Особенности организации корпоративного делопроизводства | Статья в журнале «Молодой ученый»

Библиографическое описание:

Чубова Е. П., Тевосян С. М. Особенности организации корпоративного делопроизводства // Молодой ученый. — 2016. — №28.1. — С. 30-32. — URL https://moluch.ru/archive/132/36794/ (дата обращения: 24.09.2018).



В статье рассматриваются основные принципы построения системы делопроизводства в крупных коммерческих организациях. Дается классификация основных документов акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью, а также их роль и значение в управлении организацией.

Ключевые слова: документированиедеятельности крупных коммерческих организаций, корпоративная система документации.

Крупные коммерческие организации, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, имеют определенные особенности в организации работы с документами, требующие четкой регламентации. В нашем случае это могут быть акционерные общества (АО) — публичные и непубличные, а также общества с ограниченной ответственностью (ООО). В таких компаниях особое внимание уделяется унификации документационных процессов, замене устаревших методов и приемов работы с документами на более современные.

Процесс документирования повседневной деятельности крупной компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства. В условиях постоянно возрастающей конкурентной борьбы между коммерческими организациями особую актуальность приобретает совершенствование документационного обеспечения управления, которое во многом определяет качественную проработку документов и напрямую влияет на эффективность работы организации в целом.

Делопроизводство сегодня становится важнейшим инструментом эффективного управления организацией в целом. Принципы в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческой деятельности, определяют исходные правила и общие начала. [1] Обозначим основные из них.

Процесс унификации в современном делопроизводстве заключается в разработке правил выполнения определенных документационных операций. Второй принцип — стандартизация — является высшей степенью унификации и выражается в установлении и применении стандарта как образца, который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов.

Стандартизация и унификация — процессы взаимосвязанные, но не тождественные. Стандарт как нормативно-методический документ представляет собой комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом, в России — это Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.

Единообразие состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, достигается за счет унификации документов. Унифицировать можно как отдельные документы, так и системы документации в целом. Работу по унификации систем документации проводят отдельные министерства и ведомства, разрабатывая и утверждая комплексы отраслевых унифицированных форм документов, отраслевые классификаторы технико-экономической документации, отражающих специфику конкретной отрасли.

Установление единых требований к организации делопроизводства осуществляется при помощи принципа системности нормативно-методического регулирования делопроизводства. [2]

Корпоративная система документации коммерческой организации представляет собой документальный фонд и предназначена для реализации управленческих функций. В каждой конкретной организации имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, соответствующих сфере деятельности по отраслевой принадлежности. [3]

В соответствии с установившимися правилами корпоративные документы можно условно разделить на группы структурных документов, процедурных документов, регламентирующих и инструментальных документов.

В группу структурных документов входят Устав (или Положение) организации; положение об общем собрании участников ПАО, НАО, ООО; положение о ревизионной комиссии; положение о совете директоров (для крупных компаний и АО); положения об исполнительных органах управления (правлении, генеральном директоре) и др.

Группу процедурных документов составляют различные положения, такие, как: о взаимодействии органов управления, об информационном обеспечении организации, о подготовке годового отчета, о процедурах структурных подразделений, о подготовке годового собрания акционеров (для ПАО, НАО) и др.

Группа регламентирующих документов представлена рядом регламентных положений: о регламенте собрания акционеров (для ПАО, НАО), о регламенте Совета директоров, о регламенте внутреннего инвестиционного фонда, о регламенте выдвижения представителей в органы управления (для холдинговых структур) и др.

В группу инструментальных документов входят стратегический план развития организации (в том числе концепция, миссия), дивидендная и инвестиционная политика, положение о методике оценки деятельности организации (подразделений), положение о мотивации персонала, положение об отчетности и др.

В отдельную группу документов, направленных на повышение инвестиционной привлекательности и устойчивости бизнеса, можно выделить кодекс корпоративного поведения (управления) и положение о социальной политике компании.

Структурные, процедурные и регламентирующие документы, в зависимости от принятой в организации системы оформления документов, могут относиться к одной структурной группе, т. е. определять структуру и порядок деятельности органов управления, или составлять различные группы, самостоятельно решающие вопросы организации деятельности по отдельным направлениям или процедурам.

Определяющими в системе корпоративного делопроизводства считаются инструментальные документы, именно они устанавливают правила и принципы деятельности для всех участников корпоративных отношений. Исходя из позиции необходимости соблюдения интересов акционеров (или участников ООО), целесообразно утверждать большинство этих документов общим собранием акционеров или Советом директоров.

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются: классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов); табель и альбом форм документов; номенклатура дел организации; стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в том числе с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД); положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

При условии, что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, организация рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам. Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в том числе на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Непременным условием такого рода нормативных документов является полное соответствие технологических процессов работы с документами конкретного бизнес-процесса общепринятой схеме организации работы с документами в организации.

