Организация хранения документов в условиях трансформации систем документации в цифровом государственном управлении (на примере Генерального консульства Российской Федерации в Бонне)



В настоящей статье анализируются особенности организации хранения документов в условиях трансформации систем документации в государственном управлении (на примере Генерального консульства Российской Федерации в Бонне). Особое внимание уделено особенностям хранения электронных документов, в том числе и документов, образующихся в связи с деятельностью избирательного участка, работающего в Генеральном консульстве Российской Федерации в Бонне в период проведения федеральных выборов в России.

Ключевые слова: архивные документы, выборы, документооборот, Генеральное консульство, номенклатура.

Хранение документов, образующихся в работе государственных организаций, в настоящее время производится с всё большим применением цифровых технологий, что является объективным признаком трансформации систем документации в государственном управлении.

Для государственных организаций входящих в систему Министерства иностранных дел хранение и использование документов в информационную эпоху имеет существенную специфику. Попытка раскрыть эту специфику и будет предпринята в настоящей статье (на примере Генерального консульства Российской Федерации в Бонне).

Все документы, которые были сформированы в рамках осуществляемой деятельности Генерального консульства, образуют ее документальный фонд. Генеральное консульство как государственный орган РФ, является источником комплектования Архива внешней политики Российской Федерации.

Документальный фонд Генерального консульства формируется по сводной номенклатуре дел. Номенклатура дел позволяет систематизировать и учитывать дела, определить сроки их хранения.

Составлением сводной номенклатуры дел Генерального консульства занимается Канцелярия. Сводная номенклатура дел утверждается Генеральным консулом. Не реже одного раза в пять лет номенклатура дел согласовывается МИД РФ.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений, действующих рабочих групп, комиссий и др., в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов [1].

Исполненные документы в электронном виде хранят в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе. При этом в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде.

Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы хранения определяются согласно с существующими нормативными и методическими документами Росархива и техническими возможностями.

За сохранность документов и дел ответственность несут руководители структурных подразделений Генерального консульства.

Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

В архив организации дела передаются не ранее, чем через один год после исполнения документа и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача осуществляется согласно с определенным графиком. В частности с графиком передачи дел.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометкой «До минования надобности» хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту в установленном порядке. Данная отметка значит следующее. Так, представленная документация обладает достаточно ограниченным значением в практическом плане.

При составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив проводится экспертиза ценности документов.

С целью организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создана экспертная комиссия Генерального консульства, которая является постоянно действующим органом, осуществляющим рассмотрение и решение практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в том же порядке, что и для документов на бумажном носителе [1].

Описи дел постоянного хранения утверждаются канцелярией, после чего их утверждает Генеральный консул.

В справочно-практических целях на долговременное хранение были отобраны документы, подтверждающие трудовую деятельность, стаж и заработную плату работников аппарата: распоряжения по личному составу Генерального консула, лицевые счета по заработной плате работников, личные карточки уволенных работников. В связи с тем, что документы были созданы в делопроизводстве после 2003 года — срок хранения был установлен 50 лет.

Описи дел по личному составу согласовываются канцелярией, после чего их утверждает Генеральный консул. Описание документов проводится в полном соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» [6]. К фонду составляются дополнения к исторической справке, к описям — научно-справочный аппарат — предисловия и титульные листы.

Помимо всего вышесказанного, происходит составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими строками хранения, в которые включаются документы временного хранения: документы, присланные для сведения, переписка с гражданами и организациями (в том числе и иностранными), первичные учетные документы и приложения к ним, регистры бухгалтерского (бюджетного) учета, заявления, служебные записки и внутренняя переписка работников аппарата и др.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии, уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещено.

На основе Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» [5], личные дела всех уволенных государственных гражданских служащих целесообразно обязательно выделить в отдельную опись. Это делается по истечении 10 лет после увольнения.

Исходя из специфики работы Генерального консульства, были выделены документы постоянного хранения по текущей деятельности:

— опись № 1 дел постоянного хранения включает в себя дела по номинальному признаку (дела состоят и документов одной разновидности, так называемые наряды, независимо от их содержания, например, ноты, записи бесед, обзоры прессы);

— опись № 2 дел постоянного хранения включает в себя дела по предметно-вопросному признаку (дела состоят из документов разного рода, но относятся к одному или группе вопросов, входящих в один и тот же раздел Единого классификатора документов МИД).

— опись № 3 дел постоянного хранения включает в себя управленческую документацию Генерального консульства.

В документы по личному составу включены в следующие описи:

— опись № 1 лс дел по личному составу;

— опись № 2 лс личных дел, уволенных государственных гражданских служащих.

