Формуляр текстового документа: становление и развитие | Статья в журнале «Молодой ученый»

Библиографическое описание:

Вышегородская Е. Д., Севостьянова Л. А. Формуляр текстового документа: становление и развитие // Молодой ученый. — 2016. — №28.1. — С. 28-30. — URL https://moluch.ru/archive/132/36793/ (дата обращения: 21.09.2018).



Статья посвящена рассмотрению вопросов оформления управленческих документов в различные периоды истории делопроизводства и отражения требований к формуляру документа в законодательных и нормативных актах.

Ключевые слова: документ, формуляр, государственный стандарт, законодательный акт, Генеральный регламент.

Текстовый документ определяется, как документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи [1].

В соответствии с этой дефиницией, к текстовым могут относиться письменные рукописные и машинописные документы, а также фонодокументы.

История письменной фиксации информации начинается с появления письменности, когда создаются документы в широком понимании этого термина: любая закрепленная на материальном носителе информация рассматривается как документ.

Становление и развитие государственности, осознание необходимости сохранять информацию, а позднее и требование обязательного закрепления информации, представленное в законодательстве, привело к появлению управленческих (служебных) документов — официальных документов, используемых в текущей деятельности организаций, которые являются основанием для принятия управленческого решения, служат доказательством его исполнения, источником для обобщения и анализа, материалом для справочной работы.

Управленческие документы необходимы для регламентации деятельности организации (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции), регулирования текущей работы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), накопления и обобщения информации (отчеты, акты, докладные записки), передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы), организации работы с документами, их хранения и прочие.

В зависимости от направлений деятельности организаций создаются комплексы документов, в которых отражаются все стороны их работы в соответствии с требованием обязательного документирования информации.

На всех этапах развития делопроизводства как отрасли практической деятельности существовали вопросы собственно оформления документов, поскольку упорядочение формы позволяет не только быстрее и качественнее составить документ, но и затратить минимальное время на восприятие информации, обработку документа и т. д.

Изучение формы документа предполагает характеристику материального носителя, используемых реквизитов и так называемой конструкционной сетки — расположения реквизитов на стандартном листе.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности определяется как формуляр документа [3].

Оставив в стороне анализ используемых в делопроизводстве материальных носителей, обратимся к перечню реквизитов и их расположению.

На первых этапах развития делопроизводства начинают формироваться традиции оформления различных типов документов. При этом исходят из необходимости обозначить автора документа, дату и место их составления, удостоверить документ подписью и печатью. Однако на законодательном уровне нормы оформления документов не были закреплены; начало этому положено в XVIII в. Генеральным регламентом Петра I, где, в частности, содержится требование обязательной регистрации документа — присвоение каждому регистрационного индекса, свидетельствующего о наличии документа. Вместо приписей и скреп, проставляемых ранее подьячими и дьяками, начинают использоваться подписи должностных лиц, что стало возможным в связи с перестройкой государственного аппарата и возложением ответственности за документную информацию на определенных сотрудников тех или иных учреждений. Отдельные реквизиты, например, адресат, автор, наименование вида документа, дата составления и получения, заняли отведенное им место на листе бумаги, выделившись из текста документа. На документах XVIII в. Появляется значительное количество «отметок», рассматриваемых как самостоятельные реквизиты и отражающих во многих случаях процедуры делопроизводства, например, отметки о рассмотрении дела, о том, каким образом получен документ.

В «Общем учреждении министерств» 1811 года впервые содержится указание на то, что юридической силой обладает только правильно оформленный документ. Этот акт содержал приложенные к нему четыре формы «переписки», которые служили образцами для оформления официальных документов и продолжили традицию законодательного закрепления требований к оформлению управленческих документов. Достаточно жестко регламентированная законами организация управления требовала такой же жесткости и при определении правил письмоводства.

Большое место в документировании деятельности учреждений XIX века занимали записки: докладные, записки и представления, вносимые в Государственный совет и Комитет министров, конфиденциальные и служебные записки. Они составлялись по особым правилам. Так, докладная записка должна была «содержать в себе: изложение дела, справку и выписку из законов». Многие документы получают табличную форму изложения содержания, описательная часть в них сокращается. Стремление облегчить процесс составления документов выразилось в создании документов с элементами трафаретных текстов — унифицированные отдельные фразы или части текста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы получают довольно широкое распространение в XIX — начале XX века. Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты-образцы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания).