В заключении следует подчеркнуть, что работа с документацией — важный аспект деятельности любой коммерческой организации. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в документах находят свое выражение планы организации, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая важная информация. От состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации и в целом эффективность работы организации.

Литература:

1. Андреева, В. И. Регламентация делопроизводства: проблемы и решения. URL: http://www.sekretariat.ru/discuss/91265/ (дата обращения: 12.10.2016).

2. Крылова, И. А. Правовое и нормативно-методическое регулирование вопросов организации текущего хранения документов в коммерческих структурах. — 2003. — № 5. — С. 16–19.

3. Надершина, М. Д. Документационное обеспечение деятельности обществ с ограниченной ответственностью в современном российском законодательстве. — 2001. — № 2. — С. 30–32.

4. Энциклопедия делопроизводства EDOU.RU — http://www.edou.ru/enc/ (дата обращения 20.10.2016).

Основные термины (генерируются автоматически): документ, положение, ограниченная ответственность, эффективность работы организации, организация делопроизводства, Совет директоров, корпоративная система документации, корпоративное делопроизводство, коммерческая организация, группа.


Ключевые слова

документирование деятельности крупных коммерческих организаций, корпоративная система документации

Похожие статьи

Кодекс корпоративного поведения как элемент системы...

Всю ответственность за определение подходов и принципов к организации системы внутреннего контроля и управления рисками несет совет директоров компании [3]. Он на ежегодной основе осуществляет оценку эффективности работы системы внутреннего...

Организация корпоративного управления в современных условиях

С другой стороны, эффективность корпоративного управления ограничивается внутренними причинами, а это приводит к тому, что различные международные организации критикуют организацию корпоративного управления в России [2].

Документы в истории российского делопроизводства

Особенности организации корпоративного делопроизводства. Анализ современных средств автоматизации офисного делопроизводства. Документы бухгалтерского учета как объекты судебно-бухгалтерской экспертизы.

Теоретические основы эффективного функционирования системы...

Такие функции, будут в себя включать: разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации...

Совершенствование организации внутреннего контроля...

1) эффективность и целесообразность операций; 2) надёжность и достоверность бухгалтерско-финансовой отчётной документации

1) идентификация риска, определённая во внутренней документации организации системы оценки (система должна вписываться, по возможности...

Учетно-финансовое документирование как важный элемент...

Конфиденциальное делопроизводство, включая электронный документооборот, следует

Любая коммерческая организации в условиях рынка стремится к максимальному

Соблюдение требований нормативных документов помогут организации, руководителю и...

Корпоративный этический кодекс | Статья в сборнике...

2. Миссия организации и корпоративные мифы

- стремление быть лучшим в выполнении поставленных задач, повышении качества работы

2. Благов Ю. Е. Корпоративная социальная ответственность: эволюция концепции. — СПб.

Организация первичного учёта на предприятии и пути его...

Библиографическое описание: Полозов М. Н. Организация первичного учёта на предприятии и

Должностные лица, подписавшие первичных документы, несут ответственность за

Для этого необходимо создать единую систему документации, при которой все формы первичной...

Из истории развития отечественного делопроизводства

Делопроизводство характеризуется в настоящее время, как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», то есть процедуры работы с документами...

Кодекс корпоративного поведения как элемент системы...

Всю ответственность за определение подходов и принципов к организации системы внутреннего контроля и управления рисками несет совет директоров компании [3]. Он на ежегодной основе осуществляет оценку эффективности работы системы внутреннего...

Организация корпоративного управления в современных условиях

С другой стороны, эффективность корпоративного управления ограничивается внутренними причинами, а это приводит к тому, что различные международные организации критикуют организацию корпоративного управления в России [2].

Документы в истории российского делопроизводства

Особенности организации корпоративного делопроизводства. Анализ современных средств автоматизации офисного делопроизводства. Документы бухгалтерского учета как объекты судебно-бухгалтерской экспертизы.

Теоретические основы эффективного функционирования системы...

Такие функции, будут в себя включать: разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации...

Совершенствование организации внутреннего контроля...

1) эффективность и целесообразность операций; 2) надёжность и достоверность бухгалтерско-финансовой отчётной документации

1) идентификация риска, определённая во внутренней документации организации системы оценки (система должна вписываться, по возможности...

Учетно-финансовое документирование как важный элемент...

Конфиденциальное делопроизводство, включая электронный документооборот, следует

Любая коммерческая организации в условиях рынка стремится к максимальному

Соблюдение требований нормативных документов помогут организации, руководителю и...

