Автор: Котова Ирина Сергеевна

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №19 (123) октябрь-1 2016 г.

Дата публикации: 22.09.2016

Статья просмотрена: 69 раз

Библиографическое описание:

Котова И. С. Понятие и ведение личного дела // Молодой ученый. — 2016. — №19. — С. 463-464.



Понятие исостав личного дела

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т. п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами. Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии — документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

‒ порядковый номер дела;

‒ фамилия, имя, отчество работника;

‒ дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве. Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 № 79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Процедура ведения личного дела

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:

‒ обязательно ли вести личные дела?

‒ на какие категории работников их заводить?

‒ какие документы помещать в личное дело?

‒ в какой последовательности располагать документы в личном деле?

‒ как передавать личное дело на архивное хранение?

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Литература:

  1. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить: Ю. М. Михайлов — М., Берлин: Директ-Медиа, 2014–160 с.

2. Электронное офисное делопроизводство: учебник: В. В.Персианов , Е. З.Киреева , М. Н. Казакова - М., Берлин: Директ-Медиа, 2016– 326 с.

3. Личное дело работника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.bizneshaus.ru/L_delo.html.

4. Как оформить личное дело работника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.buhgalteria.ru/article/n110720.

  1. Образец грамотного оформления личного дела сотрудника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://hardcorecase.ru/biz/personal/lichnoe-delo-sotrudnika.html.

6. Правила формирования и оформления личного дела сотрудника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.hr-portal.ru/article/pravila-formirovaniya-i-oformleniya-lichnogo-dela-sotrudnika

Основные термины (генерируются автоматически): личного дела, личные дела, личное дело, личных дел, Личные дела, личного дела сотрудника, оформления личного дела, личного дела работника, заполнению личного дела, состав личного дела, личного дела нового, личного дела госслужащего, завершение личного дела, ведения личного дела, ведении личных дел, ведение личных дел, Личные дела сотрудников, Личное дело, трудовой деятельности, личное дело работника.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle
Задать вопрос