Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению | Статья в журнале «Молодой ученый»

Автор:

Рубрика: Государство и право

Опубликовано в Молодой учёный №16 (150) апрель 2017 г.

Дата публикации: 25.04.2017

Статья просмотрена: 1838 раз

Библиографическое описание:

Фабрициус В. С. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению // Молодой ученый. — 2017. — №16. — С. 366-370. — URL https://moluch.ru/archive/150/42661/ (дата обращения: 14.11.2018).



В процессе деятельности любая организация, независимо от формы собственности и вида деятельности, «обрастает «огромным количеством документов, содержащих различную по ценности информацию. Большинство этой информации утрачивает свою ценность через некоторое время. С каждым годом количество таких, утративших свою значимость, документов только увеличивается, под их хранение требуется выделение больших по площади и специально-оборудованных помещений. В связи с этим возникает необходимость выделить и уничтожить документы с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы уничтожить документы с истекшими сроками хранения необходимо выполнить следующие виды работ

  1. Выделить дела, документы, которые подлежит уничтожению.
  2. Утвердить акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
  3. Передать дела, документы на уничтожение.

Этап 1. Выделение дел идокументов, подлежащих уничтожению

Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Важно! Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

–действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

–типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Работники службы делопроизводства, ответственные специалисты за делопроизводство в структурных подразделениях организации совместно с экспертной комиссией проводят отбор документов на хранение или уничтожение.

Работы по выделению документов к уничтожению могут также проходить в архиве организации и проводиться работниками архива при проведении экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный архив) — для источников комплектования государственных/муниципальных архивов, или в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда (для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов)/

Важно! Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертных комиссии (ЦЭК).

Основным нормативным документом для определения сроков хранения документации является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Объектами процесса уничтожения дел, документов являются:

– дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации;

– дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документы в архиве организации.

Важно! При выделении дел к уничтожению в делопроизводстве необходимо просмотреть номенклатуры дел более ранних лет для выделения к уничтожению дел за соответствующие годы, хранящихся в делопроизводстве.

Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения, который должен выполнить следующие действия:

  1. произвести отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
  2. осуществить выделение (на основе просмотра номенклатуры дел года, за который сдаются дела) дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, учитывая отметки в номенклатуре дел организации (например, «до минования надобности «(«ДМН «), «при условии проведения (завершения) ревизии «и др.);
  3. изъять по результатам полистного просмотра дел, передаваемых в архив организации (дела с постоянным и долговременным сроком хранения), копии документов, а также документы, срок хранения которых истек.

Важно! Дела с отметкой «ЭПК «подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка «ЭПК «означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно «. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК «включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК «в акте не указывается.

Этап 2. Порядок составления акта овыделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

На дела, срок которых истек, составляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее — акт). Форма акта утверждена приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях «.

Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в делопроизводстве включает:

  1. подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  2. подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации;
  3. согласование и утверждение акта.

Важно! Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт и располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

При составлении акта указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.

Табличная форма акта содержит описание выделенных к уничтожению дел.

Графа 1 «№ п/п «– Порядковый номер в графе 1 ставится арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с «1 «.

Графа 2 — «Заголовок дела (групповой заголовок документов) «. В отличие от описей, где каждое дело вносится под самостоятельным номером, заголовки однородных дел в акте допускается вносить под общим заголовком. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Графа 3 «Годы «. Указываются годы самого раннего и позднего дела.

Графа 4 «№ описи «и графа 5 «№ ед. хр. по описи «акта не заполняются.

Графа 6 «Количество единиц хранения «. Указывается общее (суммарное) количество дел группы (графа 6 акта).

Графа 7 «Сроки хранения и номера статей по перечню «. Указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню, который использовался при выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Графа 8 «Примечание «. Указывается дополнительная информация о делах, подлежащих уничтожению, а именно индекс (индексы) дел по номенклатуре дел (Приложение 1).

После заполнения табличной формы в акте оформляется итоговая запись: цифрами и прописью указывается общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период, например: 15 (пятнадцать) ед. хр. за 2007–2012 годы.

В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, подписывается сотрудником, который производил экспертизу ценности документов (как правило — сотрудник отдела делопроизводства), затем представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Важно! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то дела, включенные в акт, могут быть уничтожены, только после утверждения и согласования ЭПК соответствующего архива описей дел постоянного хранения и по личному составу. После утверждения описей дел постоянного срока хранения ЭПК архивного учреждения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, вносится запись о том, что годовые разделы описей дел постоянного хранения за эти же годы утверждены, с указанием даты и номера протокола ЭПК.

После утверждения ЭПК архивного учреждения годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и согласования годовых разделов описей дел по личному составу акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации после составления и утверждения годовых разделов описей дел по личному составу.

Предусмотренная в акте строка о внесении изменений в учетные документы указывается при уничтожении дел в архиве организации (в делопроизводстве отметки об уничтожении дел могут проставляться в итоговой записи номенклатуры дел организации).

При заполнении строки о внесении изменений в учетные документы акт подписывает работник архива, внесший изменения в учетные документы с указанием его должности.

Этап 3. Передача дел, документов на уничтожение

Физическое уничтожение документов может осуществляться только после утверждения руководителем организации годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме.

Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта, где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.

В случае выбора организацией иного варианта уничтожения дел запись о способе уничтожения в акте должна быть обязательно.

В результате процедуры уничтожения на руках должно остаться несколько документов:

– акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

– накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону «для уничтожения;

– акт об уничтожении документов оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т. е. это может быть как организация, передающая дела на утилизацию, так и сторонняя организация).

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации.

Приложение 1

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ЧПОУ ТОСПО «ТюмКЭУП»

п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Номер описи

Номер ед. хр. по описи

Кол-во ед. хр.