Закреплению правил оформления официальных документов во многом способствовали формулярники и письмовники. Первые из них появились в России уже в первой трети XVI в.; письмовники содержали образцы документов, построенных по определенной схеме.

Внедрение в процессы документирования бланков, сначала оформляемых вручную, а затем типографским способом, свидетельствовало о начавшемся процессе унификации документов.

В конце XIX в. появляются пособия по письмоводству, в частности, «Положение о письмоводстве в военном ведомстве» (1883 г. и более поздние редакции).

Изменения, произошедшие после революции 1917 г., привели к необходимости перестройки деятельности делопроизводственных служб, изменениям видового состава документов и их оформлении, например, уже в 1918 г. появляется постановление Совета народных комиссаров «О форме бланков государственных учреждений», в котором в качестве обязательных реквизитов бланков определены название ведомства, название учреждения, структурная часть, дата документа, номер документа, адрес учреждения.

Большое значение для развития делопроизводства в послереволюционный период имела деятельность Института техники управления (ИТУ) и входящего в его состав Кабинета стандартов, сотрудники которого разрабатывали, в частности требования к форме некоторых видов документов.

Деятельность института положила начало разработке государственных стандартов на документацию. Особенно интенсивно эта работа проводилась с конца 60-х гг. XX в., что связано как со стремлением унифицировать процессы документирования, так и с задачей оптимизации делопроизводственных процедур.

В государственных стандартах закрепляются требования к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам, составу реквизитов и их оформлению, конструкционной сетке, правила унификации и стандартизации документов, применения унифицированных систем документации и проч.

Следует отметить, что ГОСТы, применяемые в XX в., имели достаточно ультимативный характер и практически не допускали вариантов в оформлении документов. Введенный в действие в 2003 г. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» имеет рекомендательный характер, что отмечено в разделе «Область применения» [2].

Это, как представляется, не означает, что оформление документов сейчас может быть абсолютно произвольным; стандарты закрепляют накопленный опыт, традиции создания документов. Следование закрепленным в стандартах правилам удобно, позволяет оптимизировать как создание документов, так и организацию работы с ними. Подтверждением сказанному являются локальные нормативные акты организаций — Инструкции по делопроизводству, создаваемые всегда на основании стандартов и не содержащие положений, противоречащих стандартам.

Широкое внедрение в практику делопроизводства электронных документов, переход, хотя и частичный, на электронный документооборот, выявили необходимость в разработке и принятии законодательных актов, отражающих современные реалии и включающих, в том числе, рекомендации к форме документов, которая обеспечит их юридическую силу и позволит с наибольшей степенью адекватности представить/воспринять информацию документа.

Литература:

  1. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
  2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
  3. Илюшенко, М. Л. Формуляр документа: учебное пособие / М. Л. Илюшенко, Т. В. Кузнецова. — М.: Изд-во МГИАИ, 1986. — 86 с.
Основные термины (генерируются автоматически): документ, оформление документов, оформление, Унифицированная система документации, этап развития делопроизводства, формуляр документа, создание документов, материальный носитель, генеральный регламент, стандарт.


Ключевые слова

законодательный акт, документ, формуляр, государственный стандарт, Генеральный регламент

Похожие статьи

Из истории развития отечественного делопроизводства

Этот этап развития делопроизводства непосредственно связан с созданием коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами в центральных и местных учреждениях России.

Законодательная и нормативно-методическая регламентация...

Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

Особенности организации корпоративного делопроизводства

Унифицировать можно как отдельные документы, так и системы документации в целом. Работу по унификации систем документации проводят отдельные министерства и ведомства, разрабатывая и утверждая комплексы отраслевых унифицированных форм документов...

Документы в истории российского делопроизводства

Тогда же возникают документы, характерные для этого и следующего – приказного – периода делопроизводства.

Изданный в 1720 г. Генеральный регламент на законодательном уровне закрепил использование документов как уже существовавших, так и новых.

Основы служебного делопроизводства | Статья в журнале...

Делопроизводство части предназначено для организации установленного порядка получения, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и передачи служебных документов.

Организация делопроизводства в Войсковой канцелярии Войска...

Все документы в установленном порядке проходили этапы создания, исполнения, контроля и отправки документов на архивное хранение.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Этапы создания архива в организации | Статья в журнале...

Основные термины (генерируются автоматически): архив организации, документ, хранение документов, дело, хранение, стеллаж, создание архива, Российская Федерация, помещение, архив.

