Статья посвящена рассмотрению вопросов оформления управленческих документов в различные периоды истории делопроизводства и отражения требований к формуляру документа в законодательных и нормативных актах.
Ключевые слова: документ, формуляр, государственный стандарт, законодательный акт, Генеральный регламент.
Текстовый документ определяется, как документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи [1].
В соответствии с этой дефиницией, к текстовым могут относиться письменные рукописные и машинописные документы, а также фонодокументы.
История письменной фиксации информации начинается с появления письменности, когда создаются документы в широком понимании этого термина: любая закрепленная на материальном носителе информация рассматривается как документ.
Становление и развитие государственности, осознание необходимости сохранять информацию, а позднее и требование обязательного закрепления информации, представленное в законодательстве, привело к появлению управленческих (служебных) документов — официальных документов, используемых в текущей деятельности организаций, которые являются основанием для принятия управленческого решения, служат доказательством его исполнения, источником для обобщения и анализа, материалом для справочной работы.
Управленческие документы необходимы для регламентации деятельности организации (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции), регулирования текущей работы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), накопления и обобщения информации (отчеты, акты, докладные записки), передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы), организации работы с документами, их хранения и прочие.
В зависимости от направлений деятельности организаций создаются комплексы документов, в которых отражаются все стороны их работы в соответствии с требованием обязательного документирования информации.
На всех этапах развития делопроизводства как отрасли практической деятельности существовали вопросы собственно оформления документов, поскольку упорядочение формы позволяет не только быстрее и качественнее составить документ, но и затратить минимальное время на восприятие информации, обработку документа и т. д.
Изучение формы документа предполагает характеристику материального носителя, используемых реквизитов и так называемой конструкционной сетки — расположения реквизитов на стандартном листе.
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности определяется как формуляр документа [3].
Оставив в стороне анализ используемых в делопроизводстве материальных носителей, обратимся к перечню реквизитов и их расположению.
На первых этапах развития делопроизводства начинают формироваться традиции оформления различных типов документов. При этом исходят из необходимости обозначить автора документа, дату и место их составления, удостоверить документ подписью и печатью. Однако на законодательном уровне нормы оформления документов не были закреплены; начало этому положено в XVIII в. Генеральным регламентом Петра I, где, в частности, содержится требование обязательной регистрации документа — присвоение каждому регистрационного индекса, свидетельствующего о наличии документа. Вместо приписей и скреп, проставляемых ранее подьячими и дьяками, начинают использоваться подписи должностных лиц, что стало возможным в связи с перестройкой государственного аппарата и возложением ответственности за документную информацию на определенных сотрудников тех или иных учреждений. Отдельные реквизиты, например, адресат, автор, наименование вида документа, дата составления и получения, заняли отведенное им место на листе бумаги, выделившись из текста документа. На документах XVIII в. Появляется значительное количество «отметок», рассматриваемых как самостоятельные реквизиты и отражающих во многих случаях процедуры делопроизводства, например, отметки о рассмотрении дела, о том, каким образом получен документ.
В «Общем учреждении министерств» 1811 года впервые содержится указание на то, что юридической силой обладает только правильно оформленный документ. Этот акт содержал приложенные к нему четыре формы «переписки», которые служили образцами для оформления официальных документов и продолжили традицию законодательного закрепления требований к оформлению управленческих документов. Достаточно жестко регламентированная законами организация управления требовала такой же жесткости и при определении правил письмоводства.
Большое место в документировании деятельности учреждений XIX века занимали записки: докладные, записки и представления, вносимые в Государственный совет и Комитет министров, конфиденциальные и служебные записки. Они составлялись по особым правилам. Так, докладная записка должна была «содержать в себе: изложение дела, справку и выписку из законов». Многие документы получают табличную форму изложения содержания, описательная часть в них сокращается. Стремление облегчить процесс составления документов выразилось в создании документов с элементами трафаретных текстов — унифицированные отдельные фразы или части текста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы получают довольно широкое распространение в XIX — начале XX века. Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты-образцы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания).
Закреплению правил оформления официальных документов во многом способствовали формулярники и письмовники. Первые из них появились в России уже в первой трети XVI в.; письмовники содержали образцы документов, построенных по определенной схеме.
Внедрение в процессы документирования бланков, сначала оформляемых вручную, а затем типографским способом, свидетельствовало о начавшемся процессе унификации документов.
В конце XIX в. появляются пособия по письмоводству, в частности, «Положение о письмоводстве в военном ведомстве» (1883 г. и более поздние редакции).
Изменения, произошедшие после революции 1917 г., привели к необходимости перестройки деятельности делопроизводственных служб, изменениям видового состава документов и их оформлении, например, уже в 1918 г. появляется постановление Совета народных комиссаров «О форме бланков государственных учреждений», в котором в качестве обязательных реквизитов бланков определены название ведомства, название учреждения, структурная часть, дата документа, номер документа, адрес учреждения.
Большое значение для развития делопроизводства в послереволюционный период имела деятельность Института техники управления (ИТУ) и входящего в его состав Кабинета стандартов, сотрудники которого разрабатывали, в частности требования к форме некоторых видов документов.
Деятельность института положила начало разработке государственных стандартов на документацию. Особенно интенсивно эта работа проводилась с конца 60-х гг. XX в., что связано как со стремлением унифицировать процессы документирования, так и с задачей оптимизации делопроизводственных процедур.
В государственных стандартах закрепляются требования к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам, составу реквизитов и их оформлению, конструкционной сетке, правила унификации и стандартизации документов, применения унифицированных систем документации и проч.
Следует отметить, что ГОСТы, применяемые в XX в., имели достаточно ультимативный характер и практически не допускали вариантов в оформлении документов. Введенный в действие в 2003 г. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» имеет рекомендательный характер, что отмечено в разделе «Область применения» [2].
Это, как представляется, не означает, что оформление документов сейчас может быть абсолютно произвольным; стандарты закрепляют накопленный опыт, традиции создания документов. Следование закрепленным в стандартах правилам удобно, позволяет оптимизировать как создание документов, так и организацию работы с ними. Подтверждением сказанному являются локальные нормативные акты организаций — Инструкции по делопроизводству, создаваемые всегда на основании стандартов и не содержащие положений, противоречащих стандартам.
Широкое внедрение в практику делопроизводства электронных документов, переход, хотя и частичный, на электронный документооборот, выявили необходимость в разработке и принятии законодательных актов, отражающих современные реалии и включающих, в том числе, рекомендации к форме документов, которая обеспечит их юридическую силу и позволит с наибольшей степенью адекватности представить/воспринять информацию документа.
Литература:
- ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
- ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
- Илюшенко, М. Л. Формуляр документа: учебное пособие / М. Л. Илюшенко, Т. В. Кузнецова. — М.: Изд-во МГИАИ, 1986. — 86 с.
