Одним из вопросов, вызывающих неослабевающий интерес у историков, архивистов, специалистов-документоведов, является видовой состав документов, его изменения в различные периоды, трансформации документов, становление и развитие систем документации. Важность документирования тех или иных фактов, процессов была осознана не только как историческая необходимость – желание сохранить в памяти потомков деяния предков, но и как потребность зафиксировать информацию в целях управления теми или иными структурами, регулирования их деятельности.
Формирование служилой бюрократии начинается уже в Древнерусском государстве. Тогда же возникают документы, характерные для этого и следующего – приказного – периода делопроизводства. Количество наименований их, известных из Судебника 1550 г., не очень велико: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные, – однако некоторые имеют разновидности.
Остановимся на судьбе грамоты – документа как делового, официального, так и частного характера, существующего в практике российского делопроизводства более десяти веков. Одно из значений этого термина – письменный акт в России X-XX вв., свидетельство на пожалование лицу или обещание прав, владений, наград, отличий или о совершении каких-либо сделок, установление каких-либо отношений. Разновидности грамоты (их насчитывалось более 130) были самым распространенным документом: жалованные, купчие, меновые, полномочные, указные, проезжие и др.
Первая дошедшая до нас подлинная грамота – Жалованная грамота Мстислава Владимировича Новгородскому Юрьеву монастырю на землю. Жалованные грамоты могли издавать князья (позже цари), митрополиты, игумены монастырей.
Структурно жалованные грамоты обычно состояли из двух частей. В первой указывается на пожалование кому-либо чего-либо, во второй – связанные с этим пожалованием требования выполнить определенные действия. Существовали грамоты, в которых фиксировалось только выражение воли – пожалование.
Приблизительно одновременно с жалованными появились указные грамоты, имеющие несомненное сходство с современными распорядительными документами (см., например, указы). Это сходство отражается в используемых реквизитах (автор, адресат, дата издания) и языковых моделях текста (кому? – что сделать? – к какому сроку?).
Обращаясь к другим значениям грамоты, отметим, что это официальный письменный акт, удостоверяющий какое-либо международное соглашение или устанавливающий какие-либо правовые отношения. Под это определение подходят используемые в современной дипломатической практике верительные и отзывные грамоты.
Верительная грамота – документ, которым снабжается глава дипломатического представительства класса послов или посланников для удостоверения его представительного характера и аккредитования в иностранном государстве. Создание этого документа и передача его будущему возможному послу означало наделение его полномочиями выступать в качестве представителя страны, а принятие документа – доверие к нему руководства иностранного государства.
В определенной степени противоположным документом является отзывная грамота – документ, содержащий уведомление о том, что данный дипломатический представитель отзывается своим правительством. Как правило, в них содержится в достаточно сжатой форме разъяснение принятого правительством решения либо перечисление субъективных (условно) причин отзыва (личное желание представителя, его здоровье, перевод на иной пост и проч.). Отзывная грамота вручается руководителю государства или самим отзываемым при заключительной аудиенции или, в случае если дипломатический представитель ранее оставил государство, преемником при вручении верительных грамот.
Изданный в 1720 г. Генеральный регламент на законодательном уровне закрепил использование документов как уже существовавших, так и новых. Например, В 1719 г. были изданы документы (наказы, инструкции), которые впервые подробно регламентировали порядок деятельности местных учреждений и делопроизводства в них.
Наказы широко применялись уже в приказном делопроизводстве и выдавались воеводам при направлении их на эту должность. Если в XVI-XVII вв. эти документы носили персональный характер, то в начале XVIII в. они приобрели статус законодательного акта, в котором содержалось перечисление обязанностей, в том числе и в вопросах, связанных с ведением финансового делопроизводства на местах. Таким образом, документ приобрел вид инструкции – документа, наименование которого появилось в Петровскую эпоху.
В наказах (инструкциях) воеводам предписывалось, например, обязательно вести приходную книгу как главный учетный документ, месячные ведомости и счета, а также иметь секретаря, который должен вести переписку и содержать в порядке дела.