Сроки хранения иномера статей по перечню

Примечание

02. Секретариат

1

Приказы учреждения по основной деятельности (копии)

2006–2009

6

ДМН,

ст. 19 а (прим.)

Подлинники в отделе кадров

2

Переписка с другими организациями по вопросу оказания образовательных услуг

2006–2010

7

5 лет

ст. 35 а

3

Положения об учреждении (копии)

2006–2010

1

ДМН

ст. 50 (прим.)

Подлинники в отделе кадров

03. Отдел кадров

4

Графики отпусков

2006–2008

4

1 год, ст. 356

5

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, заявления, рекомендательные письма)

2006–2009

8

3 года

ст. 663

6

Документы управления о командировании работников (служебные задания, отчеты, переписка)

2007–2010

3

5 лет

ст. 669

7

Документы работников учреждения, не вошедшие в состав личных дел (справки, служебные, докладные записки, заявления)

2008–2010

10

5 лет

ст. 665

Итого 39 (тридцать девять) ед.хр. за 2006–2010 годы.

Описи дел постоянного хранения за 2006–2010 годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Управления по делам архивов Тюменской области (протокол № 3 от 10.12.2009, № 1 от 13.02.2010, протокол № 2 от 15.04.2011)

Документы в количестве 39 ед.хр., весом 6 кг, сданы в ОАО «Вторсырье «на уничтожение, способом — сжигание, по приемо-сдаточной накладной от 28.03.2017 № 4.

Литература:

  1. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2007. — № 20.
  2. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2011. — № 38.
  3. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru. — 2015 (Дата обращения 26.03.2017).
  4. Кожанова, Е. Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения / Е. Кожанова. — (Делопроизводство) // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2014. — № 5. — С. 20–28.
  5. Рудина, Н. Уничтожение документов: пошаговая инструкция / Наталья Рудина. — (Архивное дело): Шаг 1. Вы начинаете подготовку документов временного хранения: Шаг 2. Оформляем акт: Шаг 3. Рассмотрение акта на уничтожение документов на заседании экспертной комиссии: Шаг 4. Утверждение акта руководителем организации: Шаг 5. Фактическое уничтожение документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2014. — № 5. — С. 40–52.
  6. Сыродоева, Т. И. Совершенствуем работу по утилизации документов в организации / Т. И. Сыродоева. — (Формула успеха) // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2014. — № 8. — С. 46–60.
Основные термины (генерируются автоматически): уничтожение документов, документ, срок хранения, акт, дело, хранение, уничтожение, подлежащее, годовой раздел описей дел, личной состав.


Похожие статьи

Особенности организации хранения технической документации...

В случае подготовки документов проектным институтом факт передачи документов отражается в накладной или в акте приема-передачи.

Несмотря на то, что сроки хранения технических документов, как и управленческих, определены государственным Перечнем [5], они...

Этапы создания архива в организации | Статья в журнале...

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела.

Основы служебного делопроизводства | Статья в журнале...

Библиографическое описание

хранение, систематизацию, подготовку документов длительного времени хранения для передачи в архив, уничтожение документов с закончившимися сроками хранения.

Экспертиза ценности документов: становление и развитие

документ, срок хранения, хранение документов, УДЫ, уникальный документ, архивная сфера, РФ, краткая опись дел, Государственный реестр, экспертная комиссия.

Из истории развития отечественного делопроизводства

Данный документ определял организацию текущего хранения дел, порядок архивного хранения документов и их уничтожения. Конституция СССР 1936 г. закрепила иерархию управленческой документации, в том числе определила...

Правовое регулирование хранения и архивирования кадровой...

Ключевые слова: кадровое делопроизводство, высшее учебное заведение, хранение документов, архивирование документов.

использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение...

Фабрициус Валентина Сергеевна — Информация об авторе

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. №16 (150) апрель 2017 г. Авторы: Фабрициус Валентина Сергеевна. Рубрика: Государство и право. Страницы: 366-370. Библиографическое описание: Фабрициус В. С...

Законодательные акты Российской Федерации, касающиеся...

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). Кудрявцев Н. В., Лысова Т.В Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие.

Обсуждение

Социальные комментарии Cackle

Похожие статьи

Особенности организации хранения технической документации...

В случае подготовки документов проектным институтом факт передачи документов отражается в накладной или в акте приема-передачи.

Несмотря на то, что сроки хранения технических документов, как и управленческих, определены государственным Перечнем [5], они...

Этапы создания архива в организации | Статья в журнале...

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела.

Основы служебного делопроизводства | Статья в журнале...

Библиографическое описание

хранение, систематизацию, подготовку документов длительного времени хранения для передачи в архив, уничтожение документов с закончившимися сроками хранения.

Экспертиза ценности документов: становление и развитие

документ, срок хранения, хранение документов, УДЫ, уникальный документ, архивная сфера, РФ, краткая опись дел, Государственный реестр, экспертная комиссия.

Из истории развития отечественного делопроизводства

Данный документ определял организацию текущего хранения дел, порядок архивного хранения документов и их уничтожения. Конституция СССР 1936 г. закрепила иерархию управленческой документации, в том числе определила...

Правовое регулирование хранения и архивирования кадровой...

Ключевые слова: кадровое делопроизводство, высшее учебное заведение, хранение документов, архивирование документов.

использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение...

Фабрициус Валентина Сергеевна — Информация об авторе

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. №16 (150) апрель 2017 г. Авторы: Фабрициус Валентина Сергеевна. Рубрика: Государство и право. Страницы: 366-370. Библиографическое описание: Фабрициус В. С...

Законодательные акты Российской Федерации, касающиеся...

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). Кудрявцев Н. В., Лысова Т.В Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие.

Задать вопрос