Этапы создания архива в организации | Статья в журнале «Молодой ученый»

Автор:

Рубрика: Прочее

Опубликовано в Молодой учёный №23 (103) декабрь-1 2015 г.

Дата публикации: 30.11.2015

Статья просмотрена: 11557 раз

Библиографическое описание:

Маликова А. Р. Этапы создания архива в организации // Молодой ученый. — 2015. — №23. — С. 1131-1134. — URL https://moluch.ru/archive/103/23887/ (дата обращения: 15.10.2018).



 

На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].

Архивы организаций подразделяются на:

                    передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

                    не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.

В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.

Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела [1].

Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].

Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности [3].

При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [2].

При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации [5].

Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.

Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов [6].

В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

                    стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;

                    обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела [6].

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.

Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.

 

Литература:

 

  1.                Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 4 декабря 2006 года). URL: http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 12.09.2015).
  2.                ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: http://base.garant.ru/70650732/ (дата обращения 12.10.2015).
  3.                Основные правила работы архива организации от 06.02.2002 г. (г. Москва, 2002). URL: http://www.consultant.ru (дата обращения 12.10.2015).
  4.                Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.) URL: http://www.kadrovik.ru/docs/perechen.tipovyh.upravlencheskih.dokumentov.htm (дата обращения 21.11.2015).
  5.                Алексеева Е. В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития / Делопроизводство. 2003. № 2 (31). С. 77–84.
  6.                Гришина М. В. Архив предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. 2011. № 2
Основные термины (генерируются автоматически): архив организации, документ, хранение документов, дело, хранение, стеллаж, создание архива, Российская Федерация, помещение, архив.


Похожие статьи

Правовое регулирование использования архивных документов...

Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов, которая направлена на предоставление организациям и гражданам ретроспективной информации.

Особенности организации хранения технической документации...

Но что делать, если в архиве организации накапливаются специфические виды документов — научно-технические?

Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка...

Выделение документов с истекшими сроками хранения...

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Правовое регулирование деятельности архива организации

Под архивом организации понимают структурное подразделение организации осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. [1]. Рассматривая архив организации как ее составную часть...

Правовое регулирование хранения и архивирования кадровой...

Ключевые слова: кадровое делопроизводство, высшее учебное заведение, хранение документов, архивирование документов.

Так статья 24 Конституции Российской Федерации регулирует основные положения, связанные со сбором, хранением...

Экспертиза ценности документов: становление и развитие

Статья посвящена анализу работы по определению ценности документов с целью передачи их на архивное хранение. Раскрыты этапы формирования экспертизы ценности документов. Определены понятия «разбор архивов», «экспертная комиссия», особо ценные документы»...

Правовое регулирование исполнения запросов...

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской...

Законодательная и нормативно-методическая регламентация...

 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.10.2004 № 125-ФЗ. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования...

Генезис архивного дела в США | Статья в журнале...

Ключевые слова: Национальный архив США, архивные учреждения, документ, ведомственная система организации архивов, архивная комиссия, хранение документов, управление документацией.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle

Похожие статьи

Правовое регулирование использования архивных документов...

Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов, которая направлена на предоставление организациям и гражданам ретроспективной информации.

Особенности организации хранения технической документации...

Но что делать, если в архиве организации накапливаются специфические виды документов — научно-технические?

Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка...

Выделение документов с истекшими сроками хранения...

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Правовое регулирование деятельности архива организации

Под архивом организации понимают структурное подразделение организации осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. [1]. Рассматривая архив организации как ее составную часть...

Правовое регулирование хранения и архивирования кадровой...

Ключевые слова: кадровое делопроизводство, высшее учебное заведение, хранение документов, архивирование документов.

Так статья 24 Конституции Российской Федерации регулирует основные положения, связанные со сбором, хранением...

Экспертиза ценности документов: становление и развитие

Статья посвящена анализу работы по определению ценности документов с целью передачи их на архивное хранение. Раскрыты этапы формирования экспертизы ценности документов. Определены понятия «разбор архивов», «экспертная комиссия», особо ценные документы»...

Правовое регулирование исполнения запросов...

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской...

Законодательная и нормативно-методическая регламентация...

 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.10.2004 № 125-ФЗ. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования...

Генезис архивного дела в США | Статья в журнале...

Ключевые слова: Национальный архив США, архивные учреждения, документ, ведомственная система организации архивов, архивная комиссия, хранение документов, управление документацией.

Задать вопрос