систем автоматизации, и т. д.
Процесс или бизнес-процесс — это, по сути, совокупность видов деятельности, которая по определённым алгоритмам преобразует входы в выходы.
Проще говоря, видоизменение «входного» ресурса в «выходной» продукт, который может быть использован кем-либо другим. Под «входным» ресурсом понимается такой ресурс, который необходимо подвергнуть преобразованию в рамках процесса. Под «выходным» продуктом, ресурс, которому предана какая-либо ценность, при выполнении процесса.
При описании окружения процесса чаще всего принято выделять поставщиков и потребителей, поставщиков и исполнителей, что является важной частью окружения, но не совсем полной.
Потребитель или клиент — субъект, формулирующий требования к выходам процесса, который использует эти выходы в качестве входа своего процесса.
Внутренний потребитель — потребитель, находящийся внутри организации.
Внешний потребитель — потребитель, находящийся вне организации.
Конечный потребитель — внешний потребитель, использующий выходы процесса по прямому назначению.
Поставщик — субъект, предоставляющий ресурсы, необходимые для выполнения процесса.
Внешний поставщик — субъект, находящий вне организации и предоставляющий ресурсы, необходимые для процесса.
Внутренний поставщик — субъект, находящий внутри организации и предоставляющий ресурсы, необходимые для процесса.
Исполнитель (участник) процесса — подразделение (должностное лицо), участвующее в преобразовании входов в выходы в рамках процесса.
Потребителем может является владелец процесса, сотрудник подразделения, процесс. Для точного понимания, при внедрении процессного подхода в компанию, необходимо сразу договариваться, кто будет считаться потребителем. Также стоит понимать, что если мы говорим о группе компаний, то потребителем может являться как другая организационная группа, так и внешняя организация.
На этом повествование об окружение процесса чаще всего прерывается. Эта «внутренняя» сторона окружения, которая не охватывает и не затрагивает внешние факторы, которые могут значительно повлиять на весь процесс, а иногда, даже нарушить воспроизводимость уже описанного процесса, тем самым ставя в тупик управляющих.
При анализе «внешнего» окружения каждый процесс следует рассматривать, по возможности, отдельно. Для эффективного моделирования процессов необходимо провести комплексный анализ окружения процесса. Те процессы, которые эффективно работают в одном окружении, могут абсолютно не работать в, казалось бы, схожих условиях. Многие процессы становятся не эффективными из-за того, что методы управления, организационное распределение обязанностей или даже сама цель идёт в разрез с ключевыми элементами окружения процесса.
Стоит понимать, что не все элементы окружения процесса являются значимыми для него. Для начала, необходимо определить максимальное число факторов, которые по вашему мнению потенциально могут оказывать влияние на сам процесс. Это сложный процесс, в котором необходимо уметь работать с большим объёмом данных, так как именно правильный подбор факторов в дальнейшем и позволит выполнить правильный анализ, тем самым помогая увеличить эффективность. Затем необходимо убрать из этого списка те факторы, которые имеют наименьшее влияние. При оценке факторов, стоит избегать сильного сокращения факторов. Также необходимо понимать, что при работе с большим объёмом данных иногда достаточно трудно выделить наиболее значимые факторы или наоборот, факторы, имеющие наименьшее значение. Для удобства их можно разделить на 6 групп:
– Финансовые/экономические
– Технологические
– Физические
– Инфраструктурные
– Социальные, культурные
– Политические/Юридические
Уже на этом этапе становится понятно, что процессы не могут быть взаимозаменяемы. Тот процесс, который хорошо работает на производстве в Германии, может быть с лёгкостью уничтожен буквой российского закона. И таких примеров множество.
Хотелось бы отметить, что создание групп облегчает восприятие конечного результата, но в случае если факторов не так много, то группы можно объединить, в противном случае, можно добавить новые.
Примером финансовых факторов могут является: уровень инфляции, цены на электроэнергию, уровень процентных ставок.
Примером технологических факторов могут является: исследования университетов, исследования, связанные с процессом.
Примером физических факторов могут является: выпадение осадков, температурный диапазон.
Примером инфраструктурных факторов могут является: железнодорожное и авиационное сообщение, местоположение основных рынков.
Примером социальных факторов могут является: этнические группы, демографические изменения.
Примером политических факторов могут является: налоговая система, общественные организации.
Далее, необходимо в каждой группе разделить данные факторы на 3 подкатегории:
– Поддающиеся оценке
– Поддающиеся влиянию
– Управляемые
Такая градация поможет чётко выделить факторы, которыми можно управлять. Порой о некоторых управляемых факторов многие даже не задумываются.
В такой сводной таблице будут отражены и сгруппированы важнейшие факторы окружения процесса. Данная таблица поможет эффективнее управлять процессом. Оптимизация процесса потребует меньше времени, так как будут видны факторы, которыми можно управлять и на которые можно воздействовать. Также такой анализ необходим для нестабильных процессов, так как он поможет понять какие именно факторы влияют на него.
Важно понимать, что окружение, как и сам процесс не статичен, окружение меняется, и поэтому необходимо постоянно отслеживать окружение процесса. Чаще всего, эти данные можно запросить у владельца процесса.
Изменение окружения — это один из факторов влияющий на воспроизводимость процесса. Нельзя быть уверенным, что спустя как-либо промежуток времени один или несколько важнейших факторов окружение процесса не измениться в неблагоприятную сторону.
Различные примеры изменения факторов, такие как различия в законодательной базе разных стран, смена часовых поясов в зависимости от региона, различные национальные обычаи или привычки, могут привести к сбоям в, казалось бы, отлаженном процессе. Именно эти факторы, в том числе, формируют эффективность любого процесса. В действительности, влияние внешних факторов в некоторых случаях не такое большое и, возможно, анализ не потребуется. Всё зависит от конкретного процесса или от степени декомпозиции процесса, но, если говорить о каких-либо сложных процессах, таких как процессы первого уровня, то с большой долей вероятности данный анализ сильно упростит его управление. Поэтому очень важно изучить не только «внутреннее» окружение процесса, но и его «внешнее» окружение.
Литература:
- В. В. Репин. Бизнес-процессы. — 1-е изд. — М.: «МИФ», 2012. — 512с.
- В. В. Репин, В. Г. Елиферов. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: «МИФ», 2013. — 544с.
- В. В. Ефимов. Управление знаниями: [учеб. пособие]. — Ульяновск: УлГТУ, 2005. — 111с.