Этапы развития способностей к изобразительной деятельности у дошкольников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности как...

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Основные термины (генерируются автоматически): документ...

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД) [4].

Из истории развития отечественного делопроизводства

Этот этап развития делопроизводства непосредственно связан с созданием коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами в центральных и местных учреждениях России.

Законодательная и нормативно-методическая регламентация...

Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

Особенности организации корпоративного делопроизводства

Унифицировать можно как отдельные документы, так и системы документации в целом. Работу по унификации систем документации проводят отдельные министерства и ведомства, разрабатывая и утверждая комплексы отраслевых унифицированных форм документов...

Документы в истории российского делопроизводства

Тогда же возникают документы, характерные для этого и следующего – приказного – периода делопроизводства.

Изданный в 1720 г. Генеральный регламент на законодательном уровне закрепил использование документов как уже существовавших, так и новых.

Основы служебного делопроизводства | Статья в журнале...

Делопроизводство части предназначено для организации установленного порядка получения, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и передачи служебных документов.

Организация делопроизводства в Войсковой канцелярии Войска...

Все документы в установленном порядке проходили этапы создания, исполнения, контроля и отправки документов на архивное хранение.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Этапы создания архива в организации | Статья в журнале...

Основные термины (генерируются автоматически): архив организации, документ, хранение документов, дело, хранение, стеллаж, создание архива, Российская Федерация, помещение, архив.

Этапы развития способностей к изобразительной деятельности у дошкольников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности как...

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Основные термины (генерируются автоматически): документ...

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД) [4].

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle

Похожие статьи

Из истории развития отечественного делопроизводства

Этот этап развития делопроизводства непосредственно связан с созданием коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами в центральных и местных учреждениях России.

Законодательная и нормативно-методическая регламентация...

Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

Особенности организации корпоративного делопроизводства

Унифицировать можно как отдельные документы, так и системы документации в целом. Работу по унификации систем документации проводят отдельные министерства и ведомства, разрабатывая и утверждая комплексы отраслевых унифицированных форм документов...

Документы в истории российского делопроизводства

Тогда же возникают документы, характерные для этого и следующего – приказного – периода делопроизводства.

Изданный в 1720 г. Генеральный регламент на законодательном уровне закрепил использование документов как уже существовавших, так и новых.

Основы служебного делопроизводства | Статья в журнале...

Делопроизводство части предназначено для организации установленного порядка получения, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и передачи служебных документов.

Организация делопроизводства в Войсковой канцелярии Войска...

Все документы в установленном порядке проходили этапы создания, исполнения, контроля и отправки документов на архивное хранение.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Этапы создания архива в организации | Статья в журнале...

Основные термины (генерируются автоматически): архив организации, документ, хранение документов, дело, хранение, стеллаж, создание архива, Российская Федерация, помещение, архив.

Этапы развития способностей к изобразительной деятельности у дошкольников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности как...

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Основные термины (генерируются автоматически): документ...

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД) [4].

Из истории развития отечественного делопроизводства

Этот этап развития делопроизводства непосредственно связан с созданием коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами в центральных и местных учреждениях России.

Законодательная и нормативно-методическая регламентация...

Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

Особенности организации корпоративного делопроизводства

Унифицировать можно как отдельные документы, так и системы документации в целом. Работу по унификации систем документации проводят отдельные министерства и ведомства, разрабатывая и утверждая комплексы отраслевых унифицированных форм документов...

Документы в истории российского делопроизводства

Тогда же возникают документы, характерные для этого и следующего – приказного – периода делопроизводства.

Изданный в 1720 г. Генеральный регламент на законодательном уровне закрепил использование документов как уже существовавших, так и новых.

Основы служебного делопроизводства | Статья в журнале...

Делопроизводство части предназначено для организации установленного порядка получения, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и передачи служебных документов.

Организация делопроизводства в Войсковой канцелярии Войска...

Все документы в установленном порядке проходили этапы создания, исполнения, контроля и отправки документов на архивное хранение.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Этапы создания архива в организации | Статья в журнале...

Основные термины (генерируются автоматически): архив организации, документ, хранение документов, дело, хранение, стеллаж, создание архива, Российская Федерация, помещение, архив.

Этапы развития способностей к изобразительной деятельности у дошкольников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности как...

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Основные термины (генерируются автоматически): документ...

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД) [4].

Задать вопрос