Корпоративный этический кодекс | Статья в сборнике...

2. Миссия организации и корпоративные мифы

- стремление быть лучшим в выполнении поставленных задач, повышении качества работы

2. Благов Ю. Е. Корпоративная социальная ответственность: эволюция концепции. — СПб.

Организация первичного учёта на предприятии и пути его...

Библиографическое описание: Полозов М. Н. Организация первичного учёта на предприятии и

Должностные лица, подписавшие первичных документы, несут ответственность за

Для этого необходимо создать единую систему документации, при которой все формы первичной...

Из истории развития отечественного делопроизводства

Делопроизводство характеризуется в настоящее время, как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», то есть процедуры работы с документами...

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle

Похожие статьи

Кодекс корпоративного поведения как элемент системы...

Всю ответственность за определение подходов и принципов к организации системы внутреннего контроля и управления рисками несет совет директоров компании [3]. Он на ежегодной основе осуществляет оценку эффективности работы системы внутреннего...

Организация корпоративного управления в современных условиях

С другой стороны, эффективность корпоративного управления ограничивается внутренними причинами, а это приводит к тому, что различные международные организации критикуют организацию корпоративного управления в России [2].

Документы в истории российского делопроизводства

Особенности организации корпоративного делопроизводства. Анализ современных средств автоматизации офисного делопроизводства. Документы бухгалтерского учета как объекты судебно-бухгалтерской экспертизы.

Теоретические основы эффективного функционирования системы...

Такие функции, будут в себя включать: разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации...

Совершенствование организации внутреннего контроля...

1) эффективность и целесообразность операций; 2) надёжность и достоверность бухгалтерско-финансовой отчётной документации

1) идентификация риска, определённая во внутренней документации организации системы оценки (система должна вписываться, по возможности...

Учетно-финансовое документирование как важный элемент...

Конфиденциальное делопроизводство, включая электронный документооборот, следует

Любая коммерческая организации в условиях рынка стремится к максимальному

Соблюдение требований нормативных документов помогут организации, руководителю и...

Корпоративный этический кодекс | Статья в сборнике...

2. Миссия организации и корпоративные мифы

- стремление быть лучшим в выполнении поставленных задач, повышении качества работы

2. Благов Ю. Е. Корпоративная социальная ответственность: эволюция концепции. — СПб.

Организация первичного учёта на предприятии и пути его...

Библиографическое описание: Полозов М. Н. Организация первичного учёта на предприятии и

Должностные лица, подписавшие первичных документы, несут ответственность за

Для этого необходимо создать единую систему документации, при которой все формы первичной...

Из истории развития отечественного делопроизводства

Делопроизводство характеризуется в настоящее время, как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», то есть процедуры работы с документами...

Кодекс корпоративного поведения как элемент системы...

Всю ответственность за определение подходов и принципов к организации системы внутреннего контроля и управления рисками несет совет директоров компании [3]. Он на ежегодной основе осуществляет оценку эффективности работы системы внутреннего...

Организация корпоративного управления в современных условиях

С другой стороны, эффективность корпоративного управления ограничивается внутренними причинами, а это приводит к тому, что различные международные организации критикуют организацию корпоративного управления в России [2].

Документы в истории российского делопроизводства

Особенности организации корпоративного делопроизводства. Анализ современных средств автоматизации офисного делопроизводства. Документы бухгалтерского учета как объекты судебно-бухгалтерской экспертизы.

Теоретические основы эффективного функционирования системы...

Такие функции, будут в себя включать: разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации...

Совершенствование организации внутреннего контроля...

1) эффективность и целесообразность операций; 2) надёжность и достоверность бухгалтерско-финансовой отчётной документации

1) идентификация риска, определённая во внутренней документации организации системы оценки (система должна вписываться, по возможности...

Учетно-финансовое документирование как важный элемент...

Конфиденциальное делопроизводство, включая электронный документооборот, следует

Любая коммерческая организации в условиях рынка стремится к максимальному

Соблюдение требований нормативных документов помогут организации, руководителю и...

Корпоративный этический кодекс | Статья в сборнике...

2. Миссия организации и корпоративные мифы

- стремление быть лучшим в выполнении поставленных задач, повышении качества работы

2. Благов Ю. Е. Корпоративная социальная ответственность: эволюция концепции. — СПб.

Организация первичного учёта на предприятии и пути его...

Библиографическое описание: Полозов М. Н. Организация первичного учёта на предприятии и

Должностные лица, подписавшие первичных документы, несут ответственность за

Для этого необходимо создать единую систему документации, при которой все формы первичной...

Из истории развития отечественного делопроизводства

Делопроизводство характеризуется в настоящее время, как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», то есть процедуры работы с документами...

Задать вопрос