Ответственность за сохранность документации несет председатель экспертной комиссии до момента передачи документации в архив или по истечении сроков хранения ее уничтожения.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению: проверяется систематизация документов внутри дела, правильность их оформления, нумерация листов, составление внутренней описи документов дела, оформляется лист-заверитель дела, оформляются реквизиты обложки, дело подшивается. Дела постоянного хранения хранятся в архиве организации в течение 10 лет, после чего готовятся к передаче и передаются в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в Архив внешней политики Российской Федерации. Подготовка дел для сдачи в архив включает в себя экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей, сдачу дел в архив организации. За хранение бумажных документов отвечают сотрудники канцелярии.

Определенные сложности возникают с сохранением документов связанных с тем, что в Генеральном консульстве при проведении федеральных выборов в России (выборы Президента, выборы в Государственную думу) организуется избирательные участки на территории зарубежных стран для граждан постоянно проживающих либо временно находящихся на территории Федеративной Республики Германия.

При подготовке документов для выборов и в последующем при их хранении специалисты канцелярии каждый раз при подготовке к проведению выборов различного уровня осуществляется согласование порядка хранения документов, связанных с конкретной выборной кампанией, а также порядок, полностью связанный с уничтожением документов, срок хранения у которых уже давно прошел. Кроме того, специалисты канцелярии по окончанию выборов готовят документы к передаче в вышестоящие избирательные комиссии (в соответствии со ст. 81 ФЗ «О выборах Президента Российской Федерации» [3], ст. 95 ФЗ «Федеральный закон «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» [2]) т. е. в Центральную избирательную комиссию (ЦИК РФ).

При этом дела передаются в архивы, как в бумажном, так и в электронном виде — как в Архив внешней политики Российской Федерации, так и в ЦИК РФ. И хотя автоматизация работы с документами призвана облегчить деятельность по управлению документами, на практике это приводит и к определенным трудностям.

Работа с электронным архивом требует специальных знаний и навыков, стремительное развитие информационных технологий и внедрение новых методов работы требует регулярного повышения квалификации, кроме того, необходимо регулярно отслеживать изменения законодательства в части делопроизводства и архивного дела.

В связи с тем, что документов в электронном виде становится все больше, то необходимо стремиться к внедрению полного электронного документооборота в организации. Что касается архивного хранения, то нужно рассмотреть вопрос о переводе бумажных документов в цифровой вид. Как следствие, считаем, что руководству Генерального консульства в Бонне требуется уделять больше времени на обучение и консультирование ответственных за делопроизводство в конкретных структурных подразделениях. Это приведет к экономии рабочего времени, так как уменьшится количество возвращенных на доработку дел из-за неверного оформления документов и дел и сократиться количество затраченного времени на их подготовку.

Невыполнение возложенных на архив задач, неправильное обращение с архивными документами влечет административную ответственность организации и сотрудника, отвечающего за архивное хранение (статья 27 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [4]), на ответственного сотрудника может быть наложена ответственность вплоть до уголовной (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (часть 1 статьи 325 УК РФ [7]).

В завершении статьи отметим, что документы Генерального консульства Российской Федерации в Бонне являются неотъемлемым компонентом Архивного фонда России. Учитывая высокую социальную, политическую и экономическую значимость документального фонда государственного органа — Генерального консульства РФ в Бонне, большое количество единиц хранения, степень ответственности за сохранность документального фонда, предлагаем провести реструктуризацию структуры Генерального консульства и вывести архив в отдельное структурное подразделение с введением дополнительной штатной единицы заведующего архивом.

Литература:

1. Инструкция по делопроизводству в Генеральном консульстве РФ в Бонне // Текущий архив Генерального консульства РФ в Бонне

2. О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации. Федеральный закон от 22.02.2014 N 20-ФЗ (ред. от 29.05.2023). — Текст: непосредственный // / Собрание законодательства РФ. — 24 февраля 2014 г. — № 8. — С. 740.

3. О выборах Президента Российской Федерации. Федеральный закон от 10.01.2003 N 19-ФЗ (ред. от 14.11.2023). — Текст: непосредственный // Собрание законодательства РФ. — 13 января 2003 г. — № 2. — Ст. 171.

4. Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 25.12.2023). — Текст: непосредственный // Собрание законодательства РФ. — 25 октября 2004 г. — № 43. — Ст. 4169.

5. Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (с изменениями и дополнениями). Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 (ред. от 29.04.2023). — Текст: непосредственный // Собрание законодательства РФ. — 6 июня 2005 г. — № 23. — Ст. 2242.

6. Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24. — Текст: электронный // URL: Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru) (дата обращения: 03.06.2024).

7. Уголовный кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 06.04.2024). — Текст: непосредственный // Собрание законодательства РФ. — 17.06.1996. — № 25. — Ст. 2954.