Среди документов приказов особое место принадлежит десятням служебно-учетным документам «служилых» городов русского дворянства. Документы позволяют получить достаточно полную информацию об экономическом положении провинциального дворянства и его эволюции, продвижении как на военной, так и на гражданской службе, степени грамотности, изменениях в вооружении, внутренней структуре служилого «города» и т.п. Эти документы пришли на смену простым спискам дворян и детей боярских и составлялись вплоть до начала XVIII в. Большая достоверность десятен проявлялась в том, что десятни создавались на базе так называемых разборных списков, проходили несколько этапов проверки и отбора информации, в то время как списки дворян и детей боярских – на основании рассказов.
К десятням примыкают тетради (или «книги») раздачи жалованья дворянам и детям боярским. В виде книг и столбцов сохранились и так называемые смотренные списки.
Широко распространены были различного рода «просительские» документы, среди которых особое место принадлежит челобитным. Это письменное прошение, написанное одним человеком или коллективом, при котором "челом били". Данный документ считается прародителем нынешних заявлений.
В отличие от других документов, челобитные обладали ярко выраженной структурой, которая практически никак не изменилась и к нашему времени. В начале челобитной писалось обращение к царю (челом бьет). Следом излагалась информация о случившемся, кто и о чем просит и обращение «принять и записать» или «решение учинить». В конце документа обязательно использовалась формула «руку приложил» и содержалась личная подпись. Затем на обратной стороне дьяк указывал дату подачи челобитной, фиксировал «доложить» или краткое указание по челобитной (своего рода резолюция должностного лица). После этого документ назывался "подписанная челобитная".
В период коллежского делопроизводства в практике документирования используется протокол как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях. Появление протокола объясняется изменением типа руководства в работе исполнительных органов – от единоначалия к коллегиальности.
Необходимо отметить, что в Петровскую эпоху появляется большое число новых документов, в определенной степени заимствованных из западной традиции, названия которых часто представляют собой кальки с немецкого, голландского и других языков (см., например, ландкарта), или возникших на отечественной почве (доношение, донесение, донос). Необходимо отметить, что часто за разными наименованиями скрывались аналогичные, но используемые в разных коллегиях документы. Это обстоятельство стало одной из причин, побудивших начать процесс унификации видового состав документов.
Бюрократизация управленческого аппарата в период министерского делопроизводства вызвала к жизни большое количество документов, представляющих собой различного рода списки (реестр, ведомость, книга, опись, роспись), а также записок, которые сопровождали передачу документа из одного отдела (стола) в другой. Среди внутренних документов правового характера, имеющих и сейчас выраженную правовую функцию, нужно упомянуть устав и положение.
Прогресс техники, появление новых средств связи и, следовательно, способов трансляции информации стало основой для появления в XIX в. телеграмм и телефонограмм. Последние широко используются сейчас, так как предоставляют возможность передать оперативную информацию и зафиксировать ее (для сохранения и дальнейшего использования) на специально разработанном бланке.
Существенные изменения произошли в составе управленческих документов после революции 1917 г.; высшими органами законодательной и исполнительной власти издавались декреты, постановления, указы, распоряжения, министрами и руководителями центральных ведомств СССР – приказы и инструкции; местными Советами и их Исполкомами – решения и распоряжения.
Для советского и постсоветского периода характерны также такие документы, как протоколы, акты, отчеты, справки; фондовые извещения, больничные листы, вексели, верительные грамоты и др.
Таким образом, перечень документов постоянно изменялся, что в значительной степени было связано с изменениями в государственной структуре, органах законодательной и исполнительной власти, управления на местах, а отчасти – с попыткой использования опыта документирования различных видов деятельности в странах Запада. Во второй половине XX в. изменения в видовом составе документов во многом определяются процессами унификации и стандартизации.
Литература:
- Белова Т.А. Приказная система в России в XVII в. // Вестник Томского государственного университета. – 2012 г. – № 4. – С. 20.
- Васильева, А.С., Дунаева В.И. Законодательное регулирование вопросов делопроизводства в Наказах первой половины XVIII века // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. — 2013. — №3(7). — С. 227-232.
- Новохатко О.В. Стиль работы и техника производства в Разрядном приказе (1676/77 г.) // Весник Томского Государственного Университета. — 2008. — №314. — С. 92-94
- Пронина, С.А. Отражение распорядительной деятельности в документах XIII – XVII веков // Делопроизводство. — 2007. — №3.
